Stockage d'e-mails

La plupart des gens ignorent la limite de stockage de leurs e-mails jusqu'à ce qu'elle leur cause des ennuis. Vous essayez d'envoyer quelque chose et obtenez une erreur cryptique. Ou pire, vous cessez complètement de recevoir des e-mails et ne le découvrez que lorsqu'un collègue vous demande pourquoi vous êtes resté silencieux pendant trois jours. Votre boîte aux lettres était pleine. Leurs messages ont rebondi. Vous n'avez rien reçu.

Tous les principaux fournisseurs de messagerie limitent la quantité de données que votre compte peut stocker. Les pièces jointes, les e-mails envoyés, les anciens fils de discussion, le spam que vous n'avez jamais vidé — tout compte.

Pourquoi votre limite de stockage compte plus que vous ne le pensez

Les conséquences ne sont pas subtiles. Lorsque vous dépassez votre quota de stockage, vous ne pouvez plus envoyer ni recevoir d'e-mails, et les messages qui vous sont envoyés rebondissent vers l'expéditeur. Ils ne sont pas mis en file d'attente pour arriver plus tard. Ils ont simplement disparu de votre boîte de réception.

Et le problème, c'est que vous pourriez ne pas vous en rendre compte avant que le mal soit fait. C'est la partie à laquelle les gens ne s'attendent pas.

Le rapport de statistiques sur les e-mails de cloudHQ a révélé que les besoins en stockage des boîtes de réception augmenteront de plus de 64 % d'ici 2030 à mesure que les pièces jointes multimédias et les messages automatisés s'accumulent. Votre limite ne devient pas plus facile à gérer d'elle-même.

Ce qui dévore votre quota

Les pièces jointes sont les principales coupables. Un seul e-mail avec un PDF de 20 Mo occupe 20 Mo de votre quota — et ce fichier se trouve souvent à plusieurs endroits : l'e-mail reçu, votre réponse si vous l'avez transféré, et la copie envoyée. Trois copies d'un seul fichier. Additionnez cela sur des années d'e-mails « veuillez trouver ci-joint ». Brutal.

Les éléments envoyés sont les sournois. Chaque e-mail que vous avez envoyé se trouve dans votre dossier Envoyés et compte dans votre total. La plupart des gens n'y touchent jamais.

Le spam et la corbeille comptent également jusqu'à ce que vous les supprimiez définitivement. Gmail et Outlook vident automatiquement ces dossiers après 30 jours, mais les vider manuellement libère de l'espace maintenant.

Les anciens e-mails que vous n'avez jamais supprimés. Cette newsletter de 2019 y est toujours. Tout comme chaque fil de réponse à tous d'un emploi que vous avez quitté.

Comment vérifier et gérer votre stockage

Dans Gmail

Accédez au tableau de bord de stockage de Google pour voir votre utilisation sur Gmail, Drive et Photos — les trois partagent le même pool de 15 Go sur les comptes gratuits, donc si Drive se remplit, il reste moins de place pour les e-mails. Dans Gmail, utilisez l'opérateur de recherche has:attachment larger:10M dans la barre de recherche pour faire apparaître les e-mails avec des pièces jointes de plus de 10 Mo. Supprimez ce dont vous n'avez pas besoin, puis videz la corbeille. Le guide de nettoyage du stockage de Gmail couvre des étapes supplémentaires pour les comptes proches de la limite.

Dans Outlook

Dans Outlook sur le web, accédez à Paramètres > Compte > Stockage pour voir la répartition de l'espace utilisé par chaque dossier. Triez par taille pour trouver les messages les plus volumineux. Les éléments supprimés comptent dans votre quota jusqu'à ce que vous les vidiez manuellement ou que les éléments se suppriment automatiquement après 30 jours — faites un clic droit sur le dossier et cliquez sur Vider le dossier pour le vider immédiatement. La page des limites de stockage de Microsoft couvre les détails du quota par forfait.

Dans Spark :

Spark ne stocke pas vos e-mails sur ses propres serveurs. Il se connecte à votre fournisseur (Gmail, Outlook, Exchange) et affiche ce qui s'y trouve, donc votre limite de stockage est entièrement définie par ce fournisseur. Là où Spark aide vraiment, c'est pour trouver rapidement les gros consommateurs de stockage. Utilisez la recherche intelligente de Spark pour repérer les e-mails avec pièces jointes, puis supprimez-les avant qu'ils ne s'accumulent. Connecter Google Drive ou Dropbox via Spark vous permet également d'enregistrer des fichiers en dehors de votre messagerie. Pour l'envoi, Spark prend en charge les pièces jointes jusqu'à 25 Mo (si votre fournisseur de messagerie l'autorise), ou vous pouvez utiliser Spark Cloud sur les appareils mobiles pour envoyer des fichiers plus volumineux. 

Bonnes pratiques pour rester sous votre limite

Enregistrez les pièces jointes, puis supprimez l'e-mail. Une fois qu'un fichier se trouve dans votre stockage cloud ou sur votre disque dur, l'e-mail qui le contient est redondant. Supprimez-le et videz la corbeille. Une seule habitude, beaucoup d'espace récupéré.

Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas. 100 newsletters non lues par mois, c'est 1 200 e-mails par an, occupant chacun de l'espace. À 500 Ko chacun, cela représente 600 Mo par an pour des e-mails que vous n'avez jamais ouverts. Désabonnez-vous, tout simplement.

Videz la corbeille et le spam régulièrement. La plupart des clients suppriment automatiquement après 30 jours, mais le faire manuellement maintient votre décompte précis. Pas besoin de le faire quotidiennement — une fois par semaine suffit.

Utilisez l'archivage pour les anciens messages. L'archivage dans Gmail garde les messages hors de votre boîte de réception sans les supprimer. L'archive en ligne d'Outlook (sur les forfaits Microsoft 365) dispose souvent d'une allocation distincte et plus importante que votre boîte aux lettres principale.

Passez à un forfait supérieur quand cela a du sens. Si vous gérez constamment votre stockage, le temps que vous passez à le nettoyer coûte plus cher qu'un forfait amélioré. Faites le calcul.

Votre limite de stockage est un plafond que vous n'êtes pas obligé de continuer à heurter.

Termes associés

• Archive d'e-mails
• Pièce jointe
• Dossier corbeille
• Filtre d'e-mails