Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Speicherlimit: Die maximale Datenmenge, die Ihr E-Mail-Konto speichern darf, gemessen in Gigabyte. Erreichen Sie es, empfangen Sie keine neuen Nachrichten mehr, bis Sie Platz schaffen
Die meisten Menschen ignorieren ihr E-Mail-Speicherlimit, bis es sie einholt. Sie versuchen, etwas zu senden, und erhalten eine kryptische Fehlermeldung. Oder schlimmer: Sie empfangen überhaupt keine E-Mails mehr und merken es erst, wenn ein Kollege fragt, warum Sie seit drei Tagen nichts von sich hören lassen. Ihr Postfach war voll. Die Nachrichten wurden abgewiesen. Sie haben nichts bekommen.
Jeder große E-Mail-Anbieter begrenzt, wie viele Daten Ihr Konto speichern kann. Anhänge, gesendete E-Mails, alte Konversationen, nie gelöschter Spam — alles zählt mit.
Warum Ihr Speicherlimit wichtiger ist, als Sie denken
Die Konsequenzen sind alles andere als subtil. Wenn Sie Ihr Speicherkontingent überschreiten, können Sie keine E-Mails mehr senden oder empfangen, und an Sie gesendete Nachrichten werden an den Absender zurückgeschickt. Sie werden nicht in eine Warteschlange gestellt und später zugestellt. Sie sind einfach nicht in Ihrer Inbox.
Und das Problem ist: Sie merken es womöglich erst, wenn der Schaden bereits angerichtet ist. Das ist der Teil, mit dem niemand rechnet.
Der Email Statistics Report von cloudHQ hat ergeben, dass der Speicherbedarf für Postfächer bis 2030 um über 64 % steigen wird, da sich Medienanhänge und automatisierte Nachrichten ansammeln. Ihr Limit wird von allein nicht leichter zu verwalten.
Was Ihr Kontingent auffrisst
Anhänge sind der größte Übeltäter. Eine einzige E-Mail mit einem 20-MB-PDF belegt 20 MB Ihres Kontingents — und diese Datei existiert oft an mehreren Stellen: in der empfangenen E-Mail, in Ihrer Antwort, falls Sie sie weitergeleitet haben, und in der gesendeten Kopie. Drei Kopien einer einzigen Datei. Rechnen Sie das über Jahre voller „anbei finden Sie“-E-Mails zusammen. Brutal.
Gesendete Elemente sind die heimtückischen. Jede E-Mail, die Sie je gesendet haben, liegt in Ihrem Ordner „Gesendet“ und zählt zu Ihrem Gesamtvolumen. Die meisten Menschen rühren ihn nie an.
Spam und Papierkorb zählen ebenfalls mit, bis Sie sie endgültig löschen. Gmail und Outlook leeren diese Ordner nach 30 Tagen automatisch, aber sie manuell zu leeren schafft sofort Platz.
Alte E-Mails, die Sie nie gelöscht haben. Dieser Newsletter aus dem Jahr 2019 ist immer noch da. Genau wie jede Allen-antworten-Konversation aus einem Job, den Sie längst verlassen haben.
So prüfen und verwalten Sie Ihren Speicher
In Gmail
Gehen Sie zum Speicher-Dashboard von Google, um Ihre Nutzung in Gmail, Drive und Fotos zu sehen — alle drei teilen sich bei kostenlosen Konten denselben 15-GB-Speicherpool, sodass ein voller Drive weniger Platz für E-Mails bedeutet. Verwenden Sie in Gmail den Suchoperator has:attachment larger:10M in der Suchleiste, um E-Mails mit Anhängen über 10 MB anzuzeigen. Löschen Sie, was Sie nicht brauchen, und leeren Sie dann den Papierkorb. Die Anleitung zur Speicherbereinigung von Gmail beschreibt weitere Schritte für Konten, die dem Limit nahekommen.
In Outlook
Gehen Sie in Outlook im Web zu Einstellungen > Konto > Speicher, um eine Aufschlüsselung zu sehen, wie viel Platz jeder Ordner belegt. Sortieren Sie nach Größe, um die größten Nachrichten zu finden. Gelöschte Elemente zählen zu Ihrem Kontingent, bis Sie sie manuell leeren oder die Elemente nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden — klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie „Ordner leeren“, um ihn sofort zu leeren. Die Seite zu Speicherlimits von Microsoft enthält Details zu Kontingenten je nach Tarif.
In Spark:
Spark speichert Ihre E-Mails nicht auf eigenen Servern. Es verbindet sich mit Ihrem Anbieter (Gmail, Outlook, Exchange) und zeigt an, was dort vorhanden ist, sodass Ihr Speicherlimit vollständig von diesem Anbieter festgelegt wird. Wo Spark wirklich hilft, ist das schnelle Auffinden von Speicherfressern. Verwenden Sie die intelligente Suche von Spark, um E-Mails mit Anhängen aufzuspüren, und löschen Sie sie, bevor sie sich anhäufen. Wenn Sie Spark mit Google Drive oder Dropbox verbinden, können Sie Dateien außerdem komplett aus Ihren E-Mails heraus speichern. Zum Senden unterstützt Spark Anhänge bis zu 25 MB (sofern Ihr E-Mail-Anbieter dies zulässt), oder Sie können auf Mobilgeräten Spark Cloud nutzen, um größere Dateien zu senden.
Best Practices, um unter Ihrem Limit zu bleiben
Speichern Sie Anhänge und löschen Sie dann die E-Mail. Sobald eine Datei in Ihrem Cloud-Speicher oder auf Ihrer Festplatte liegt, ist die E-Mail, die sie enthält, überflüssig. Löschen Sie sie und leeren Sie den Papierkorb. Eine Gewohnheit, viel zurückgewonnener Platz.
Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie nicht lesen. 100 ungelesene Newsletter pro Monat sind 1.200 E-Mails pro Jahr, von denen jede Platz belegt. Bei jeweils 500 KB sind das 600 MB jährlich für E-Mails, die Sie nie geöffnet haben. Bestellen Sie sie einfach ab.
Leeren Sie Papierkorb und Spam regelmäßig. Die meisten Clients löschen nach 30 Tagen automatisch, aber wenn Sie es manuell tun, bleibt Ihr Zählerstand korrekt. Es muss nicht täglich sein — einmal pro Woche reicht.
Archivieren Sie alte Nachrichten. Das Archivieren in Gmail hält Nachrichten aus Ihrer Inbox fern, ohne sie zu löschen. Das Online-Archiv von Outlook (bei Microsoft-365-Tarifen) hat oft einen separaten, größeren Speicherplatz als Ihr Hauptpostfach.
Führen Sie ein Upgrade durch, wenn es sinnvoll ist. Wenn Sie ständig Speicher verwalten, kostet die Zeit für das Aufräumen mehr als ein höherwertiger Tarif. Rechnen Sie es sich aus.
Ihr Speicherlimit ist eine Obergrenze, gegen die Sie nicht ständig anrennen müssen.
Verwandte Begriffe