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定義
💡 メールフィルタ とは、送信者、件名、キーワードなどの特定の条件に基づいて、受信メールを自動的に振り分け、ラベル付けし、転送し、または非表示にするルールのことで、自分で設定するものもプロバイダーが設定するものもあります。 一部のメールが受信トレイをまったく経由しない理由や、開く前にフラグが付けられる理由は、この仕組みによるものです。 すべてのメールフィルタは、同じ基本構造で動作します。条件（何を探すか）とアクション（それに対して何をするか）です。 それ以外のもの、つまりスパムフィルタ、自動振り分け、スマート受信トレイなどは、実はすべて同じ考え方を特定の用途に応用したものにすぎません。
フィルタが代わりに判断してくれること
1日に30通以上のメールというと大した数に思えないかもしれませんが、そのうち半分が届いた瞬間に目にする必要のないものだとしたら話は別です。 フィルタは、あなたが受信トレイを開く前に、それを代わりに判断してくれるものです。
たとえば、スパムフィルタは実際にはメールフィルタの一種にすぎず、迷惑メールやフィッシングの試みを捕捉するために特化して調整されたものです。 一般的なフィルタは、それよりもはるかに多くのことができます。 請求書を経理部門に振り分ける。 ニュースレターをメインの表示から除外する。 最も重要な顧客からのメールにフラグを付けて、埋もれないようにする。 スパムフィルタリングは、限定的で自動的なケースです。 広い意味でのフィルタリングはツールであり、それが何をするかを決めるのはあなた自身です。
フィルタは、メールの自動化における最もシンプルな構成要素でもあります。フィルタはトリガーを監視して一つのアクションを実行しますが、自動化は複数のフィルタとトリガーを連鎖させて、より大きなワークフローを構成します。 フィルタは一つの歯車だと考えてください。 自動化は機械全体です。
フィルタが動作する条件
あなたが今後作成するすべてのフィルタは、これらの条件を組み合わせたものになります：
送信者または受信者。 最も一般的なものです。 特定のアドレスからのすべてのメール、または特定の目的で使用しているエイリアス宛のすべてのメールなど。
件名または本文のキーワード。 送信者に関係なく、「請求書」「至急」やプロジェクト名を含むメールを捕捉します。
サイズまたは添付ファイル。 モバイルの受信トレイを圧迫しかねない大きなファイルを捕捉するのに便利です。
日付または経過期間。 あまり一般的ではありませんが、一部のプロバイダーではメッセージの経過期間に基づいたルールを作成できます。
条件が一致したら、アクションを選びます。ラベルを付ける、アーカイブする、転送する、削除する、スターを付ける、または受信トレイをまったく経由させない、などです。 Gmailの公式フィルタドキュメントを含む一部のプロバイダーでは、一つのフィルタに複数のアクションを組み合わせられるため、単一のルールでラベル付け、アーカイブ、転送を一度に行うことができます。
知っておく価値のあるポイントが一つあります。プロバイダーレベル（Gmail、Outlook）で設定されたフィルタはサーバー側で動作します。 どのアプリやデバイスからメールを確認しても適用されます。 対照的に、単一のデスクトップクライアント内で作成したルールは、通常そのデバイスでしか実行されません。 スマートフォンでフィルタがノートパソコンと同じように動作しない場合、たいていはこれが原因です。
プロバイダーも、このバージョンを自動的に行うことが増えています。 自動振り分けとラベルは、どちらもあなたが自分でルールを書くことなくバックグラウンドで動作するフィルタのロジックです。
フィルタを作成する場所
正確な操作手順はプロバイダーによって異なりますが、正直なところ、一度フィルタを作成すれば、残りは同じパターンで進みます。条件を選び、アクションを選び、保存する、それだけです。 Gmail、Outlook、Sparkはすべてこれに対応しており、それぞれの操作手順についてはメールの自動化で詳しく説明済みです。単一のフィルタと複数ステップの自動化は、同じ設定メニューで作成されるからです。
簡単に言えば、GmailとOutlookはどちらもウェブ設定からフィルタを作成でき、サーバー側で動作し、どのデバイスでも一緒に付いてきます。 Sparkには独自のフィルタビルダーがありません。 アカウントレベルですでに設定済みのフィルタを尊重し、その上に独自の自動振り分け（スマート受信トレイ）を重ねます。
よくあるフィルタに関する疑問
メールフィルタとスパムフィルタの本当の違いは何ですか？
スパムフィルタは、迷惑メールやフィッシングを捕捉するために作られた、特定の自動フィルタです。 一般的なフィルタはより広範なツールで、何を監視し何をするかはあなたが決めます。
すでに受信したメールにフィルタが適用されなかったのはなぜですか？
ほとんどのフィルタは、デフォルトでは今後のメールにのみ適用されます。 Gmailや同様のプロバイダーでは、通常、すでに受信トレイにある一致するメッセージにルールをさかのぼって適用するためのチェックボックスが用意されています。 見落としやすい点です。
フィルタはスマートフォン、ノートパソコン、ウェブブラウザで同じように動作しますか？
フィルタがプロバイダーレベル（GmailまたはOutlookの設定を通じて）で設定されている場合は、はい、どこでも適用されます。 特定のデスクトップアプリ内で作成されている場合は、通常適用されません。
Sparkは独自のフィルタを作成できますか？
直接はできません。 Sparkはカスタムフィルタを通じてメールを振り分けることはしません。 代わりに、スマート受信トレイが自動的にメールを「連絡先」「通知」「ニュースレター」「招待」「招待への返信」などのグループに分類します。 まだ知らない送信者からのメールを管理するには、Gatekeeperを使って新しい送信者を承認またはブロックできます。