The Spark Team
Smarte, fokussierte E-Mails.
Perfekte Cross-Platform-Mails für mehr Ordnung – so können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
Definition
💡 E-Mail-Delegation: Sie erteilen jemand anderem die Erlaubnis, Ihre E-Mails zu lesen, zu senden oder zu verwalten, ohne Ihr Passwort weiterzugeben. Das ist ein gängiges Vorgehen für Führungskräfte und Assistenten, obwohl auch viele normale Teams es nutzen.
Warum E-Mail-Delegation für Unternehmen wichtig ist
Dienstagmorgen, und der Posteingang einer Führungskraft hat schon vor neun Uhr 40 ungelesene Nachrichten. Sollten sie wirklich diejenigen sein, die jede einzelne selbst sortieren? Genau dieses Problem löst die Delegation.
Jemandem Ihr tatsächliches Passwort zu geben, wirkt wie die naheliegende Abkürzung, aber es ist eine schlechte. Diese Person erhält alles: Ihre anderen Logins, falls Sie Passwörter wiederverwenden, Ihre kompletten Kontoeinstellungen – ohne Aufzeichnung darüber, was sie getan hat und was Sie getan haben. Delegation ist die langweilige, korrekte Version derselben Idee. Gmail begrenzt persönliche Konten auf 10 Delegierte, und jeder von ihnen kann in Ihrem Namen Mails lesen, senden und löschen, aber sie können weder Ihr Passwort noch Ihre Google-Kontoeinstellungen anrühren.
E-Mail-Clients wie Spark bauen davon eine Version für Teams: Weisen Sie einem Teammitglied eine E-Mail zu, legen Sie eine Frist fest und werden Sie benachrichtigt, sobald sie erledigt ist. Es ist Delegation mit einem Nachweis, was mehr zählt, als die Leute erwarten – bis jemand fragt „Moment, wer sollte das eigentlich beantworten?“
Wer nutzt das? Führungskräfte, die sich auf eine Assistenz stützen, natürlich. Aber auch kleine Teams, die für jemanden einspringen, der krank ist, oder ein vielbeschäftigter Profi, der die externe Kommunikation am Laufen hält, ohne den ganzen Tag im Posteingang zu leben.
Wie Delegation tatsächlich funktioniert
Sie haben hier ein paar Varianten, und die sind nicht identisch.
Lese- und Antwortzugriff ist die häufigste Einrichtung: Ihr Delegierter sieht eingehende Mails und antwortet in Ihrem Namen, und Empfänger sehen normalerweise, wessen Konto sie tatsächlich gesendet hat.
Berechtigungsgestufter Zugriff geht weiter. Outlook zum Beispiel bietet drei Stufen: Reviewer (nur Lesen), Author (Lesen sowie eigene Elemente erstellen) und Editor (all das sowie das Bearbeiten dessen, was Sie erstellt haben).
Zuweisungsbasierte Delegation, der Ansatz von Spark, überspringt den breiten Kontozugriff vollständig. Anstatt Ihren gesamten Posteingang zu öffnen, weisen Sie einzelne E-Mails einem Teammitglied zu, eine nach der anderen. In einer Hinsicht weniger mächtig. In einer anderen deutlich präziser, da niemand am Ende Zugriff auf Nachrichten hat, die nie ihre waren.
Die vollständige Postfach-Delegation ist schneller einzurichten. Die Zuweisung pro Nachricht ist sicherer, wenn Sie nur bestimmte Dinge abgeben möchten.
E-Mail-Delegation einrichten
Die Einrichtung sieht überall anders aus, und einige davon erfordern mehr als nur einen Klick auf eine Schaltfläche in Ihren eigenen Einstellungen.
In Gmail:
- Öffnen Sie Gmail auf einem Computer (Delegierte können nicht über die App hinzugefügt werden), gehen Sie zu Einstellungen und dann zu Alle Einstellungen ansehen
- Öffnen Sie den Tab Konten und Import und klicken Sie unter „Zugriff auf Ihr Konto gewähren“ auf Weiteres Konto hinzufügen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Delegierten ein und senden Sie die Einladung. Beachten Sie jedoch, dass die Aktivierung bis zu 24 Stunden dauern kann und die Einladung nach einer Woche abläuft, wenn sie nicht beantwortet wird
In Outlook (neues Outlook, Geschäfts- oder Schulkonto):
- Gehen Sie zum Kalender und wählen Sie dann auf dem Tab Start die Option Kalender freigeben
- Geben Sie den Namen der Person ein und wählen Sie dann aus dem Zugriffs-Dropdown Delegat
- Wählen Sie, ob sie private Termine sehen oder Kategorien verwalten können, und wählen Sie dann Freigeben
- Wählen Sie, ob Einladungsantworten an Sie, Ihren Delegierten oder beide gehen
In Spark:
- Richten Sie unter dem Bereich Team in den Einstellungen von Spark ein Team ein
- Öffnen Sie danach Ihren Posteingang > eine beliebige E-Mail > und tippen Sie auf Zuweisen
- Sie benötigen Spark auf dem Gerät der Person installiert und deren E-Mail-Adresse hinzugefügt, um die delegierte E-Mail unter dem Bereich Mir zugewiesen zu sehen.
Sparks Ansatz bedeutet, dass es keine Wartezeit und keinen kontoweiten Zugriff zu verwalten gibt.
So delegieren Sie E-Mails effizient
Gewähren Sie den minimalen Zugriff, der die Aufgabe tatsächlich erledigt. Voller Posteingangszugriff für jemanden, der nur ein Projekt bearbeiten muss, ist mehr Offenlegung, als Sie brauchen.
Legen Sie Erwartungen von Anfang an fest. Ein Delegierter, der „im Namen von“ jemandem antwortet, sollte Ton und Grenzen kennen, bevor die erste Nachricht rausgeht – nicht erst, nachdem ein Kunde eine Antwort erhält, die daneben klingt.
Überprüfen Sie alle paar Monate, wer Zugriff hat. Leute wechseln ihre Rollen. Zugriff, der im Januar sinnvoll war, kann bis zum Sommer ein Risiko sein.
Führen Sie eine Aufzeichnung darüber, was delegiert ist. Sparks Zuweisungsverfolgung existiert genau dafür. Ohne sie wird „Wer kümmert sich darum?“ zu einer Frage, die niemand schnell beantworten kann.
Entziehen Sie den Zugriff am selben Tag, an dem jemand geht. Sowohl Gmail als auch Outlook machen das schnell. Es gibt keinen guten Grund, es auf später zu verschieben.