Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Un filtro email è una regola, tua o del tuo provider, che ordina, etichetta, inoltra o nasconde automaticamente la posta in arrivo in base a criteri specifici come mittente, oggetto o parole chiave. È la logica alla base del motivo per cui alcune email saltano completamente la tua casella di posta e altre vengono contrassegnate ancora prima che tu le apra. Ogni filtro email si basa sulla stessa struttura fondamentale: una condizione (cosa cercare) e un'azione (cosa farne). Tutto il resto, filtri antispam, ordinamento automatico, caselle di posta intelligenti, non è altro che un'applicazione specifica di questa stessa idea.
Cosa decide un filtro al posto tuo
Trenta e più email al giorno non sembrano molte finché la metà non è roba che non hai bisogno di vedere nell'istante in cui arriva. Un filtro è ciò che lo decide al posto tuo prima ancora che tu apra la casella di posta.
Un filtro antispam, ad esempio, non è che una variante del filtro email, ottimizzato specificamente per intercettare posta indesiderata e tentativi di phishing. Un filtro generico può fare molto di più. Instrada le fatture alla contabilità. Tiene le newsletter fuori dalla tua vista principale. Contrassegna qualsiasi email del tuo cliente più importante così non finisce mai sepolta. Il filtro antispam è il caso ristretto e automatico. Il filtraggio in senso ampio è lo strumento, e sei tu a decidere cosa fa.
I filtri sono anche l'elemento costitutivo più semplice dell'automazione email: un filtro sorveglia un trigger ed esegue un'azione, mentre l'automazione concatena diversi filtri e trigger in un flusso di lavoro più ampio. Pensa a un filtro come a un ingranaggio. L'automazione è l'intera macchina.
I criteri su cui si basano i filtri
Ogni filtro che creerai è una combinazione di queste condizioni:
Mittente o destinatario. Il più comune. Tutto da un indirizzo specifico, o tutto ciò che viene inviato a un alias che usi per uno scopo specifico.
Oggetto o parole chiave nel corpo. Intercetta qualsiasi email contenente "fattura", "urgente" o il nome di un progetto, indipendentemente da chi l'ha inviata.
Dimensione o allegati. Utile per intercettare file di grandi dimensioni che altrimenti intaserebbero una casella di posta mobile.
Data o età. Meno comune, ma alcuni provider ti permettono di creare regole in base a quanto è vecchio un messaggio.
Una volta che una condizione trova una corrispondenza, scegli l'azione: etichettarla, archiviarla, inoltrarla, eliminarla, contrassegnarla con una stella o saltare completamente la casella di posta. Alcuni provider, tra cui la documentazione ufficiale sui filtri di Gmail, ti permettono di combinare diverse azioni in un unico filtro, così una singola regola può etichettare, archiviare e inoltrare tutto in una volta.
Un dettaglio che vale la pena conoscere: i filtri impostati a livello di provider (Gmail, Outlook) sono lato server. Si applicano indipendentemente dall'app o dal dispositivo da cui controlli la posta. Una regola che crei invece all'interno di un singolo client desktop di solito si attiva solo su quel dispositivo. Se un filtro non funziona sul telefono come funziona sul portatile, di solito è per questo motivo.
Sempre più spesso anche i provider fanno una versione automatica di tutto questo. L'ordinamento automatico e le etichette sono entrambi logica di filtraggio che gira in background senza che tu scriva una singola regola.
Dove crearne uno
Il percorso esatto dei clic varia a seconda del provider e, francamente, una volta che hai creato un filtro, il resto segue lo stesso schema: scegli una condizione, scegli un'azione, salvala. Gmail, Outlook e Spark supportano tutti questa funzione, con i passaggi dettagliati per ciascuno già trattati in dettaglio nella sezione automazione email, dato che un singolo filtro e un'automazione a più passaggi si creano nello stesso menu delle impostazioni.
In breve: Gmail e Outlook ti permettono entrambi di creare filtri dalle loro impostazioni web, così vengono eseguiti lato server e ti seguono su tutti i dispositivi. Spark non ha un proprio strumento per creare filtri. Rispetta qualsiasi filtro tu abbia già impostato a livello di account e vi sovrappone il proprio ordinamento automatico (Smart Inbox).
Domande sui filtri che le persone si pongono
Qual è la vera differenza tra un filtro email e un filtro antispam?
Un filtro antispam è un filtro specifico e automatico creato per intercettare posta indesiderata e phishing. Un filtro generico è lo strumento più ampio, e sei tu a decidere cosa sorveglia e cosa fa.
Perché il mio filtro non si è applicato alle email che avevo già ricevuto?
La maggior parte dei filtri, per impostazione predefinita, si applica solo d'ora in poi. Gmail e provider simili di solito ti offrono una casella di controllo per applicare la regola retroattivamente ai messaggi corrispondenti già presenti nella casella di posta. Facile non notarla.
I filtri funzionano allo stesso modo su telefono, portatile e browser web?
Se il filtro è impostato a livello di provider (tramite le impostazioni di Gmail o Outlook), sì, si applica ovunque. Se è creato all'interno di una specifica app desktop, di solito no.
Spark può creare i propri filtri?
Non direttamente. Spark non ordina le email tramite filtri personalizzati. La sua Smart Inbox le categorizza invece automaticamente in gruppi come Persone, Notifiche, Newsletter, Inviti e Risposte agli inviti. Per gestire le email di un mittente che non conosci ancora, puoi usare Gatekeeper per accettare o bloccare i nuovi mittenti.