The Spark Team
Smart. Concentrazione. Email.
Posta elettronica veloce e multipiattaforma progettata per filtrare i fastidi.
Definizione
💡 Delega email: concedere a qualcun altro l'autorizzazione a leggere, inviare o gestire le tue email senza cedere la tua password. È una mossa comune per dirigenti e assistenti, anche se molti team ordinari la utilizzano.
Perché la delega email è importante per le aziende
Martedì mattina, e la casella di posta di un dirigente ha già 40 messaggi non letti prima delle nove. Dovrebbe davvero essere lui a smistarli tutti uno per uno? È esattamente il problema che risolve la delega.
Consegnare a qualcuno la tua password vera sembra la scorciatoia ovvia, ma è una cattiva idea. Ottengono tutto, i tuoi altri accessi se riutilizzi le password, tutte le impostazioni del tuo account, senza alcuna traccia di ciò che hanno fatto loro rispetto a ciò che hai fatto tu. La delega è la versione noiosa e corretta della stessa idea. Gmail limita gli account personali a 10 delegati, e ciascuno può leggere, inviare ed eliminare le email per tuo conto, ma non può toccare la tua password né le impostazioni del tuo Account Google.
I client email come Spark costruiscono una versione di tutto ciò per i team: assegna un'email a un collega, imposta una scadenza e ricevi una notifica quando è stata gestita. È una delega con una traccia documentata, il che conta più di quanto le persone si aspettino, finché qualcuno non chiede "aspetta, chi doveva rispondere a questa?"
Chi la usa? I dirigenti che si appoggiano a un assistente, ovviamente. Ma anche i piccoli team che coprono qualcuno assente per malattia, o un professionista impegnato che mantiene la comunicazione esterna in movimento senza vivere nella propria casella di posta tutto il giorno.
Come funziona davvero la delega
Qui ci sono alcune varianti, e non sono identiche.
L'accesso in lettura e risposta è la configurazione più comune: il tuo delegato vede le email in arrivo e risponde per tuo conto, e i destinatari solitamente vedono da quale account è stata effettivamente inviata.
L'accesso a livelli di autorizzazione va oltre. Outlook, ad esempio, offre tre livelli: Revisore (sola lettura), Autore (lettura, più la creazione dei propri elementi) ed Editor (tutto ciò, più la modifica di quanto hai creato tu).
La delega basata sull'assegnazione, l'approccio di Spark, evita del tutto l'accesso generale all'account. Invece di aprire tutta la tua casella di posta, assegni le singole email a un collega, una alla volta. Meno potente in un certo senso. Molto più preciso in un altro, poiché nessuno finisce per avere accesso a messaggi che non era mai suo compito gestire.
La delega dell'intera casella di posta è più veloce da configurare. L'assegnazione per singolo messaggio è più sicura quando vuoi delegare solo cose specifiche.
Configurare la delega email
La configurazione appare diversa ovunque, e un paio di queste richiedono più che cliccare semplicemente un pulsante nelle tue impostazioni.
In Gmail:
- Apri Gmail su un computer (i delegati non possono essere aggiunti dall'app), vai su Impostazioni, quindi Visualizza tutte le impostazioni
- Apri la scheda Account e importazione e, sotto "Concedi l'accesso al tuo account", clicca su Aggiungi un altro account
- Inserisci l'email del tuo delegato e invia l'invito. Ma nota che l'attivazione può richiedere fino a 24 ore, e l'invito scade dopo una settimana se non riceve risposta
In Outlook (nuovo Outlook, account di lavoro o della scuola):
- Vai su Calendario, quindi seleziona Condividi calendario dalla scheda Home
- Inserisci il nome della persona, quindi scegli Delegato dal menu a discesa degli accessi
- Scegli se possono vedere gli eventi privati o gestire le categorie, quindi seleziona Condividi
- Scegli se le risposte agli inviti vanno a te, al tuo delegato o a entrambi
In Spark:
- Configura un team nella sezione Team di Spark nelle Preferenze
- Dopodiché, apri la tua casella di posta > qualsiasi email > premi Assegna
- Devi avere Spark installato sul loro dispositivo con il loro indirizzo email aggiunto per vedere l'email delegata nella sezione Assegnate a me.
L'approccio di Spark significa che non c'è alcun periodo di attesa né alcun accesso a livello di account da gestire.
Come delegare le email in modo efficiente
Concedi l'accesso minimo che consente effettivamente di portare a termine il lavoro. L'accesso all'intera casella di posta per qualcuno che deve gestire solo un progetto è un'esposizione maggiore di quanto ti serva.
Stabilisci le aspettative fin dall'inizio. Un delegato che risponde "per conto di" qualcuno dovrebbe conoscere il tono e i limiti prima che parta il primo messaggio, non dopo che un cliente riceve una risposta che suona strana.
Rivedi chi ha accesso ogni pochi mesi. Le persone cambiano ruolo. Un accesso che aveva senso a gennaio può diventare un rischio in estate.
Tieni traccia di ciò che viene delegato. Il monitoraggio delle assegnazioni di Spark esiste proprio per questo. Senza di esso, "chi se ne sta occupando" diventa una domanda a cui nessuno può rispondere velocemente.
Revoca l'accesso lo stesso giorno in cui qualcuno se ne va. Sia Gmail che Outlook rendono l'operazione rapida. Non c'è alcun buon motivo per rimandarlo a dopo.