Was ist ein E-Mail-Anhang?

Definition

💡 Anhang: Eine Datei, die Sie zusammen mit einer E-Mail-Nachricht versenden. Das kann ein PDF, ein Bild, eine Tabellenkalkulation, ein Video oder etwas anderes sein. Er wird zusammen mit Ihrem Nachrichtentext versendet und erscheint beim Empfänger zum Herunterladen oder zur Vorschau.

Kurz gesagt: Mit Anhängen können Sie Dateien per E-Mail teilen, statt nur Text zu senden. Sie unterliegen Größenbeschränkungen, können Sicherheitsfilter auslösen und manchmal Zustellbarkeitsprobleme verursachen, wenn sie schlecht gehandhabt werden.

Warum Anhänge alles verändert haben

E-Mail bestand ursprünglich nur aus Text. Erst Anhänge machten sie für die Arbeit wirklich nützlich.

Sie müssen Verträge versenden, Fotos teilen, Berichte verteilen. Alles in den E-Mail-Text zu tippen, ist nicht praktikabel. Anhänge lösen dieses Problem, indem sie Dateien in ein Format codieren, das E-Mail-Server verarbeiten können (die sogenannte MIME-Kodierung), und sie zusammen mit Ihrer Nachricht zustellen.

Aber hier ist das Problem: Anhänge sind ein Albtraum für die Sicherheit. Laut dem Data Breach Investigations Report von Verizon kommen 96 % der Phishing-Angriffe per E-Mail, und bösartige Anhänge sind ein wesentlicher Angriffsvektor. Dieses Word-Dokument könnte Malware enthalten. Dieses PDF könnte darauf ausgelegt sein, Zugangsdaten zu stehlen. Deshalb prüfen Spam-Filter Anhänge besonders streng und blockieren manchmal legitime Dateien.

Die Größe ist das andere große Problem. Die meisten E-Mail-Server begrenzen Anhänge auf 25 MB (Gmail und Outlook verwenden beide dieses Limit). Wenn Sie versuchen, etwas Größeres zu senden, schlägt das normalerweise fehl, die Nachricht kommt zurück oder Sie müssen stattdessen Cloud-Links verwenden. Und selbst wenn Ihr Server größere Dateien zulässt, tut der Server des Empfängers das vielleicht nicht.

Der Trend geht inzwischen dahin, Links statt tatsächlicher Anhänge zu teilen. Cloud-Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive ermöglichen es Ihnen, einen Link zur Datei zu senden, statt sie in die E-Mail einzubetten. Kleinere Nachrichtengröße, keine Serverlimits, bessere Versionskontrolle. Technisch gesehen immer noch ein Anhangs-Workflow, nur intelligenter.

Verschiedene Arten von Anhängen

Traditionelle Anhänge sind Dateien, die Sie tatsächlich mit der E-Mail mitsenden. Sie werden codiert, per SMTP gesendet und vom Empfänger heruntergeladen. Sie zählen zu den Größenlimits von Nachrichten und erhöhen das Risiko für die E-Mail-Zustellbarkeit, wenn sie zu groß sind oder den falschen Dateityp haben.

Cloudbasierte Anhänge (oder „Linkfreigabe“) hängen die Datei nicht tatsächlich an. Ihr E-Mail-Client lädt sie in Ihren Cloud-Speicher hoch und fügt einen teilbaren Link ein. Gmail nennt diese „Drive-Links“. Outlook verwendet OneDrive. Der Empfänger klickt auf den Link und greift in seinem Browser auf die Datei zu. Für große Dateien deutlich zuverlässiger.

Inline-Anhänge sind Bilder oder Dateien, die direkt in den Nachrichtentext eingebettet sind und nicht als separate Downloads aufgeführt werden. Zum Beispiel, wenn Sie einen Screenshot in eine E-Mail einfügen und er einfach im Text erscheint. Technisch gesehen immer noch ein Anhang, aber anders dargestellt. Wird oft in HTML-E-Mail-Signaturen oder formatierten Nachrichten verwendet.

Einige Systeme unterscheiden außerdem zwischen normalen Anhängen (die jeder sehen kann) und verschlüsselten Anhängen (für deren Öffnen ein Passwort oder Zertifikat erforderlich ist; verwendet in S/MIME-Konfigurationen). Letztere sind außerhalb stark regulierter Branchen selten.

Dateien zu Ihren E-Mails hinzufügen

Der Vorgang ist unkompliziert, aber die Optionen unterscheiden sich je nach Client.

