Como o Spark +AI opera como seu assistente pessoal de e-mail

Um assistente de e-mail com IA é uma ferramenta essencial para profissionais que buscam otimizar seu tempo e reduzir tarefas repetitivas nas tarefas de e-mail. Esses assistentes utilizam-se do avanço nos modelos de linguagem para fornecerem sugestões inteligentes de escrita, correções gramaticais, reformulações mais claras, além da garantia de um tom mais polido. Com o Spark +AI, é possível superar seu bloqueio criativo, beneficiando-se de uma experiência otimizada com e-mail e possibilitando uma comunicação mais refinada. 

O Spark +AI representa um divisor de águas no gerenciamento eficiente de tarefas repetitivas e na elaboração de e-mails mais profissionais e cordiais. Ao simplificar suas tarefas de e-mail, você aumentará sua produtividade, eliminando pormenores desnecessários e reduzindo o tempo gasto com e-mails banais. Neste artigo, você encontrará inúmeras dicas sobre como otimizar as ferramentas do Spark +AI, além dos exemplos de prompts (solicitações) que fornecerão os melhores resultados.

Meu Estilo de Escrita +AI

O Meu Estilo de Escrita o ajudará a redigir e-mails em seu tom exclusivo, tornando o Spark +AI um assistente de escrita mais pessoal e eficiente. Ele se ajusta às suas saudações preferidas, assinaturas, ao ritmo do e-mail e às expressões mais usadas - o que é particularmente útil se você trabalha em uma área técnica ou possui um vocabulário específico.

Por padrão, o Spark utiliza um tom e tamanho pré-selecionados, mas você poderá habilitar o Meu Estilo de Escrita a qualquer momento nos Ajustes ou na instalação. Quando habilitado, ele analisará alguns e-mails recentes (de preferência com mais de 300 caracteres), aprenderá seu estilo e o aplicará a todos os seus novos rascunhos, seguindo os padrões de privacidade do Azure OpenAI. Você poderá revisar ou atualizar esses exemplos de e-mails pelo Spark +AI -> Assistente de Escrita -> Ajustes do Meu Estilo de Escrita.

Esta atualização assegurará que o Meu Estilo de Escrita capte a maneira única como você se expressa, permitindo que as mensagens soem autênticas em todos os seus e-mails, mesmo durante os períodos agitados. Os rascunhos gerados pela IA refletirão seu tom já desde o início, diminuindo a necessidade de edições e poupando seu precioso tempo.

Resumo +AI

O gerenciamento de sua caixa de entrada de e-mail pode parecer muito trabalhoso, especialmente quando se trata de mensagens longas e tópicos extensos. Para ajudá-lo, criamos o Resumo +AI, que sintetiza e-mails e tópicos longos em informações claras e concisas, destacando seus pontos e ações principais, tudo em instantes. Você também poderá personalizar o estilo de resumo de sua preferência nos Ajustes.

Para e-mails de publicidade e boletins informativos, o Resumo +AI concentrará suas principais informações, poupando-o de ter que ler todo o seu conteúdo. Você conseguirá manter-se atualizado sobre a concorrência e os fornecedores sem gastar muito tempo, e captará o essencial dos e-mails em outros idiomas, sem a necessidade de traduzi-los na íntegra. Você também poderá habilitar o resumo automático para remetentes específicos para os quais você entenda que esse recurso será útil.

Modelos +AI

O Spark facilita a comunicação com os Modelos +AI. Chega de ficar digitando repetidamente ou vasculhando e-mails antigos em busca de referências - seus modelos serão salvos e sincronizados em todos os seus dispositivos, facilitando seu acesso e garantindo sua coerência onde quer que você esteja. O mais importante é que, com o +AI, a estrutura do modelo e os espaços reservados são adaptados automaticamente, quando solicitado, ao contexto do e-mail que está sendo respondido.

Agilize os comunicados em massa ao dispensar a necessidade de copiar e colar e-mails anteriores. O Spark +AI irá sugerir a melhor frase para seus modelos ou ajudar a personalizar as respostas com base nas mensagens recebidas. Esse recurso diminui o estresse, permitindo que você evite começar seus e-mails do zero, tornando o processo simples e eficiente.

