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Definición
💡 Adjunto: Un archivo que envías junto con un mensaje de correo electrónico. Puede ser un PDF, una imagen, una hoja de cálculo, un video, lo que sea. Viaja junto con el texto de tu mensaje y aparece para que el destinatario lo descargue o lo previsualice.
En resumen: Los adjuntos te permiten compartir archivos por correo electrónico en lugar de solo texto. Están sujetos a límites de tamaño, pueden activar filtros de seguridad y, a veces, causar problemas de entregabilidad si se manejan mal.
Por qué los adjuntos lo cambiaron todo
Originalmente, el correo electrónico era solo texto. Los adjuntos hicieron que realmente fuera útil para el trabajo.
Necesitas enviar contratos, compartir fotos, distribuir informes. Escribirlo todo en el cuerpo del correo no es práctico. Los adjuntos resuelven esto al codificar archivos en un formato que los servidores de correo pueden manejar (llamado codificación MIME) y entregarlos junto con tu mensaje.
Pero aquí está el problema: los adjuntos son una pesadilla de seguridad. Según el Informe de Investigaciones de Filtraciones de Datos de Verizon, el 96% de los ataques de phishing llegan por correo electrónico, y los adjuntos maliciosos son un vector principal. Ese documento de Word podría contener malware. Ese PDF podría estar diseñado para robar credenciales. Por eso los filtros de spam examinan los adjuntos con atención y a veces bloquean archivos legítimos.
El tamaño es el otro gran problema. La mayoría de los servidores de correo limitan los archivos adjuntos a 25 MB (tanto Gmail como Outlook usan este límite). Intentar enviar algo más grande normalmente falla, rebota o te obliga a usar enlaces en la nube en su lugar. Y aunque tu servidor permita archivos más grandes, puede que el servidor del destinatario no lo haga.
Ahora la tendencia es compartir enlaces en lugar de adjuntos reales. Los servicios en la nube como Google Drive, Dropbox o OneDrive te permiten enviar un enlace al archivo en lugar de insertarlo en el correo. Menor tamaño del mensaje, sin límites del servidor, mejor control de versiones. Técnicamente sigue siendo un flujo de trabajo con adjuntos, solo que más inteligente.
Diferentes tipos de adjuntos
Los adjuntos tradicionales son archivos que realmente incluyes con el correo electrónico. Se codifican, se envían por SMTP y el destinatario los descarga. Estos cuentan para los límites de tamaño del mensaje y aumentan el riesgo de entregabilidad del correo electrónico si son demasiado grandes o del tipo de archivo incorrecto.
Los adjuntos basados en la nube (o "compartir por enlace") en realidad no adjuntan el archivo. Tu cliente de correo electrónico lo sube a tu almacenamiento en la nube e inserta un enlace para compartir. Gmail los llama "enlaces de Drive". Outlook usa OneDrive. El destinatario hace clic en el enlace y accede al archivo en su navegador. Mucho más fiable para archivos grandes.
Los adjuntos en línea son imágenes o archivos incrustados directamente en el cuerpo del mensaje, no listados como descargas separadas. Como cuando pegas una captura de pantalla en un correo y simplemente aparece en el texto. Técnicamente sigue siendo un adjunto, pero se muestra de forma diferente. A menudo se usan en firmas de correo HTML o mensajes con formato.
Algunos sistemas también diferencian entre los adjuntos normales (que cualquiera puede ver) y los adjuntos cifrados (que requieren una contraseña o certificado para abrirse, usados en configuraciones de S/MIME). Estos últimos son poco frecuentes fuera de las industrias altamente reguladas.
Añadir archivos a tus correos electrónicos
El proceso es sencillo, pero las opciones varían según el cliente.
En Gmail:
- Haz clic en Redactar para iniciar un correo nuevo
- Haz clic en el icono del clip en la parte inferior de la ventana de redacción
- Elige Subir para adjuntar desde tu ordenador
- O haz clic en el icono de Google Drive para adjuntar desde Drive (esto crea un enlace, no un adjunto tradicional)
- Selecciona tu archivo y se subirá automáticamente
Gmail muestra una barra de progreso durante la carga. Si adjuntas algo de más de 25 MB, lo convierte automáticamente en un enlace de Drive.
En Outlook:
- Abre un mensaje nuevo
- Haz clic en el icono del clip (Adjuntar un archivo a este) en la cinta (o Insertar > Adjuntar archivo)
- Elige Examinar este equipo para archivos locales
- O selecciona Subir y compartir, o selecciona OneDrive para archivos de OneDrive
- Elige tu archivo y haz clic en subir
Outlook también te permite adjuntar correos electrónicos como archivos, lo cual es sorprendentemente útil para reenviar varios mensajes como un solo paquete.
En Spark (macOS):
- Mientras escribes o respondes a un correo, haz clic en el clip de la parte superior derecha.
- Haz clic en Adjunto y elige los archivos que quieras adjuntar. Para seleccionar varios archivos a la vez, mantén pulsada la tecla Cmd.
- Haz clic en Abrir.
- Nota: El tamaño total de los adjuntos debe ser inferior a 25 MB. Si tus archivos son más grandes, te recomendamos subirlos a un almacenamiento en la nube y pegar el enlace en tu correo. Como alternativa, puedes usar Spark Cloud en un dispositivo móvil para subir adjuntos grandes a un correo electrónico.
Consulta con más detalle cómo añadir un adjunto a un correo electrónico con Spark o cómo añadir un adjunto en diferentes plataformas en nuestra página de ayuda dedicada: https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email
Qué hacer y qué no hacer con los adjuntos
Comprueba el tamaño del archivo antes de enviarlo. Si supera los 10 MB, considera seriamente usar un enlace en la nube en su lugar. Los adjuntos grandes ralentizan el envío, tardan una eternidad en descargarse para el destinatario y a menudo son bloqueados por filtros de seguridad. Menos de 5 MB es lo ideal.
Comprime varios archivos. Enviar siete adjuntos por separado se ve desordenado y aumenta las probabilidades de que alguien pase por alto uno. Comprímelos en un solo archivo .zip. Más limpio, más pequeño, más fácil de gestionar.
Usa nombres de archivo descriptivos. No adjuntes "Document1.pdf" o "IMG_2847.jpg". Cámbiale el nombre a algo útil como "Q4_Budget_Proposal.pdf" o "Office_Floor_Plan.jpg". Tu destinatario te lo agradecerá.
Escanéalo primero en busca de virus. Aunque estés 100% seguro de que tu archivo es seguro, haz un análisis rápido de virus antes de enviarlo. La empresa del destinatario podría bloquearlo si su software de seguridad lo marca, y parecerás descuidado si envías malware por accidente.
Evita los archivos ejecutables. .exe, .bat, .com, .scr. Estos tipos de archivo son bloqueados por casi todos los sistemas de correo corporativos porque son métodos comunes de distribución de malware. Si de verdad tienes que enviar archivos ejecutables, comprímelos en un archivo ZIP con contraseña y envía la contraseña por separado.
Avisa a las personas sobre los adjuntos grandes. Si vas a enviar algo cercano al límite de 25 MB, avisa al destinatario con antelación. "Te envío el archivo de video completo, pesa unos 20 MB" en el cuerpo del correo establece expectativas y evita que piensen que el correo está fallando cuando tarda un poco en descargarse.
No uses adjuntos para información sensible. Los adjuntos sin cifrar no son seguros. Si vas a enviar datos financieros, información personal o documentos confidenciales, usa cifrado de extremo a extremo o un servicio seguro de intercambio de archivos con controles de acceso.
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