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Definição
💡 E-mail sinalizado: uma mensagem que você marcou para se destacar do resto da sua caixa de entrada, para que possa encontrá-la novamente sem precisar procurar. Pense nisso como um post-it em um e-mail específico, visível apenas para você. Ninguém mais vê a sinalização. Ela não move o e-mail, não notifica o remetente, não faz nada além de tornar aquela mensagem mais fácil de localizar depois.
O que sinalizar um e-mail realmente faz
Um e-mail sinalizado e um e-mail marcado como spam parecem semelhantes. Eles são opostos.
Marcar um e-mail como spam é um filtro que julga a mensagem como indesejada ou perigosa e a tira do seu caminho. Sinalizar um e-mail da maneira que estamos falando aqui é você decidir que uma mensagem é importante e marcá-la para que não se perca entre outras quarenta. Uma é a decisão de um filtro de spam. A outra é a sua.
Uma sinalização também não é o mesmo que responder, arquivar ou excluir. Ela fica discretamente por cima de qualquer outra coisa que aconteça com a mensagem. E você pode sinalizar algo, ler, responder e ainda deixar a sinalização caso queira encontrá-la facilmente na próxima semana.
Estrelas, sinalizações e fixações: mesma ideia, nomes diferentes
Existem algumas variações disso, dependendo de onde você lê seus e-mails.
O Gmail chama de estrela. Clique no ícone de estrela ao lado de uma mensagem, ou pressione S com a mensagem selecionada, e ela será marcada. As mensagens com estrela ganham sua própria visualização filtrada, para que você não precise examinar toda a sua caixa de entrada para encontrá-las novamente.
O Outlook chama de sinalização. No Outlook.com, passe o mouse sobre uma mensagem para revelar o ícone de sinalização. No Outlook para desktop, clique com o botão direito em uma mensagem e escolha Acompanhamento para sinalizá-la, e você pode até anexar um lembrete com uma data e hora específicas para que ela reapareça por conta própria.
O Spark chama de fixação. Funcionalmente, é a mesma ideia com um nome diferente, seja você vindo das estrelas do Gmail ou das sinalizações do Outlook.
Diferente das estrelas do Gmail ou das sinalizações do Outlook, porém, as fixações do Spark são sincronizadas entre os clientes: fixe algo no seu celular e estará fixado também quando você abrir o Spark no computador. Uma pasta Fixados dedicada na barra lateral reúne tudo o que você fixou de todas as pastas, exceto a Lixeira, para que você não precise vasculhar caixas de correio individuais para encontrar o que marcou.
Como sinalizar um e-mail
No Gmail:
- Passe o mouse sobre a mensagem na sua caixa de entrada.
- Clique no ícone de estrela à esquerda.
- Encontre as mensagens com estrela mais tarde em Com estrela, na barra lateral esquerda.
No Outlook (Outlook.com):
- Passe o mouse sobre a mensagem.
- Selecione o ícone de sinalização que aparece.
- Visualize os itens sinalizados no filtro de mensagens sinalizadas, na parte inferior da lista de mensagens.
No Spark (desktop):
- Passe o mouse sobre o e-mail (ou abra-o) e clique no ícone de fixação.
- Selecione Fixar.
Encontre os e-mails fixados na pasta Fixados, na sua barra lateral, onde eles aparecem por padrão. Você também pode ter os e-mails fixados agrupados diretamente na visualização da sua caixa de entrada em Configurações > Caixa de entrada > Grupos de e-mail, mas essa configuração controla apenas a exibição dentro da própria caixa de entrada e não afeta a pasta Fixados da barra lateral.
Os nomes dos menus mudam ligeiramente entre o Outlook clássico para desktop, o novo Outlook e as versões web, então, se uma etapa não corresponder ao que você vê, o guia da Microsoft sobre sinalizar ou fixar tem a versão atual para a sua configuração.
Fazendo com que as sinalizações signifiquem algo novamente
Sinalize tudo e você terá criado uma segunda caixa de entrada. Tão desorganizada quanto a primeira. Alguns hábitos a mantêm útil.
Sinalize apenas o que precisa de uma segunda olhada, não tudo que é vagamente interessante. Se você está sinalizando dez e-mails por dia, você não está sinalizando. Você está acumulando.
Limpe as sinalizações em uma programação. Uma vez por semana, revise o que está sinalizado e pergunte se ainda precisa estar ali. Se não, remova a sinalização ou realmente lide com isso.
E se você continua sinalizando o mesmo tipo de e-mail na esperança de que "vai dar conta dele", isso geralmente é um sinal de que você precisa de um lembrete com uma data real anexada, não de outra sinalização parada sem uso em uma pilha.