Informativa sulla privacy

Data: 7 novembre 2025

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Introduzione

Spark Mail Limited (“noi” o “ci”) ti dà il benvenuto. Ti forniamo l'accesso alle versioni desktop e mobile dell'applicazione “Spark Mail” (“App” o “Spark”), soggetto ai termini e condizioni dei nostri Termini di servizio.

Questa Informativa sulla privacy descrive quali dati personali l'App raccoglie, come li elabora e cosa succede quando interagisci con l'App. Sappiamo che tieni alla tua privacy e apprezziamo la fiducia che riponi in noi. Per giustificare la tua fiducia, integriamo i più recenti standard di sicurezza dei dati, miglioriamo la nostra conoscenza in materia di privacy e rispettiamo il Regolamento generale sulla protezione dei dati e altre leggi sulla privacy.

Quando utilizzi la nostra applicazione per Mac, iOS, Android e Windows, i tuoi dati personali vengono trattati in conformità con la presente Informativa sulla privacy. Quando utilizzi il nostro sito Web (“Sito Web”), i tuoi dati personali vengono elaborati in conformità con la Informativa sulla privacy del sito Spark.

Se hai domande o commenti su questa Informativa sulla privacy o sull'App, visita la nostra Pagina di supporto oppure contattaci.

Indice

• Introduzione
• Indice
• Chi siamo
• Informazioni su di te
• Fonti dei dati
• Basi giuridiche del trattamento
• Dati personali in Spark
  • Informazioni su di te
  • Dati tecnici
  • Dati relativi alle versioni Beta
  • Dati di pagamento
  • Comunicazioni email e gestione del calendario
  • Funzionalità AI di Spark
    • Generali
    • Il mio stile di scrittura
    • Note Meeting
  • Dati Team
  • Richieste al supporto clienti
  • Dati di feedback
• Conservazione dei dati
  • Account utente
  • Email e altri dati
  • Team
  • Backup
• Dati ricevuti da terze parti
• Condivisione dei dati con terze parti
• Trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo
• Misure di sicurezza
• Diritti degli interessati
  • Residenti nello SEE e nel Regno Unito
  • Residenti negli Stati Uniti
    • Non vendere le mie informazioni personali
    • Richieste di non tracciamento
  • Residenti in Canada
• Aggiornamenti all'informativa sulla privacy

Chi siamo

Titolare

Siamo il titolare del trattamento dei tuoi dati personali trattati in relazione all'App. Ciò significa che determiniamo le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali quando utilizzi l'App.

Incaricato

Possiamo agire come responsabili del trattamento per entità giuridiche ai sensi delle leggi sulla privacy applicabili, il che significa che possiamo trattare i dati che un cliente ci affida per suo conto. In tal caso, fai riferimento anche al nostro Accordo sul trattamento dei dati (DPA).

Informazioni su di te

Quando accedi all'App, diventi un nostro utente (“Utente”) e raccogliamo e trattiamo alcuni tuoi dati personali. Puoi usare l'App individualmente o collaborare con altri utenti in un team creato in Spark (“Team”).

Ti informiamo che non trattiamo consapevolmente i dati personali degli Utenti di età inferiore a 16 anni. Se sei un tale Utente o il rappresentante legale di uno, ti preghiamo di contattarci.

Fonti dei dati

Raccogliamo i dati direttamente da te o automaticamente quando accedi o utilizzi l'App. Possiamo generare alcuni dati che ti riguardano, ad esempio, un ID utente. Potremmo anche ricevere dati da terze parti, a seconda delle tue impostazioni e delle funzionalità che utilizzi, ma non necessariamente lo facciamo.

Basi giuridiche del trattamento

Per trattare i tuoi dati personali, ci basiamo su una delle seguenti basi giuridiche:

• esecuzione del contratto — per il trattamento dei dati personali necessario alla negoziazione, conclusione ed esecuzione di un contratto (principalmente, i Termini di servizio) con te;
• obbligo legale — per il trattamento dei dati come richiesto dalle leggi applicabili (ad esempio, per adempiere agli obblighi fiscali o alle normative KYC/AML) o se richiesto da un'autorità giudiziaria, autorità di controllo o altro ente pubblico autorizzato;
• interesse legittimo — per il trattamento necessario allo sviluppo del nostro Servizio e alla sicurezza, tenendo conto dei tuoi interessi, diritti e aspettative;
• consenso — per trattamenti aggiuntivi per finalità specifiche.

