The Spark Team
智能、聚焦、邮件。
超高效兼跨平台：专为静忧收件设计，专心聚焦重要事项。
定义
💡 邮件委派：在不交出密码的情况下，授权他人阅读、发送或管理您的邮件。这是高管和助理常用的做法，不过许多普通团队也会使用它。
为什么邮件委派对企业很重要
周二早晨，还不到九点，一位高管的收件箱里就已经有 40 封未读邮件了。难道真的应该让他们自己去逐一分拣每一封邮件吗？这正是委派要解决的问题。
把您的真实密码交给别人似乎是显而易见的捷径，但这是个糟糕的选择。他们会获得一切——如果您重复使用密码，还包括您的其他登录信息、您的完整账户设置，而且无法区分哪些是他们做的、哪些是您做的。委派就是同一想法中那个枯燥而正确的版本。 Gmail 将个人账户的委派人数上限设为 10 人，每位委派人都可以代您阅读、发送和删除邮件，但他们无法触及您的密码或您的 Google 账户设置。
像 Spark 这样的邮件客户端为团队打造了一个版本：将一封邮件指派给队友，设定截止日期，处理完成后便会收到通知。这是带有记录的委派，其重要性超出了人们的预期——直到有人问出「等等，这封本该由谁来回复？」
谁会使用它？显然是依赖助理的高管。但也包括为请病假同事顶班的小团队，或是那些既想让对外沟通顺畅进行、又不想整天泡在收件箱里的忙碌职场人士。
委派实际是如何运作的
这里有几种不同的形式，它们并不完全相同。
阅读和回复权限是最常见的设置：您的委派人可以看到收到的邮件并代您回复，收件人通常会看到实际是哪个账户发送的邮件。
权限分级访问则更进一步。以 Outlook 为例，它提供三个级别：审阅者（Reviewer，仅可阅读）、作者（Author，可阅读并创建自己的项目）以及编辑者（Editor，具备以上全部权限，还可编辑您创建的内容）。
基于指派的委派，也就是 Spark 的方式，完全跳过了广泛的账户访问权限。您不必开放整个收件箱，而是一次一封地把单独的邮件指派给队友。从某种意义上说功能不那么强大。但从另一方面看则精确得多，因为没有人会最终获得本就不该由自己处理的邮件的访问权限。
整个邮箱委派设置起来更快。当您只想交出特定事项时，逐封邮件指派更为安全。
设置邮件委派
每个平台的设置方式各不相同，其中有几种不仅仅是在您自己的设置里点击一个按钮那么简单。
在 Gmail 中：
- 在电脑上打开 Gmail（无法从应用中添加委派人），进入「设置」，然后点击「查看所有设置」
- 打开「账户和导入」标签页，在「授予账户访问权限」下方，点击「添加其他账户」
- 输入您委派人的邮箱并发送邀请。但请注意，激活可能需要长达 24 小时，且邀请如果一周内未得到响应便会过期
在 Outlook 中（新版 Outlook，工作或学校账户）：
- 进入「日历」，然后从「主页」标签页中选择「共享日历」
- 输入对方的姓名，然后从访问权限下拉菜单中选择「委派」
- 选择他们是否可以查看私人事件或管理类别，然后选择「共享」
- 选择邀请回复是发送给您、您的委派人，还是两者都发送
在 Spark 中：
- 在偏好设置的 Spark「团队」部分下设置一个团队
- 之后，打开您的收件箱 > 任意邮件 > 点击「指派」
- 您需要在他们的设备上安装 Spark 并添加他们的邮箱地址，才能在「指派给我」部分下看到被委派的邮件。
Spark 的方式意味着无需等待，也无需管理账户级别的访问权限。
如何高效委派邮件
只授予真正能完成工作所需的最低权限。对于只需处理一个项目的人来说，开放完整收件箱访问权限所带来的暴露超出了您的需要。
提前明确期望。「代表」某人回复的委派人应该在第一封邮件发出之前就了解语气和界限，而不是等到客户收到听起来不对劲的回复之后。
每隔几个月审查一次谁拥有访问权限。人们会更换职位。一月份合理的访问权限，到了夏天可能就成了隐患。
保留委派内容的记录。 Spark 的指派跟踪功能正是为此而生。没有它，「这个由谁在处理」就会成为一个没人能快速回答的问题。
在有人离职当天撤销访问权限。 Gmail 和 Outlook 都能让这件事快速完成。没有任何充分的理由把它拖到以后再做。