In Gmail:

Klicken Sie auf Verfassen, um eine neue E-Mail zu beginnen
Klicken Sie unten im Erstellfenster auf das Büroklammer-Symbol
Wählen Sie Hochladen, um vom Computer anzuhängen
Oder klicken Sie auf das Google-Drive-Symbol, um aus Drive anzuhängen (dadurch wird ein Link erstellt, kein traditioneller Anhang)
Wählen Sie Ihre Datei aus, und sie wird automatisch hochgeladen

Gmail zeigt während des Hochladens einen Fortschrittsbalken an. Wenn Sie etwas mit mehr als 25 MB anhängen, wird es stattdessen automatisch in einen Drive-Link umgewandelt.

In Outlook:

Öffnen Sie eine neue Nachricht
Klicken Sie im Menüband auf das Büroklammer-Symbol (Eine Datei an diese Nachricht anfügen) (oder Einfügen > Datei anfügen)
Wählen Sie Diesen Computer durchsuchen für lokale Dateien
Oder wählen Sie Hochladen und freigeben oder OneDrive für OneDrive-Dateien
Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf Hochladen

Outlook ermöglicht es Ihnen auch, E-Mails als Dateien anzuhängen, was überraschend nützlich ist, um mehrere Nachrichten als ein einziges Paket weiterzuleiten.

In Spark (macOS):

Klicken Sie beim Schreiben oder Beantworten einer E-Mail oben rechts auf die Büroklammer.
Klicken Sie auf Anhang und wählen Sie die Dateien aus, die Sie anhängen möchten. Um mehrere Dateien gleichzeitig auszuwählen, halten Sie Cmd gedrückt.
Klicken Sie auf Öffnen.
Hinweis: Die Gesamtgröße der Anhänge sollte weniger als 25 MB betragen. Wenn Ihre Dateien größer sind, empfehlen wir, sie in einen Cloud-Speicher hochzuladen und den Link in Ihre E-Mail einzufügen. Alternativ können Sie Spark Cloud auf einem Mobilgerät verwenden, um große Anhänge in eine E-Mail hochzuladen.

Ausführlichere Informationen dazu, wie Sie mit Spark einen Anhang zu einer E-Mail hinzufügen oder auf verschiedenen Plattformen einen Anhang hinzufügen, finden Sie auf unserer speziellen Hilfeseite: https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email

Dos and Don'ts für Anhänge

Prüfen Sie die Dateigröße vor dem Senden. Wenn sie über 10 MB liegt, sollten Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, stattdessen einen Cloud-Link zu verwenden. Große Anhänge verlangsamen das Senden, brauchen beim Empfänger ewig zum Herunterladen und werden oft von Sicherheitsfiltern blockiert. Weniger als 5 MB sind ideal.

Mehrere Dateien zippen. Sieben separate Anhänge zu senden wirkt unübersichtlich und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass jemand einen davon übersieht. Komprimieren Sie sie in eine einzige .zip-Datei. Ordentlicher, kleiner, einfacher zu verwalten.

Verwenden Sie beschreibende Dateinamen. Hängen Sie nicht „Document1.pdf“ oder „IMG_2847.jpg“ an. Benennen Sie sie in etwas Nützliches um, zum Beispiel „Q4_Budget_Proposal.pdf“ oder „Office_Floor_Plan.jpg“. Ihr Empfänger wird es Ihnen danken.

Scannen Sie zuerst auf Viren. Selbst wenn Sie zu 100 % sicher sind, dass Ihre Datei sicher ist, führen Sie vor dem Senden einen kurzen Virenscan durch. Das Unternehmen Ihres Empfängers blockiert sie möglicherweise, wenn die Sicherheitssoftware sie kennzeichnet, und Sie wirken nachlässig, wenn Sie versehentlich Malware senden.

Vermeiden Sie ausführbare Dateien. .exe, .bat, .com, .scr. Diese Dateitypen werden von fast jedem Unternehmens-E-Mail-System blockiert, weil sie häufig zur Verbreitung von Malware verwendet werden. Wenn Sie unbedingt ausführbare Dateien senden müssen, zippen Sie sie mit einem Passwort und senden Sie das Passwort separat.

Warnen Sie vor großen Anhängen. Wenn Sie etwas senden, das nahe an der 25-MB-Grenze liegt, geben Sie dem Empfänger vorher Bescheid. "Ich sende Ihnen die vollständige Videodatei, sie ist etwa 20 MB groß" im E-Mail-Text setzt die richtige Erwartung und verhindert, dass der Empfänger denkt, die E-Mail sei defekt, wenn das Herunterladen eine Weile dauert.

Verwenden Sie keine Anhänge für sensible Informationen. Unverschlüsselte Anhänge sind nicht sicher. Wenn Sie Finanzdaten, personenbezogene Informationen oder vertrauliche Dokumente senden, verwenden Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder einen sicheren Dateifreigabedienst mit Zugriffskontrollen.

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