Anotações de Reunião +AI 

O recurso Anotações de Reunião +AI possibilita que os usuários permaneçam totalmente envolvidos em suas discussões enquanto as reuniões são gravadas, transcritas e resumidas pelo Spark. Após terminar uma reunião, você poderá alternar facilmente entre as guias Transcrições, Resumos +AI e Anotações, dispensando a necessidade de anotações manuais e garantindo que nenhum detalhe seja esquecido. Ao centralizar e-mails, anotações de reuniões e calendários em um só lugar, o recurso Anotações de Reunião +AI manterá você focado no que importa, tendo sempre à mão as principais informações.

Essa atualização possibilita que você automatize suas anotações e acompanhamentos, deixando-o livre para concentrar-se nas tarefas estratégicas. Os gestores poderão documentar discussões e itens de ação com mais eficiência, otimizando os fluxos de trabalho da equipe. Os recrutadores se beneficiarão de avaliações simplificadas dos candidatos, enquanto as equipes de pesquisa de clientes obterão informações rapidamente, armazenando todas as transcrições e resumos das entrevistas em um único local. O recurso Anotações de Reunião +AI torna as anotações manuais uma coisa do passado, para que você não perca nenhum detalhe novamente.

Como aproveitar ao máximo o Spark +AI

Fizemos uma pesquisa com nossos usuários que utilizam regularmente as ferramentas do Spark +AI para que destacassem seus principais benefícios e dessem exemplos de solicitações (prompts):

Gerar um novo e-mail do zero

O Spark +AI ajuda a evitar o bloqueio criativo, fornecendo a estrutura inicial de e-mails complexos para que você prossiga a partir daí. Solicitações (prompts) mais precisas o ajudarão a ter ideias, inspirações e sugestões para a elaboração e redação de seus e-mails. Ele o ajudará a escrever mais rápido, de maneira mais eficiente e mais clara. Para gerar um rascunho de e-mail com diversas finalidades, utilize os seguintes prompts:

• Redigir mensagens sem esforço – “Escreva uma mensagem anunciando a chegada de um novo funcionário à equipe X da Empresa Y”
• Realizar consultas – “Elabore um e-mail formal, conciso e profissional, perguntando sobre possíveis oportunidades de cooperação e sugerindo uma reunião.”
• Solicitar uma reunião – “Redija um e-mail pedindo a X para agendar uma reunião para discutir planos futuros”
• Consultar sobre serviços – “Envie uma mensagem a X perguntando se eles oferecem o serviço X em minha área de atuação e qual seria o orçamento”
• Apresentar-se – “Redija um e-mail de apresentação da minha empresa de manufatura para um cliente X, especificando que queremos comprar X toneladas do produto X."

Gerar uma resposta com base no contexto  

De acordo com os usuários do Spark Mail, a IA os ajuda a economizar tempo ao redigir, responder e gerenciar e-mails. Ao inserir uma breve solicitação na janela de prompt, o Spark +AI gerará uma mensagem equivalente, porém criando uma versão mais profissional e extensa, baseando-se no contexto do e-mail inicial - isso reduz o tempo necessário para enviar e-mails e permite que você os responda rapidamente. Para responder a um e-mail com instruções ou requisitos específicos, utilize os seguintes prompts:

• Confirmar e-mails rapidamente – “Obrigado, eu responderei até sexta-feira”
• Concordar diplomaticamente – “Diga ao John que não concordo, mas irei acompanhá-lo e me comprometer”
• Confirmar interesse – “Responda que estamos interessados e ansiosos para cooperar, pergunte quais são os próximos passos”
• Abordar questões de clientes – “Responda ao cliente como gerente da loja, peça desculpas por qualquer frustração e ofereça uma solução para solucionar o problema”
• Demonstrar apoio com cautela – “Responda à Joanna expressando entusiasmo, mas mencione três problemas pontuais e ofereça ajuda para encontrar a melhor solução”