Dati personali in Spark

Raccogliamo i tuoi dati personali quando accedi o utilizzi l'App. Le informazioni specifiche raccolte dipendono dalle tue interazioni con Spark, dal tipo di abbonamento e dalle funzionalità che utilizzi. Di seguito trovi informazioni più dettagliate su quali dati trattiamo e per quali motivi. Le regole relative alla conservazione dei dati sono descritte in una sezione separata più in basso.

Informazioni su di te

Per utilizzare l'App, devi collegare almeno un account email a Spark. Spark non crea un nuovo indirizzo email per te, ma ti aiuta a gestire le caselle di posta elettronica esistenti. Le credenziali di accesso vengono archiviate come token e non possiamo recuperarle o accedervi.

Creiamo il tuo account Spark con l'indirizzo email utilizzato per il primo accesso. Inoltre, puoi aggiungere altri indirizzi email a Spark.

Potremmo anche richiedere alcune informazioni su di te per personalizzare l'App.

Dati tecnici

Quando utilizzi Spark, raccogliamo o generiamo automaticamente alcuni dati tecnici.

Dati relativi alle versioni beta

Durante i programmi beta trial raccogliamo i dati aggiuntivi elencati qui sotto.

Dati di pagamento

Raccogliamo dati aggiuntivi per garantire una gestione fluida dei pagamenti. Siamo legalmente obbligati a conservare una registrazione dei pagamenti. Queste informazioni sono conservate in conformità con gli obblighi legali e non possono essere eliminate fino alla scadenza del periodo di conservazione previsto.

Comunicazioni email e gestione del calendario

Una volta collegato un account email, le tue comunicazioni email, i contatti email e i dati del calendario collegato appariranno nell'App. Questi dati vengono elaborati principalmente sul tuo dispositivo. I dati possono essere elaborati anche nei sistemi Spark se necessario per il funzionamento di una funzione. Ad esempio, se utilizzi funzionalità come email condivise, bozze condivise, email da inviare in seguito, ecc., elaboreremo i tuoi dati sui nostri server. Consulta la sezione Conservazione dei dati per maggiori dettagli sull'archiviazione dei dati. Consulta la sezione Conservazione dei dati per maggiori dettagli sull'archiviazione dei dati.

Funzionalità Spark AI

Generali

Per le funzionalità IA, Spark utilizza modelli IA che operano localmente sul tuo dispositivo e/o forniti da fornitori IA terzi come Azure OpenAI Service di Microsoft Corporation, OpenAI di OpenAI LLC, Claude di Anthropic e Vertex AI di Google. Per offrire un servizio fluido, potremmo passare manualmente da un fornitore IA all'altro. Tieni presente che le regole di trattamento dei dati e i protocolli di interazione resteranno coerenti anche nel caso in cui cambiamo fornitore IA.

Non utilizziamo i tuoi dati per addestrare alcun modello IA. I fornitori IA possono conservare i tuoi input per un massimo di trenta (30) giorni ai fini del monitoraggio di abusi e usi impropri. Dopo tale periodo, eliminano automaticamente gli input, salvo un periodo di conservazione più lungo richiesto dalla legge.

I dati sotto riportati potrebbero essere trattati all'interno delle funzionalità Spark AI, a seconda della funzione specifica e della tua richiesta. Potremmo anche descrivere alcune funzionalità IA in maggior dettaglio in questa sezione per garantirti maggiore trasparenza e controllo sui dati.

Sebbene i dati sotto riportati possano essere trattati da Spark, ciò non significa che vengano tutti conservati. Conserviamo solo i dati necessari al corretto funzionamento di una funzione. Ad esempio, salviamo le note e i riassunti delle riunioni affinché restino disponibili per te. Consulta la sezione Conservazione dei dati per maggiori dettagli sull'archiviazione dei dati.

