Ваша. Розумна. Пошта.
Швидкий, кросплатформний поштовий клієнт, створений фільтрувати зайвий шум, щоб ви могли зосередитися на тому, що справді важливо.
Визначення
💡 Ліміт зберігання пошти: максимальний обсяг даних, який дозволено зберігати вашому обліковому запису електронної пошти, вимірюється в гігабайтах. Досягнувши його, ви припиняєте отримувати нові повідомлення, доки не звільните місце
Більшість людей ігнорують ліміт зберігання пошти, доки він не дасться взнаки. Ви намагаєтесь щось надіслати й отримуєте незрозумілу помилку. Або гірше — ви взагалі перестаєте отримувати листи й дізнаєтесь про це лише тоді, коли колега питає, чому ви мовчите вже три дні. Ваша поштова скринька була переповнена. Їхні повідомлення відхилилися. Ви не отримали нічого.
Кожен великий поштовий провайдер обмежує обсяг даних, які може зберігати ваш обліковий запис. Вкладення, надіслана пошта, старі ланцюжки листів, спам, який ви так і не очистили — усе це враховується.
Чому ліміт зберігання важливіший, ніж ви думаєте
Наслідки не такі вже й непомітні. Коли ви перевищуєте квоту зберігання, ви не можете надсилати чи отримувати листи, а повідомлення, надіслані вам, повертаються відправнику. Вони не стають у чергу, щоб надійти пізніше. Вони просто зникають із вашої поштової скриньки.
І річ у тім, що ви можете й не помітити цього, доки шкода не буде завдана. Ось цього люди й не очікують.
У звіті cloudHQ Email Statistics Report виявлено, що потреби в зберіганні поштової скриньки зростуть більш ніж на 64% до 2030 року, оскільки медіавкладення й автоматичні повідомлення накопичуються. Ваш ліміт не стане легшим для управління сам собою.
Що з'їдає вашу квоту
Вкладення — найбільший винуватець. Один лист із PDF-файлом на 20 МБ забирає 20 МБ вашої квоти — і цей файл часто зберігається в кількох місцях: отриманий лист, ваша відповідь, якщо ви його переслали, і надіслана копія. Три копії одного файлу. Помножте це на роки листів «додаю у вкладенні». Жорстко.
Надіслані елементи — це підступний випадок. Кожен лист, який ви коли-небудь надсилали, зберігається у папці «Надіслані» й враховується у ваш загальний обсяг. Більшість людей ніколи її не чіпають.
Спам і кошик також враховуються, доки ви не видалите їх остаточно. Gmail і Outlook автоматично очищають ці папки через 30 днів, але очистивши їх вручну, ви звільните місце вже зараз.
Стара пошта, яку ви ніколи не видаляли. Той новинний бюлетень із 2019 року все ще там. Як і кожен ланцюжок «відповісти всім» із роботи, яку ви покинули.
Як перевіряти та керувати вашим сховищем
У Gmail
Перейдіть на панель зберігання Google, щоб переглянути ваше використання в Gmail, Drive і Photos — усі три спільно використовують один пул обсягом 15 ГБ на безкоштовних облікових записах, тож заповнення Drive означає менше місця для пошти. У Gmail використовуйте пошуковий оператор has:attachment larger:10M у рядку пошуку, щоб знайти листи із вкладеннями понад 10 МБ. Видаліть те, що вам не потрібно, а потім очистіть кошик. Посібник Gmail з очищення сховища охоплює додаткові кроки для облікових записів, близьких до ліміту.
В Outlook
В Outlook в Інтернеті перейдіть до розділу Параметри > Обліковий запис > Сховище, щоб побачити розподіл обсягу, який використовує кожна папка. Відсортуйте за розміром, щоб знайти найбільші повідомлення. Папка «Видалені» враховується у вашу квоту, доки ви не очистите її вручну або елементи не видаляться автоматично через 30 днів — клацніть папку правою кнопкою миші й натисніть «Очистити папку», щоб очистити її негайно. Сторінка Microsoft про ліміти сховища охоплює деталі квоти за планом.
Зі Spark:
Spark не зберігає ваші листи на власних серверах. Він підключається до вашого провайдера (Gmail, Outlook, Exchange) і відображає те, що там є, тож ваш ліміт зберігання повністю визначається цим провайдером. Де Spark справді допомагає — це швидкий пошук пожирачів місця. Використовуйте розумний пошук Spark, щоб знайти листи з вкладеннями, а потім видалити їх, доки вони не накопичилися. Підключення до Google Drive чи Dropbox через Spark також дозволяє зберігати файли повністю поза вашою поштою. Для надсилання Spark підтримує вкладення розміром до 25 МБ (якщо це дозволяє ваш поштовий провайдер), або ви можете використовувати Spark Cloud на мобільних пристроях, щоб надсилати більші файли.
Найкращі практики, щоб залишатися в межах ліміту
Збережіть вкладення, а потім видаліть лист. Щойно файл потрапить у ваше хмарне сховище або на жорсткий диск, лист із ним стає зайвим. Видаліть його й очистіть кошик. Одна звичка — багато відновленого місця.
Відпишіться від новинних бюлетенів, які ви не читаєте. 100 непрочитаних бюлетенів на місяць — це 1200 листів на рік, кожен з яких займає місце. По 500 КБ кожен — це 600 МБ на рік для листів, які ви ніколи не відкривали. Просто відпишіться.
Очищайте кошик і спам за розкладом. Більшість клієнтів автоматично видаляють через 30 днів, але роблячи це вручну, ви зберігаєте точність підрахунку. Не обов'язково щодня — раз на тиждень цілком достатньо.
Використовуйте архівування для старих повідомлень. Архівування в Gmail тримає повідомлення поза вашою поштовою скринькою, не видаляючи їх. Онлайн-архів Outlook (у планах Microsoft 365) часто має окреме, більше виділення, ніж ваша основна поштова скринька.
Оновлюйте план, коли це має сенс. Якщо ви постійно керуєте сховищем, час, який ви витрачаєте на його очищення, коштує більше, ніж оновлений план. Порахуйте.
Ваш ліміт зберігання — це стеля, об яку не обов'язково постійно битися.
Пов'язані терміни