Organizando e gerenciando seu tempo

O Spark +AI ajuda os usuários a se manterem organizados, reduzindo o aborrecimento e o estresse decorrentes do trabalho em responder a e-mails padrão ou repetitivos. Assim como nas respostas rápidas, ao inserir uma breve solicitação na janela de prompt, o Spark +AI criará uma versão profissional e extensa, baseada no contexto do e-mail inicial. Para redigir convites, responder a solicitações de reunião ou anúncios, utilize as seguintes solicitações:

• Marcar compromissos facilmente – “Aceite a proposta e sugira uma ligação”
• Ajustar horários de reunião – “Responda sim, mas proponha um outro horário na terça-feira”
• Criar mensagens de convite – “Crie uma mensagem convidando a equipe de marketing para uma sessão de brainstorming sobre o tópico X na quarta-feira…”
• Expressar interesse condicional – “Informe-os que, à princípio, estou interessado, mas precisarei de mais informações sobre X ou Y”
• Acompanhar devolutivas – “Escreva um e-mail para um grupo que enviou uma avaliação, mencionando detalhes específicos da avaliação”
• Enviar convites para eventos especiais – “Gere um convite para o almoço de negócios da Mesa dos Pastores com Ps. Phil Pringle no Cafe Zuidoost, 7 de junho, às 12 horas”

Escrevendo em um estilo apropriado

Os usuários poderão digitar solicitações e deixar que o Spark +AI formule seus e-mails, garantindo que você soe mais formal ou mais amigável, o que tornará sua comunicação mais eficaz e impactante. Nos Ajustes, você poderá definir o tom de sua preferência, que será usado por padrão. Você também poderá especificar uma nuance específica de tom na janela de prompt, ajustando o tom do redator através das opções adicionais predefinidas. Você também poderá usar o “Meu Estilo de Escrita”, que aprenderá seu estilo de redação exclusivo a partir de seus e-mails anteriores, gerando novos rascunhos com base nesse aprendizado, utilizando seu vocabulário e assinaturas habituais. Para adaptar os tons de seus e-mails, adicione o seguinte texto às suas solicitações (prompts):

• Responder positivamente com familiaridade – “Responda em um tom positivo, mantendo um estilo amigável, mas profissional.”
• Concordar amigavelmente – “Crie um e-mail positivo e alinhado com os outros e-mails do tópico.
• Ajustar o tom levemente – “Responda e torne-o mais amigável, mas mantendo-o profissional.”
• Formalizar o tom – “Reformule com um tom mais formal.”

Aprimorar um rascunho existente 

A IA ajuda os usuários na revisão de seus e-mails, corrigindo a gramática e a ortografia, traduzindo e melhorando a qualidade geral de sua redação. Embora, no momento, não haja uma ferramenta de tradução dedicada no Spark, nossos usuários poderão digitar a solicitação na janela de prompt e especificar o idioma necessário. Para revisar e fazer correções em um rascunho de e-mail, use os seguintes prompts:

• Polir o conteúdo – “Torne esta mensagem mais polida.”
• Reformular para clareza – “Reescreva este texto para aumentar sua clareza, usando um tom amigável e profissional.”
• Reformular para legibilidade – “Reformule para melhorar a legibilidade e concisão.”
• Traduzir texto – "Traduza esta mensagem para o francês formal”

Experimente o Spark +AI - seu assistente pessoal de e-mail

Experimente o Spark +AI e aumente sua produtividade com e-mails - preserve seu estilo pessoal, obtenha resumos instantâneos e mantenha a concentração com Anotações de Reunião automáticas que estarão disponíveis em breve! O Spark +AI é um conjunto de ferramentas de assistência por e-mail disponível como parte da assinatura do Spark Premium para todos os dispositivos, com uma avaliação gratuita de 7 dias. Experimente o Spark +AI agora mesmo!

Para ativar o Spark +AI, clique no seu ícone de usuário no canto inferior esquerdo do aplicativo Spark (ou ⌘ e , ) para abrir os Ajustes do Spark e selecione a seção Spark +AI. Aqui você terá a opção de ativar o Spark +AI, pesquisar com +AI, configurar o Meu Estilo de Escrita e os Comandos +AI, além de habilitar as Respostas Rápidas +AI.