Il mio stile di scrittura

Questa funzione si basa sulla profilazione, ovvero il trattamento automatizzato dei dati personali per valutare aspetti specifici di una persona. In questo caso la profilazione non comporta alcuna implicazione legale per te, né ha un impatto significativo su di te.

Quando attivi la funzione, selezioniamo automaticamente i campioni che soddisfano la lunghezza e altri criteri dalle tue e-mail inviate di recente e li passiamo al fornitore AI per ottenere la descrizione del tuo stile di scrittura. Il fornitore AI non avrà accesso alle altre e-mail dell'utente.

La descrizione del vostro stile sarà inviata al fornitore AI insieme a ogni richiesta quando crei nuove e-mail con Spark +AI.

Gli esempi vengono memorizzati nel tuo account come impostazioni della funzione. Puoi rivedere gli esempi nelle «Impostazioni» e sostituirli manualmente con altri esempi, se lo desideri. Inoltre memorizziamo gli esempi e la descrizione del tuo stile di scrittura nel nostro backend.

Note Meeting

Questo strumento offre una trascrizione e un riassunto dell'audio grazie all'intelligenza artificiale, consentendo di generare, modificare, copiare e condividere trascrizioni e riassunti delle riunioni tramite un link.

Dopo aver attivato questa funzione, assicurati di informare i partecipanti alla riunione che stai effettuando una trascrizione della riunione tramite Spark.

La funzione cattura un flusso audio sul dispositivo con l'aiuto del modello AI. Una volta terminata la riunione o la trascrizione, il flusso audio viene automaticamente inviato al fornitore AI di terze parti per ottenere una trascrizione, che viene ulteriormente sintetizzata. Le trascrizioni e i riassunti sono memorizzati nel tuo account Spark.

Spark non memorizza il flusso audio della conversazione, a meno che l'utente non scelga di condividerlo con noi per la risoluzione dei problemi. Il fornitore di IA può conservare il flusso audio per un massimo di trenta (30) giorni nell'ambito dei suoi processi di monitoraggio degli abusi e degli usi impropri.

Dati Team

Puoi creare dei team in Spark per collaborare efficacemente con altri utenti.

Richieste al supporto clienti

Quando invii una richiesta di assistenza, raccogliamo alcune informazioni per aiutarti.

Per migliorare la tua esperienza, potremmo offrire l'opzione di assistenza basata sull'IA da parte di un fornitore affidabile. In tal caso, puoi ricevere risposte rapide e automatiche alle tue domande. Nessun dato sarà utilizzato per l'addestramento. Puoi comunque scegliere di proseguire la chat senza IA, se lo preferisci.

Possiamo raccogliere analisi sulle categorie di richieste per migliorare i nostri servizi e le risposte. Possiamo anche avvalerci di fornitori di IA per definire in modo più efficiente le categorie di richieste. Le richieste vengono pseudonimizzate prima di tale elaborazione. Nessun dato verrà utilizzato per l'addestramento.

Dati di feedback

Se disponiamo del tuo indirizzo email, potremmo contattarti per chiedere il tuo feedback. I tuoi commenti sono preziosi per migliorare l'app e l'esperienza utente.

Quando invii direttamente o tramite piattaforme di terze parti il tuo feedback sull'app, trattiamo i dati personali in esso contenuti, che possono includere i dati elencati di seguito.

Possiamo raccogliere analisi sulle categorie di problematiche citate nei feedback per migliorare i nostri servizi. Possiamo avvalerci di fornitori di IA per definire più efficientemente la categoria del tuo feedback. Il feedback viene pseudonimizzato prima di tale elaborazione. Nessun dato sarà utilizzato per l'addestramento.

Conservazione dei dati

Non memorizziamo tutti i dati che riceviamo da te. Per la maggior parte, i dati vengono elaborati localmente sul tuo dispositivo.

Questi periodi di conservazione sono stati stabiliti in conformità con il principio di minimizzazione dei dati previsto dal GDPR, nonché da altre leggi applicabili sulla protezione dei dati. Abbiamo analizzato con attenzione ogni fase del trattamento dei dati per identificare i periodi di conservazione più brevi necessari a soddisfare le finalità per cui i dati personali sono trattati.

