The Spark Team
集中力を維持。スマートなメールアプリ。
高速かつクロスプラットフォームなメールアプリは、重要なことに集中できるように設計されています。
定義
💡 メールの委任： パスワードを渡すことなく、自分のメールの読み取り、送信、または管理の権限を他の人に付与すること。これは経営幹部やアシスタントにとって一般的な手法ですが、多くの一般的なチームでも利用されています。
メールの委任がビジネスにとって重要な理由
火曜日の朝、9時前にはすでに経営幹部の受信トレイに40通の未読メッセージが溜まっています。本当に、彼ら自身が一つひとつ選別すべきなのでしょうか？それこそが委任が解決する問題です。
実際のパスワードを誰かに渡すのは手っ取り早い近道のように感じますが、それは悪い方法です。相手はすべてを手に入れます。パスワードを使い回している場合は他のログイン情報も、アカウント設定のすべても。そして、相手が何をしたのか、あなたが何をしたのかの記録は残りません。委任は、同じ考え方の地味で正しいバージョンです。 Gmailは個人アカウントを10人の委任者に制限しており、各委任者はあなたに代わってメールの読み取り、送信、削除ができますが、パスワードやGoogleアカウントの設定には触れられません。
Sparkのようなメールクライアントは、チーム向けにこれを構築しています。メールをチームメイトに割り当て、期限を設定し、対応が完了すると通知を受け取ります。それは記録の残る委任であり、「あれ、これって誰が返信するはずだったっけ？」と誰かが尋ねるまでは、人々が思っている以上に重要なことです。
誰が使うのでしょうか？もちろん、アシスタントに頼る経営幹部です。しかし、病欠の同僚をカバーする小規模チームや、一日中受信トレイに張り付くことなく外部とのコミュニケーションを進めたい多忙なプロフェッショナルも利用します。
委任は実際にどのように機能するのか
ここにはいくつかのタイプがあり、それらは同一ではありません。
読み取りと返信のアクセスは最も一般的な設定です。委任者は受信メールを見て、あなたに代わって返信し、受信者は通常、実際にどのアカウントが送信したかを確認できます。
権限階層型のアクセスはさらに進んでいます。例えばOutlookは3つのレベルを提供しています。Reviewer（読み取り専用）、Author（読み取りに加えて独自のアイテムを作成）、Editor（それらすべてに加えて、あなたが作成したものの編集も可能）です。
Sparkのアプローチである割り当てベースの委任は、広範なアカウントアクセスを完全に省略します。受信トレイ全体を開放する代わりに、個々のメールを一度に一つずつチームメイトに割り当てます。ある意味では強力さに欠けます。別の意味では、はるかに正確です。なぜなら、誰も本来対応すべきでなかったメッセージへのアクセス権を持つことがないからです。
メールボックス全体の委任は、設定がより速く行えます。メッセージごとの割り当ては、特定のものだけを引き継ぎたい場合により安全です。
メールの委任を設定する
設定はどこでも異なって見え、これらのうちいくつかは自分の設定でボタンをクリックするだけでは済みません。
Gmailの場合：
- コンピューターでGmailを開き（委任者はアプリから追加できません）、「設定」に移動して「すべての設定を表示」を選択します
- 「アカウントとインポート」タブを開き、「アカウントへのアクセスを許可」の下で「別のアカウントを追加」をクリックします
- 委任者のメールアドレスを入力して招待を送信します。ただし、有効化には最大24時間かかる場合があり、招待は応答がない場合1週間後に期限切れになることに注意してください
Outlookの場合（新しいOutlook、職場または学校アカウント）：
- 「予定表」に移動し、「ホーム」タブから「予定表の共有」を選択します
- 相手の名前を入力し、アクセスのドロップダウンから「代理人」を選択します
- 相手がプライベートの予定を表示したりカテゴリを管理したりできるかを選び、「共有」を選択します
- 招待への返信をあなた、委任者、または両方のどちらに送るかを選択します
Sparkの場合：
- 「設定」内のSparkの「チーム」セクションでチームを設定します
- その後、受信トレイ > 任意のメール > 「割り当て」を押します
- 「自分に割り当てられた」セクションで委任されたメールを表示するには、相手のデバイスにSparkがインストールされ、相手のメールアドレスが追加されている必要があります。
Sparkのアプローチでは、待機期間がなく、アカウント全体のアクセスを管理する必要もありません。
効率的にメールを委任する方法
実際に仕事を完了させるのに必要な最小限のアクセスのみを付与しましょう。 1つのプロジェクトだけを対応する必要がある人に受信トレイ全体へのアクセスを与えるのは、必要以上のリスクにさらすことになります。
期待値を事前に設定しましょう。誰かの「代理として」返信する委任者は、最初のメッセージが送信される前にトーンと境界を知っておくべきです。クライアントが違和感のある返信を受け取った後ではなく。
数か月ごとに誰がアクセス権を持っているかを確認しましょう。人は役割が変わります。 1月には理にかなっていたアクセスが、夏には負担になっている可能性があります。
何が委任されているかの記録を残しましょう。 Sparkの割り当て追跡は、まさにこのために存在します。それがなければ、「誰がこれを対応しているのか」は、誰もすぐに答えられない問いになってしまいます。
誰かが退職したその日にアクセス権を取り消しましょう。 GmailもOutlookも、これを素早く行えます。後回しにする正当な理由はありません。