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Definição
💡 Anexo: Um arquivo que você envia junto com uma mensagem de e-mail. Pode ser um PDF, imagem, planilha, vídeo, qualquer coisa. Ele vai junto com o texto da sua mensagem e aparece para o destinatário baixar ou visualizar.
Resumo: Os anexos permitem que você compartilhe arquivos por e-mail, em vez de apenas texto. Eles estão sujeitos a limites de tamanho, podem acionar filtros de segurança e às vezes causar problemas de entregabilidade se forem mal gerenciados.
Por que os anexos mudaram tudo
O e-mail era originalmente apenas texto. Os anexos o tornaram realmente útil para o trabalho.
Você precisa enviar contratos, compartilhar fotos, distribuir relatórios. Digitar tudo no corpo do e-mail não é prático. Os anexos resolvem isso codificando arquivos em um formato que os servidores de e-mail conseguem processar (chamado de codificação MIME) e entregando-os junto com a sua mensagem.
Mas aqui está o problema: anexos são um pesadelo de segurança. De acordo com o Relatório de Investigações de Violações de Dados da Verizon, 96% dos ataques de phishing chegam por e-mail, e anexos maliciosos são um dos principais vetores. Esse documento do Word pode conter malware. Esse PDF pode ter sido projetado para roubar credenciais. É por isso que os filtros de spam analisam anexos com tanta atenção e às vezes bloqueiam arquivos legítimos.
O tamanho é o outro grande problema. A maioria dos servidores de e-mail limita os anexos a 25 MB (Gmail e Outlook usam esse limite). Tentar enviar algo maior geralmente falha, retorna ou obriga você a usar links na nuvem em vez disso. E mesmo que o seu servidor permita arquivos maiores, o servidor do destinatário pode não permitir.
A mudança agora é para compartilhar links em vez de anexos reais. Serviços em nuvem como Google Drive, Dropbox ou OneDrive permitem que você envie um link para o arquivo, em vez de incorporá-lo ao e-mail. Mensagem menor, sem limites de servidor, melhor controle de versão. Tecnicamente, ainda é um fluxo de trabalho com anexos, só que mais inteligente.
Diferentes tipos de anexo
Anexos tradicionais são arquivos que você realmente inclui no e-mail. Eles são codificados, enviados por SMTP e baixados pelo destinatário. Eles contam para os limites de tamanho da mensagem e aumentam o risco de entregabilidade de e-mail se forem grandes demais ou do tipo de arquivo errado.
Anexos baseados em nuvem (ou "compartilhamento por link") na verdade não anexam o arquivo. Seu cliente de e-mail faz upload dele para o seu armazenamento em nuvem e insere um link compartilhável. O Gmail chama isso de "links do Drive". O Outlook usa o OneDrive. O destinatário clica no link e acessa o arquivo no navegador. Muito mais confiável para arquivos grandes.
Anexos embutidos são imagens ou arquivos incorporados diretamente no corpo da mensagem, não listados como downloads separados. Como quando você cola uma captura de tela em um e-mail e ela simplesmente aparece no texto. Tecnicamente ainda é um anexo, mas exibido de forma diferente. Frequentemente usados em assinaturas de e-mail HTML ou mensagens formatadas.
Alguns sistemas também diferenciam entre anexos comuns (que qualquer pessoa pode ver) e anexos criptografados (que exigem uma senha ou certificado para abrir, usados em configurações de S/MIME). Este último é raro fora de setores altamente regulamentados.
Adicionar arquivos aos seus e-mails
O processo é simples, mas as opções variam conforme o cliente.
No Gmail:
- Clique em Escrever para iniciar um novo e-mail
- Clique no ícone de clipe de papel na parte inferior da janela de composição
- Escolha Fazer upload para anexar a partir do seu computador
- Ou clique no ícone do Google Drive para anexar a partir do Drive (isso cria um link, não um anexo tradicional)
- Selecione seu arquivo e ele será enviado automaticamente
O Gmail mostra uma barra de progresso durante o upload. Se você anexar algo com mais de 25 MB, ele será automaticamente convertido em um link do Drive.
No Outlook:
- Abra uma nova mensagem
- Clique no ícone de clipe de papel (Anexar um arquivo a isto) na faixa de opções (ou Inserir > Anexar Arquivo)
- Escolha Procurar neste computador para arquivos locais
- Ou selecione Upload e compartilhar, ou selecione OneDrive para arquivos do OneDrive
- Escolha seu arquivo e clique em upload
O Outlook também permite anexar e-mails como arquivos, o que é estranhamente útil para encaminhar várias mensagens como um único pacote.
No Spark (macOS):
- Ao escrever ou responder a um e-mail, clique no clipe de papel no canto superior direito.
- Clique em Anexo e escolha os arquivos que deseja anexar. Para selecionar vários arquivos de uma vez, mantenha a tecla Cmd pressionada.
- Clique em Abrir.
- Observação: O tamanho total dos anexos deve ser inferior a 25 MB. Se os seus arquivos forem maiores, recomendamos fazer upload deles para um armazenamento em nuvem e colar o link no seu e-mail. Como alternativa, você pode usar o Spark Cloud em um dispositivo móvel para enviar anexos grandes por e-mail.
Saiba em mais detalhes como adicionar um anexo a um e-mail com o Spark ou como adicionar um anexo em diferentes plataformas em nossa página de ajuda dedicada: https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email
O que fazer e o que não fazer com anexos
Verifique o tamanho do arquivo antes de enviar. Se tiver mais de 10 MB, considere seriamente usar um link na nuvem. Anexos grandes tornam o envio mais lento, demoram uma eternidade para o destinatário baixar e muitas vezes são bloqueados por filtros de segurança. Menos de 5 MB é o ideal.
Compacte vários arquivos em ZIP. Enviar sete anexos separados parece bagunçado e aumenta as chances de alguém perder um deles. Comprima-os em um único arquivo .zip. Mais limpo, menor, mais fácil de gerenciar.
Use nomes de arquivo descritivos. Não anexe "Document1.pdf" nem "IMG_2847.jpg." Renomeie para algo útil, como "Q4_Budget_Proposal.pdf" ou "Office_Floor_Plan.jpg." Seu destinatário vai agradecer.
Verifique se há vírus primeiro. Mesmo que você tenha 100% de certeza de que seu arquivo é seguro, faça uma verificação rápida de vírus antes de enviar. A empresa do destinatário pode bloqueá-lo se o software de segurança sinalizá-lo, e você parecerá descuidado se enviar malware por acidente.
Evite arquivos executáveis. .exe, .bat, .com, .scr. Esses tipos de arquivo são bloqueados por quase todos os sistemas corporativos de e-mail porque são métodos comuns de entrega de malware. Se você realmente precisar enviar arquivos executáveis, compacte-os em ZIP com uma senha e envie a senha separadamente.
Avise as pessoas sobre anexos grandes. Se você estiver enviando algo próximo do limite de 25 MB, avise o destinatário com antecedência. "Estou enviando o arquivo de vídeo completo; ele tem cerca de 20 MB" no corpo do e-mail define expectativas e evita que a pessoa pense que o e-mail está com problema quando o download demora um pouco.
Não use anexos para informações sensíveis. Anexos não criptografados não são seguros. Se você estiver enviando dados financeiros, informações pessoais ou documentos confidenciais, use criptografia de ponta a ponta ou um serviço seguro de compartilhamento de arquivos com controles de acesso.
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