Una volta scaduto il periodo di conservazione, i tuoi dati saranno eliminati. Potrebbero anche essere anonimizzati per fini statistici e analitici, in modo che non possiamo più identificarti né associarti a dati specifici.

Account utente

Il tuo account viene mantenuto e conservato fino a quando non lo elimini.

Inoltre, dopo trentasei (36) mesi di inattività su un piano gratuito, potremmo eliminare noi stessi il tuo account e i relativi dati. Prima di tale eliminazione, invieremo due (2) e-mail di promemoria informandoti che il tuo account potrebbe essere sospeso a meno che tu non acceda. Ti sarà assegnato un periodo di rinnovo per effettuare l'accesso. Se non effettui l'accesso entro quel termine, l'account sarà eliminato. Se accedi, il successivo periodo di inattività sarà calcolato a partire dall'ultimo accesso.

Email e altri dati

Qui di seguito elenchiamo i termini di conservazione dei tuoi dati trattati tramite i sistemi di Spark.

Se la categoria dei dati non è elencata, i dati vengono archiviati localmente sul tuo dispositivo. Possiamo trattare tali dati con l'aiuto dei sistemi Spark solo in transito, ma non li memorizziamo.

Inoltre, se trattiamo i dati sulla base del consenso o del legittimo interesse, puoi sempre revocare il tuo consenso o opporti al trattamento pertinente contattandoci. Puoi anche opporti alle comunicazioni via email tramite il pulsante Annulla iscrizione nell'email pertinente.

Team

Solo il proprietario del Team può eliminarlo. Con l'eliminazione del Team, anche tutti i dati del team, inclusi commenti, bozze condivise, ecc., verranno eliminati.

Backup

Eseguiamo regolarmente il backup dei nostri database per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati. I backup vengono eseguiti almeno una volta al giorno e di norma conservati per una (1) settimana. 

Utilizziamo il servizio Google Cloud SQL per scopi di backup. Per maggiori informazioni, consulta la documentazione ufficiale di Google.

Dati ricevuti da terze parti

Potremmo ricevere alcuni dati personali da terze parti. La quantità di dati raccolti, le finalità e le basi giuridiche per il trattamento sono determinate dai rispettivi documenti sulla privacy di queste parti.

Inoltre, Spark si integra con servizi di terze parti popolari: Notion, Asana, ecc. Potremmo ricevere alcuni dati tramite tali integrazioni.

Condivisione dei dati con terze parti

Potremmo condividere i tuoi dati personali con terze parti senza arrecarti alcun danno e nel rigoroso rispetto delle leggi applicabili. Inoltre, abbiamo implementato misure organizzative e tecniche per garantire la sicurezza dei tuoi dati personali durante il trasferimento a terzi.

Per condividere i tuoi dati, ci basiamo su basi giuridiche come il consenso, il rispetto della legge e l'esecuzione di un contratto, a seconda delle circostanze specifiche.

Trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

I dati personali che raccogliamo sono archiviati su server negli Stati Uniti, che aderiscono al Data Privacy Framework, e su server nello Spazio Economico Europeo (SEE), soggetti al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.

Potremmo condividere dati personali con destinatari negli USA e in altri paesi, anche al di fuori del SEE, assicurandoci che i tuoi dati siano protetti e trattati in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.

Per condividere i dati al di fuori dello SEE, ci affidiamo alla decisione di adeguatezza della Commissione Europea o alla partecipazione al Data Privacy Framework del destinatario. Se il destinatario non partecipa al Data Privacy Framework e il suo paese non è considerato in grado di garantire un livello adeguato di protezione dei dati personali, adottiamo Clausole Contrattuali Standard basate su valutazioni normative per la protezione dei dati durante il trasferimento e l'archiviazione.

Puoi leggere le misure più dettagliate per proteggere i tuoi dati personali nella sezione Misure di sicurezza.

