Allegato

In breve: gli allegati ti permettono di condividere file via email invece del solo testo. Sono soggetti a limiti di dimensione, possono attivare filtri di sicurezza e talvolta causare problemi di recapito se gestiti male.

Perché gli allegati hanno cambiato tutto

In origine l'email era solo testo. Gli allegati l'hanno resa davvero utile per il lavoro.

Devi inviare contratti, condividere foto, distribuire report. Scrivere tutto nel corpo dell'email non è pratico. Gli allegati risolvono questo problema codificando i file in un formato che i server email possono gestire (chiamato codifica MIME) e consegnandoli insieme al tuo messaggio.

Ma ecco il problema: gli allegati sono un incubo per la sicurezza. Secondo il Data Breach Investigations Report di Verizon, il 96% degli attacchi di phishing arriva via email e gli allegati dannosi sono uno dei principali vettori. Quel documento Word potrebbe contenere malware. Quel PDF potrebbe essere progettato per rubare credenziali. Per questo i filtri antispam esaminano attentamente gli allegati e a volte bloccano file legittimi.

Le dimensioni sono l'altro grande problema. La maggior parte dei server di posta elettronica limita gli allegati a 25 MB (sia Gmail sia Outlook usano questo limite). Tentare di inviare qualcosa di più grande di solito fallisce, torna indietro o ti costringe a usare invece link cloud. E anche se il tuo server consente file più grandi, quello del destinatario potrebbe non farlo. 

La tendenza attuale è condividere link invece di allegati veri e propri. Servizi cloud come Google Drive, Dropbox o OneDrive ti permettono di inviare un link al file invece di incorporarlo nell'email. Messaggio più piccolo, nessun limite del server, migliore controllo delle versioni. Tecnicamente è ancora un flusso di lavoro con allegati, solo più intelligente.

Diversi tipi di allegati

Gli allegati tradizionali sono file che includi effettivamente nell'email. Vengono codificati, inviati tramite SMTP e scaricati dal destinatario. Rientrano nei limiti di dimensione del messaggio e aumentano il rischio di recapito delle email se sono troppo grandi o del tipo di file sbagliato.

Gli allegati basati su cloud (o "condivisione tramite link") in realtà non allegano il file. Il tuo client email lo carica nel tuo archivio cloud e inserisce un link condivisibile. Gmail li chiama "link di Drive". Outlook usa OneDrive. Il destinatario fa clic sul link e accede al file nel browser. Molto più affidabili per i file di grandi dimensioni.

Gli allegati inline sono immagini o file incorporati direttamente nel corpo del messaggio, non elencati come download separati. Come quando incolli uno screenshot in un'email e appare direttamente nel testo. Tecnicamente è ancora un allegato, ma visualizzato in modo diverso. Spesso usati nelle firme delle email HTML o nei messaggi formattati.

Alcuni sistemi distinguono anche tra allegati normali (che tutti possono vedere) e allegati crittografati (che richiedono una password o un certificato per essere aperti, usati nelle configurazioni S/MIME). Questi ultimi sono rari al di fuori dei settori altamente regolamentati.

Aggiungere file alle tue email

Il processo è semplice, ma le opzioni variano in base al client.

In Gmail:

• Fai clic su Scrivi per iniziare una nuova email
• Fai clic sull'icona della graffetta in fondo alla finestra di composizione
• Scegli Carica per allegare dal tuo computer
• Oppure fai clic sull'icona di Google Drive per allegare da Drive (questo crea un link, non un allegato tradizionale)
• Seleziona il file e verrà caricato automaticamente

Gmail mostra una barra di avanzamento durante il caricamento. Se alleghi qualcosa che supera i 25 MB, viene automaticamente convertito in un link di Drive.

In Outlook:

• Apri un nuovo messaggio
• Fai clic sull'icona della graffetta (Allega un file a questo messaggio) nella barra multifunzione (oppure Inserisci > Allega file)
• Scegli Sfoglia questo computer per i file locali
• Oppure seleziona Carica e condividi, oppure seleziona OneDrive per i file OneDrive
• Scegli il file e fai clic su Carica

Outlook ti permette anche di allegare email come file, cosa stranamente utile per inoltrare più messaggi come un unico pacchetto.

In Spark (macOS):

• Mentre scrivi o rispondi a un'email, fai clic sulla graffetta in alto a destra.
• Fai clic su Allegato e scegli i file che desideri allegare. Per selezionare più file contemporaneamente, tieni premuto Cmd.
• Fai clic su Apri.
• Nota: la dimensione totale degli allegati deve essere inferiore a 25 MB. Se i tuoi file sono più grandi, ti consigliamo di caricarli in uno spazio di archiviazione cloud e incollare il link nella tua email. In alternativa, puoi usare Spark Cloud su un dispositivo mobile per caricare allegati di grandi dimensioni in un'email.

Scopri più in dettaglio come aggiungere un allegato a un'email con Spark o come aggiungere un allegato su diverse piattaforme nella nostra pagina di assistenza dedicata: https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email

Cosa fare e cosa non fare con gli allegati

Controlla la dimensione del file prima di inviarlo. Se supera i 10 MB, valuta seriamente di usare invece un link cloud. Gli allegati grandi rallentano l'invio, richiedono molto tempo per essere scaricati dal destinatario e spesso vengono bloccati dai filtri di sicurezza. Sotto i 5 MB è l'ideale.

Comprimi più file. Inviare sette allegati separati appare disordinato e aumenta le probabilità che qualcuno se ne perda uno. Comprimili in un unico file .zip. Più ordinato, più piccolo, più facile da gestire.

Usa nomi file descrittivi. Non allegare "Document1.pdf" o "IMG_2847.jpg". Rinominalo con qualcosa di utile come "Q4_Budget_Proposal.pdf" o "Office_Floor_Plan.jpg". Il destinatario ti ringrazierà.

Esegui prima una scansione antivirus. Anche se sei sicuro al 100% che il file sia sicuro, esegui una rapida scansione antivirus prima di inviarlo. L'azienda del destinatario potrebbe bloccarlo se il suo software di sicurezza lo segnala, e sembrerai negligente se invii malware per sbaglio.

Evita i file eseguibili. .exe, .bat, .com, .scr. Questi tipi di file vengono bloccati da quasi tutti i sistemi email aziendali perché sono metodi comuni di diffusione del malware. Se devi assolutamente inviare file eseguibili, comprimili in un file ZIP protetto da password e invia la password separatamente.

Avvisa le persone degli allegati di grandi dimensioni. Se stai inviando qualcosa vicino al limite di 25 MB, avvisa il destinatario. "Ti invio il file video completo, pesa circa 20 MB" nel corpo dell'email aiuta a impostare le aspettative ed evita che il destinatario pensi che l'email sia rotta quando il download richiede un po' di tempo.

Non usare allegati per informazioni sensibili. Gli allegati non crittografati non sono sicuri. Se stai inviando dati finanziari, informazioni personali o documenti riservati, usa la crittografia end-to-end o un servizio sicuro di condivisione file con controlli di accesso.

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