Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Limite di archiviazione email: la quantità massima di dati che il tuo account email può contenere, misurata in gigabyte. Se lo raggiungi, smetti di ricevere nuovi messaggi finché non liberi spazio
La maggior parte delle persone ignora il limite di archiviazione email finché non se ne pente. Provi a inviare qualcosa e ottieni un errore criptico. O peggio, smetti del tutto di ricevere email e non te ne accorgi finché un collega non ti chiede perché sei sparito per tre giorni. La tua casella di posta era piena. I loro messaggi sono rimbalzati indietro. Tu non hai ricevuto nulla.
Ogni grande provider di posta elettronica limita la quantità di dati che il tuo account può archiviare. Allegati, posta inviata, vecchie conversazioni, spam che non hai mai cancellato — conta tutto.
Perché il tuo limite di archiviazione conta più di quanto pensi
Le conseguenze non sono da poco. Quando superi la tua quota di archiviazione, non puoi inviare né ricevere email, e i messaggi inviati a te rimbalzano indietro al mittente. Non si accodano per arrivare più tardi. Semplicemente non arrivano nella tua posta in entrata.
E il fatto è che potresti non accorgertene finché il danno non è fatto. Questa è la parte che le persone non si aspettano.
L'Email Statistics Report di cloudHQ ha rilevato che le esigenze di archiviazione della posta in arrivo aumenteranno di oltre il 64% entro il 2030, con l'accumulo di allegati multimediali e messaggi automatizzati. Il tuo limite non diventerà più facile da gestire da solo.
Cosa consuma la tua quota
Gli allegati sono i principali responsabili. Una singola email con un PDF da 20 MB occupa 20 MB della tua quota — e quel file spesso risiede in più posti: l'email ricevuta, la tua risposta se l'hai inoltrata e la copia inviata. Tre copie di un solo file. Somma il tutto per anni di email "in allegato trovi". Brutale.
La posta inviata è quella subdola. Ogni email che hai mai inviato risiede nella cartella Posta inviata e conta nel tuo totale. La maggior parte delle persone non la tocca mai.
Anche Spam e Cestino contano finché non li elimini definitivamente. Gmail e Outlook svuotano automaticamente queste cartelle dopo 30 giorni, ma svuotarle manualmente libera spazio subito.
Vecchie email che non hai mai eliminato. Quella newsletter del 2019 è ancora lì. E così ogni catena di rispondi-a-tutti di un lavoro che hai lasciato.
Come controllare e gestire la tua archiviazione
In Gmail
Vai alla dashboard di archiviazione di Google per vedere il tuo utilizzo su Gmail, Drive e Foto — tutti e tre condividono lo stesso spazio di 15 GB sugli account gratuiti, quindi se Drive si riempie resta meno spazio per le email. All'interno di Gmail, usa l'operatore di ricerca has:attachment larger:10M nella barra di ricerca per far emergere le email con allegati superiori a 10 MB. Elimina ciò che non ti serve, poi svuota il Cestino. La guida alla pulizia dell'archiviazione di Gmail illustra ulteriori passaggi per gli account vicini al limite.
In Outlook
In Outlook sul web, vai su Impostazioni > Account > Archiviazione per vedere una ripartizione di quanto spazio occupa ogni cartella. Ordina per dimensione per trovare i messaggi più grandi. Gli Elementi eliminati contano nella tua quota finché non li svuoti manualmente o gli elementi non si eliminano automaticamente dopo 30 giorni — fai clic con il tasto destro sulla cartella e premi Svuota cartella per svuotarla immediatamente. La pagina dei limiti di archiviazione di Microsoft illustra i dettagli della quota per piano.
Con Spark:
Spark non archivia le tue email sui propri server. Si connette al tuo provider (Gmail, Outlook, Exchange) e mostra ciò che vi è contenuto, quindi il tuo limite di archiviazione è impostato interamente da quel provider. Dove Spark aiuta davvero è nel trovare rapidamente ciò che occupa spazio. Usa la smart search di Spark per rintracciare le email con allegati, poi eliminale prima che si accumulino. Connettere Google Drive o Dropbox tramite Spark ti consente anche di salvare i file al di fuori della tua email del tutto. Per l'invio, Spark supporta allegati fino a 25 MB (se consentito dal tuo provider di posta elettronica), oppure puoi usare Spark Cloud sui dispositivi mobili per inviare file più grandi.
Migliori pratiche per restare sotto il tuo limite
Salva gli allegati, poi elimina l'email. Una volta che un file è nel tuo cloud storage o sul tuo disco rigido, l'email che lo contiene è ridondante. Eliminala e svuota il Cestino. Un'abitudine, tanto spazio recuperato.
Annulla l'iscrizione alle newsletter che non leggi. 100 newsletter non lette al mese sono 1.200 email all'anno, ognuna delle quali occupa spazio. A 500 KB ciascuna, fanno 600 MB all'anno per email che non hai mai aperto. Basta annullare l'iscrizione.
Svuota Cestino e Spam con regolarità. La maggior parte dei client li elimina automaticamente dopo 30 giorni, ma farlo manualmente mantiene accurato il tuo conteggio. Non deve essere ogni giorno — una volta a settimana va bene.
Usa l'archiviazione per i vecchi messaggi. L'archiviazione in Gmail tiene i messaggi fuori dalla tua posta in entrata senza eliminarli. L'archivio online di Outlook (sui piani Microsoft 365) ha spesso un'allocazione separata e più grande rispetto alla tua casella di posta principale.
Passa a un piano superiore quando ha senso. Se gestisci costantemente lo spazio di archiviazione, il tempo che dedichi a fare pulizia costa più di un piano superiore. Fai i conti.
Il tuo limite di archiviazione è un tetto contro cui non devi continuare a sbattere.
Termini correlati