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Definición
💡 Delegación de correo electrónico: dar a otra persona permiso para leer, enviar o gestionar tu correo electrónico sin entregar tu contraseña. Es una práctica habitual para ejecutivos y asistentes, aunque muchos equipos normales también la usan.
Por qué la delegación de correo electrónico es importante para las empresas
Martes por la mañana, y la bandeja de entrada de un ejecutivo ya tiene 40 mensajes sin leer antes de las nueve. ¿De verdad debería ser esa persona quien clasifique cada uno de ellos por sí misma? Ese es exactamente el problema que resuelve la delegación.
Entregar tu contraseña real parece el atajo obvio, pero es uno malo. Obtienen todo: tus otros inicios de sesión si reutilizas contraseñas, la configuración completa de tu cuenta, sin ningún registro de lo que hicieron ellos frente a lo que hiciste tú. La delegación es la versión aburrida y correcta de la misma idea. Gmail limita las cuentas personales a 10 delegados, y cada uno puede leer, enviar y eliminar correo en tu nombre, pero no pueden tocar tu contraseña ni la configuración de tu cuenta de Google.
Los clientes de correo como Spark crean una versión de esto para equipos: asigna un correo a un compañero, establece una fecha límite y recibe una notificación cuando se resuelva. Es delegación con un rastro documental, lo que importa más de lo que la gente espera hasta que alguien pregunta: «espera, ¿quién se suponía que debía responder esto?»
¿Quién usa esto? Los ejecutivos que se apoyan en un asistente, obviamente. Pero también equipos pequeños que cubren a alguien que está de baja por enfermedad, o un profesional ocupado que mantiene la comunicación externa en marcha sin vivir en su bandeja de entrada todo el día.
Cómo funciona realmente la delegación
Aquí tienes varias modalidades, y no son idénticas.
El acceso de lectura y respuesta es la configuración más común: tu delegado ve el correo entrante y responde en tu nombre, y los destinatarios normalmente ven qué cuenta lo envió realmente.
El acceso con niveles de permisos va más allá. Outlook, por ejemplo, ofrece tres niveles: Revisor (solo lectura), Autor (lectura, además de crear sus propios elementos) y Editor (todo lo anterior, además de editar lo que tú creaste).
La delegación basada en asignaciones, el enfoque de Spark, omite por completo el acceso amplio a la cuenta. En lugar de abrir toda tu bandeja de entrada, asignas correos individuales a un compañero, uno a la vez. Menos potente en un sentido. Mucho más preciso en otro, ya que nadie termina con acceso a mensajes que nunca le correspondió gestionar.
La delegación completa del buzón es más rápida de configurar. La asignación por mensaje es más segura cuando solo quieres delegar cosas específicas.
Configurar la delegación de correo electrónico
La configuración se ve diferente en cada lugar, y un par de estas requieren más que solo hacer clic en un botón en tu propia configuración.
En Gmail:
- Abre Gmail en un ordenador (no se pueden añadir delegados desde la aplicación), ve a Configuración y luego a Ver toda la configuración
- Abre la pestaña Cuentas e importación y, en «Conceder acceso a tu cuenta», haz clic en Añadir otra cuenta
- Introduce el correo de tu delegado y envía la invitación. Pero ten en cuenta que puede tardar hasta 24 horas en activarse, y la invitación caduca al cabo de una semana si no se responde
En Outlook (nuevo Outlook, cuenta profesional o educativa):
- Ve a Calendario y luego selecciona Compartir calendario en la pestaña Inicio
- Introduce el nombre de la persona y luego elige Delegado en el menú desplegable de acceso
- Elige si pueden ver eventos privados o gestionar categorías, y luego selecciona Compartir
- Elige si las respuestas a las invitaciones te llegan a ti, a tu delegado o a ambos
En Spark:
- Configura un equipo en la sección Equipo de Spark en Preferencias
- Después de esto, abre tu Bandeja de entrada > cualquier correo > pulsa Asignar
- Necesitas tener Spark instalado en su dispositivo con su dirección de correo añadida para ver el correo delegado en la sección Asignados a mí.
El enfoque de Spark significa que no hay período de espera ni acceso a toda la cuenta que gestionar.
Cómo delegar correo electrónico de forma eficiente
Concede el acceso mínimo que realmente permite hacer el trabajo. El acceso completo a la bandeja de entrada para alguien que solo necesita gestionar un proyecto es más exposición de la que necesitas.
Establece expectativas desde el principio. Un delegado que responde «en nombre de» alguien debe conocer el tono y los límites antes de que salga el primer mensaje, no después de que un cliente reciba una respuesta que suene rara.
Revisa quién tiene acceso cada pocos meses. Las personas cambian de rol. El acceso que tenía sentido en enero puede ser un riesgo para el verano.
Mantén un registro de lo que se delega. El seguimiento de asignaciones de Spark existe exactamente para esto. Sin él, «quién se encarga de esto» se convierte en una pregunta que nadie puede responder rápido.
Revoca el acceso el mismo día que alguien se va. Tanto Gmail como Outlook hacen que esto sea rápido. No hay ninguna buena razón para dejarlo para después.