Misure di sicurezza

Per proteggere i tuoi dati personali, utilizziamo HTTPS e crittografia, stabiliamo accessi segmentati per gruppi e singoli (se necessario), impieghiamo un sistema di allarme, implementiamo una VPN aziendale e seguiamo politiche interne formalmente approvate, comprese quelle per la gestione delle password e l'accesso fisico. Eseguiamo regolarmente valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati per garantire l'implementazione di misure tecniche e organizzative adeguate.

Inoltre, monitoriamo costantemente lo stato dell'arte delle nostre tecnologie e manteniamo diligentemente copie di backup. Tutti i nostri collaboratori sono anche vincolati da obblighi contrattuali conformi al GDPR e ad altri requisiti legislativi in materia di privacy.

Diritti degli interessati

In qualità di interessato, hai il diritto di accedere, gestire e controllare i tuoi dati direttamente o inviando una richiesta a noi. Questa sezione illustra tali diritti e spiega come puoi esercitarli in base al tuo luogo di residenza.

Residenti nello Spazio Economico Europeo e nel Regno Unito

Residenti negli Stati Uniti

I tuoi diritti possono variare a seconda dello stato di residenza, come indicato di seguito.

Per esercitare i tuoi diritti, contattaci.

Risponderemo alla tua richiesta entro trenta (30) o sessanta (60) giorni, a seconda dello stato e dei requisiti legislativi. Se la tua richiesta non viene soddisfatta, puoi presentare un reclamo alla Commissione Federale per il Commercio.

Nota: alcuni stati non dispongono di leggi sulla privacy. I diritti dei residenti di tali stati sono regolati dalla legislazione federale degli Stati Uniti. legge federale. Se il tuo stato non è presente nell'elenco, contattaci.

Non vendere le mie informazioni personali

Ai sensi del California Consumer Privacy Act (CCPA), i residenti in California hanno il diritto di rinunciare alla “vendita” delle loro informazioni personali da parte di entità soggette al CCPA.

Non vendiamo le tue informazioni personali a nessuno e non utilizziamo i tuoi dati come modello di business. Garantire la tua privacy è la nostra massima priorità.

Rispettiamo il CCPA fornendo ai residenti in California l'opzione per rinunciare a qualsiasi possibile vendita futura delle proprie informazioni personali. Se desideri registrare la tua preferenza che i tuoi dati non vengano venduti in futuro, contattaci all'indirizzo dpo@sparkmailapp.com.

Richieste di non tracciamento

I residenti in California che usano la nostra app hanno la possibilità di richiederci di non raccogliere e non tracciare automaticamente informazioni relative alle loro attività di navigazione online su Internet.

Tali richieste possono essere solitamente effettuate tramite le impostazioni del browser web che gestiscono segnali o altri meccanismi, consentendo ai consumatori di esprimere le proprie preferenze sulla raccolta dei dati personali riguardanti le loro attività online nel tempo e su siti web o servizi online di terze parti.

Al momento non siamo in grado di eseguire queste richieste. Tuttavia, potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy man mano che evolvono le nostre capacità.

Residenti in Canada

Per esercitare i tuoi diritti, contattaci. Risponderemo alla tua richiesta entro 30 giorni. Se la tua richiesta non viene soddisfatta, puoi presentare un reclamo all'Ufficio del Commissario per la privacy del Canada.

Aggiornamenti dell'informativa sulla privacy

L'Informativa sulla privacy e i rapporti da essa regolati sono disciplinati dal Regolamento generale sulla protezione dei dati. Ti ricordiamo che leggi e requisiti relativi al trattamento dei dati personali possono subire modifiche. In caso di modifiche, pubblicheremo una versione aggiornata dell'Informativa sulla privacy per riflettere tali modifiche.

Se apportiamo modifiche sostanziali all'Informativa sulla privacy o all'App che influiscono sui tuoi diritti in materia di privacy dei dati, ti informeremo tramite email o mostreremo informazioni sul sito web o nell'App e ti chiederemo di leggerle. Se continui a utilizzare l'App dopo l'entrata in vigore di tali modifiche, sarai considerato consenziente e accetterai l'Informativa sulla privacy modificata.