Вкладення

Коротко: вкладення дають змогу надсилати файли електронною поштою, а не лише текст. На них поширюються обмеження розміру, вони можуть активувати фільтри безпеки, а іноді спричиняти проблеми з доставкою, якщо з ними неправильно поводитися.

Чому вкладення все змінили

Спочатку електронна пошта була лише текстовою. Саме вкладення зробили її справді корисною для роботи.

Потрібно надсилати контракти, ділитися фотографіями, поширювати звіти. Вводити все це в тіло листа непрактично. Вкладення розв’язують цю проблему, кодуванням перетворюючи файли у формат, який можуть обробляти поштові сервери (це називається кодуванням MIME) і доставляючи їх разом із вашим повідомленням.

Але є проблема: вкладення — це кошмар для безпеки. Згідно з звітом Verizon Data Breach Investigations Report, 96% фішингових атак надходять електронною поштою, і шкідливі вкладення є одним з основних векторів. У тому документі Word може бути шкідливе ПЗ. Цей PDF може бути створений для викрадення облікових даних. Саме тому спам-фільтри так ретельно перевіряють вкладення й іноді блокують легітимні файли.

Розмір — інша велика проблема. Більшість поштових серверів обмежують розмір вкладень до 25 МБ (і Gmail, і Outlook використовують саме цей ліміт). Спроба надіслати щось більше зазвичай завершується невдачею, поверненням листа або змушує натомість використовувати хмарні посилання. І навіть якщо ваш сервер дозволяє більші файли, сервер одержувача може їх не прийняти. 

Зараз тенденція полягає в тому, щоб ділитися посиланнями замість фактичних вкладень. Хмарні сервіси, як-от Google Drive, Dropbox чи OneDrive, дають змогу надсилати посилання на файл замість вбудовування його в електронний лист. Менший розмір повідомлення, жодних серверних обмежень, кращий контроль версій. Технічно це все ще сценарій роботи з вкладеннями, просто розумніший.

Різні типи вкладень

Традиційні вкладення — це файли, які ви фактично додаєте до електронного листа. Вони кодуються, надсилаються через SMTP і завантажуються одержувачем. Вони враховуються в обмеженні розміру повідомлення й підвищують ризик доставлюваності електронної пошти, якщо вони занадто великі або мають неправильний тип файлу.

Хмарні вкладення (або "спільний доступ через посилання") фактично не прикріплюють файл. Ваш поштовий клієнт завантажує його у ваше хмарне сховище та вставляє посилання для спільного доступу. У Gmail вони називаються "посиланнями Drive". Outlook використовує OneDrive. Одержувач натискає посилання та відкриває файл у своєму браузері. Набагато надійніше для великих файлів.

Вбудовані вкладення — це зображення або файли, вбудовані безпосередньо в тіло повідомлення, а не перелічені як окремі завантаження. Наприклад, коли ви вставляєте знімок екрана в лист, і він просто з’являється в тексті. Технічно це все ще вкладення, але воно відображається інакше. Часто використовується в HTML-листах, підписах або форматованих повідомленнях.

Деякі системи також розрізняють звичайні вкладення (які може бачити будь-хто) і зашифровані вкладення (для відкриття яких потрібен пароль або сертифікат; вони використовуються в конфігураціях S/MIME). Останні рідко зустрічаються поза межами суворо регульованих галузей.

Додавання файлів до листів

Процес простий, але варіанти залежать від клієнта.

У Gmail:

• Натисніть Написати, щоб створити новий лист
• Натисніть значок скріпки внизу вікна створення листа
• Виберіть Завантажити, щоб прикріпити файл із комп’ютера
• Або натисніть значок Google Drive, щоб додати файл із Drive (це створює посилання, а не традиційне вкладення)
• Виберіть файл, і він завантажиться автоматично

Під час завантаження Gmail показує індикатор прогресу. Якщо ви прикріплюєте щось понад 25 МБ, система автоматично перетворює це на посилання Drive.

В Outlook:

• Відкрийте нове повідомлення
• Натисніть значок скріпки (Прикріпити файл до цього) на стрічці (або Вставка > Прикріпити файл)
• Виберіть Огляд цього комп’ютера для локальних файлів
• Або виберіть Upload and share, або виберіть OneDrive для файлів OneDrive
• Виберіть файл і натисніть Завантажити

Outlook також дає змогу прикріплювати листи як файли, що напрочуд зручно для пересилання кількох повідомлень як одного пакета.

У Spark (macOS):

• Під час написання або відповіді на лист натисніть скріпку вгорі праворуч.
• Натисніть Attachment і виберіть файли, які хочете прикріпити. Щоб вибрати кілька файлів одночасно, утримуйте Cmd.
• Натисніть Open.
• Примітка: загальний розмір вкладень має бути меншим за 25 МБ. Якщо ваші файли більші, радимо завантажити їх у хмарне сховище й вставити посилання в лист. Або ж ви можете скористатися Spark Cloud на мобільному пристрої, щоб завантажити великі вкладення до електронного листа.

Детальніше про те, як додати вкладення до листа у Spark або на інших платформах, читайте на нашій спеціальній сторінці довідки: https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email

Що варто і чого не варто робити з вкладеннями

Перевіряйте розмір файлу перед надсиланням. Якщо розмір перевищує 10 МБ, серйозно подумайте про використання хмарного посилання. Великі вкладення сповільнюють надсилання, одержувачеві потрібно дуже багато часу, щоб їх завантажити, і їх часто блокують фільтри безпеки. Менше 5 МБ — ідеально.

Заархівуйте кілька файлів у ZIP. Надсилання семи окремих вкладень виглядає безладно й збільшує ймовірність того, що хтось пропустить одне з них. Стисніть їх в один файл .zip. Охайніше, менше, простіше керувати.

Використовуйте зрозумілі назви файлів. Не прикріплюйте "Document1.pdf" або "IMG_2847.jpg". Перейменуйте його на щось корисне, наприклад "Q4_Budget_Proposal.pdf" або "Office_Floor_Plan.jpg". Одержувач буде вам вдячний.

Спочатку перевіряйте на віруси. Навіть якщо ви на 100% впевнені, що ваш файл безпечний, швидко перевірте його антивірусом перед надсиланням. Компанія одержувача може заблокувати його, якщо їхнє програмне забезпечення безпеки позначить його, а ви виглядатимете недбало, якщо випадково надішлете шкідливе ПЗ.

Уникайте виконуваних файлів. .exe, .bat, .com, .scr. Ці типи файлів блокуються майже всіма корпоративними поштовими системами, оскільки вони є поширеним способом доставки шкідливого ПЗ. Якщо вам конче потрібно надіслати виконувані файли, запакуйте їх у ZIP-архів із паролем і надішліть пароль окремо.

Попереджайте людей про великі вкладення. Якщо ви надсилаєте щось, що наближається до ліміту 25 МБ, попередьте одержувача заздалегідь. "Надсилаю вам повний відеофайл, він важить близько 20 МБ" у тексті листа формує очікування й не дає одержувачу подумати, що з листом щось не так, коли завантаження триває довго.

Не використовуйте вкладення для конфіденційної інформації. Незашифровані вкладення не є безпечними. Якщо ви надсилаєте фінансові дані, персональну інформацію або конфіденційні документи, використовуйте наскрізне шифрування або безпечний сервіс обміну файлами з контролем доступу.

Пов’язаний вміст

• Правила етикету електронної пошти для професіоналів

Пов’язані терміни

• Тип MIME
• Фішинговий електронний лист
• Доставлюваність електронної пошти
• Спам-фільтр