什么是电子邮件附件？

定义

💡 附件：你随电子邮件消息一起发送的文件。它可以是 PDF、图片、电子表格、视频，等等。它会随你的邮件正文一同发送，并显示给收件人以供下载或预览。

简而言之：附件让你可以通过电子邮件共享文件，而不只是文本。它们会受到大小限制，可能触发安全过滤器，如果处理不当，有时还会导致送达问题。

电子邮件最初只有文本。附件让它真正变得适用于工作。

你需要发送合同、分享照片、分发报告。把所有内容都打进邮件正文里并不现实。附件通过将文件编码为电子邮件服务器可处理的格式（称为 MIME 编码），并随你的消息一同传送，来解决这个问题。

但问题在于：附件在安全方面简直是一场噩梦。根据 Verizon 数据泄露调查报告，96% 的网络钓鱼攻击通过电子邮件到达，而恶意附件是主要途径之一。那个 Word 文档可能含有恶意软件。那个 PDF 可能是专门用来窃取凭据的。这就是为什么垃圾邮件过滤器会严格检查附件，并且有时会拦截合法文件。

大小是另一个大问题。大多数邮件服务器将附件大小上限设为 25MB（Gmail 和 Outlook 都使用这个限制）。尝试发送更大的文件通常会失败、被退回，或者迫使你改用云链接。而且即使你的服务器允许更大的文件，收件人的服务器也未必允许。

现在的趋势是分享链接，而不是发送实际附件。 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 等云服务让你发送文件链接，而不是将文件嵌入电子邮件中。邮件体积更小，没有服务器限制，版本控制也更好。从技术上讲仍然是附件工作流，只是更聪明。

传统附件是你实际随邮件一起附上的文件。它们会被编码，通过 SMTP 发送，并由收件人下载。这些会计入邮件大小限制，如果文件过大或文件类型不合适，还会增加邮件送达率风险。

基于云的附件（或“链接共享”）实际上并不会附加文件本身。你的电子邮件客户端会将其上传到云存储，并插入一个可共享链接。 Gmail 将这些称为“Drive 链接”。 Outlook 使用 OneDrive。收件人点击链接后，就能在浏览器中访问该文件。对于大文件来说可靠得多。

内联附件是直接嵌入邮件正文中的图片或文件，不会列为单独下载项。就像你把截图粘贴进邮件里，它会直接显示在正文中。从技术上讲它仍然是附件，只是显示方式不同。常用于 HTML 电子邮件签名或带格式的邮件中。

一些系统还会区分 普通附件（任何人都能看到）和 加密附件（需要密码或证书才能打开，用于 S/MIME 设置中）。后者在高度受监管行业之外较为少见。

过程很简单，但不同客户端的选项有所不同。

Gmail 会在上传时显示进度条。如果你添加的文件超过 25MB，它会自动改为 Drive 链接。

Outlook 还允许你将电子邮件作为文件附加，这对于把多封邮件作为一个包转发时非常实用。

在撰写或回复邮件时，点击右上角的回形针。
点击 Attachment，然后选择你想要附加的文件。要一次选择多个文件，请按住 Cmd。
点击 Open。
注意：附件总大小应小于 25 MB。如果文件更大，我们建议你先将其上传到云存储，再把链接粘贴到邮件中。另外，你也可以在移动设备上使用 Spark Cloud 将大附件上传到电子邮件中。

想进一步了解如何使用 Spark 为电子邮件添加附件，或如何在不同平台上添加附件，请访问我们的专门帮助页面：https://sparkmailapp.com/help/sending-emails/attach-a-file-to-an-email

发送前检查文件大小。如果超过 10MB，请认真考虑改用云链接。大附件会拖慢发送速度，让收件人下载很久，而且常常会被安全过滤器拦截。低于 5MB 最理想。

将多个文件打包为 Zip。发送七个单独的附件看起来很乱，也更容易让人漏掉其中一个。将它们压缩成一个 .zip 文件。更整洁、更小、更易管理。

使用有说明性的文件名。不要附加“Document1.pdf”或“IMG_2847.jpg”。把它重命名为更有用的名称，比如“Q4_Budget_Proposal.pdf”或“Office_Floor_Plan.jpg”。收件人会感谢你的。

先扫描病毒。 即使你 100% 确信文件是安全的，发送前也要快速进行一次病毒扫描。如果收件人公司的安全软件将其标记，他们的系统可能会拦截它；而如果你不小心发出了恶意软件，看起来也会很不专业。

避免发送可执行文件。 .exe、.bat、.com、.scr。 这些文件类型几乎会被所有企业邮件系统拦截，因为它们是常见的恶意软件传播方式。如果你非发可执行文件不可，请先将其压缩为带密码的 zip 文件，并单独发送密码。

提前告知对方有大附件。如果你发送的内容接近 25MB 限制，请提前提醒收件人。在邮件正文中写上“给你发送完整的视频文件，大约 20MB”，可以帮助对方有心理预期，避免他们因下载较慢而以为邮件坏了。

不要用附件发送敏感信息。未加密的附件并不安全。如果你要发送财务数据、个人信息或机密文件，请使用端到端加密或带有访问控制的安全文件共享服务。