Асистент електронної пошти зі штучним інтелектом є важливим інструментом для професіоналів, які прагнуть оптимізувати час і зменшити рутинні завдання з електронною поштою. Ці асистенти використовують прорив у великому мовленнєвому моделюванні, щоб запропонувати розумні поради для написання, виправлення граматики, перефразування та забезпечення ідеального тону. З Spark +AI ви можете легше писати електронні листи, значно покращити їх якість і досягти досконаліших комунікацій загалом.
Spark +AI є справжньою революцією в ефективному виконанні повторюваних завдань та створенні професійних, дружніх електронних листів. Оптимізація електронної пошти підвищує продуктивність, усуває непотрібні деталі та скорочує час, витрачений на буденні листи. У цій статті ви знайдете безліч порад, як оптимізувати інструменти Spark +AI, а також типи запитів, які дають найкращі результати.
Мій стиль письма +AI
Функція «Мій стиль письма» допомагає вам створювати електронні листи у вашому унікальному стилі, що робить Spark +AI більш персональним та ефективним асистентом. Вона підбирає ваші улюблені привітання, закінчення, ритм електронної пошти та загальноприйняті терміни – особливо корисно, якщо ви працюєте в технічній сфері або маєте улюблені вирази.
За замовчуванням Spark використовує попередньо вибраний тон і довжину, але ви можете активувати «Мій стиль письма» в будь-який час в параметрах програми або під час її першого запуску. Коли функцію активовано, вона аналізує кілька останніх електронних листів (ідеально – понад 300 символів), вивчає ваш стиль і застосовує його до всіх нових чернеток, дотримуючись стандартів конфіденційності Azure OpenAI. Ви можете переглянути або оновити ці зразки електронних листів у Spark +AI -> Асистент з написання лисів -> Мій стиль письма.
«Мій стиль письма» підлаштовується під стиль, яким ви виражаєте себе, допомагаючи вам звучати автентично в кожному електронному листі, навіть якщо ви перевантажені роботою. Шаблони, створені штучним інтелектом, «звучатимуть» у вашому тоні, зменшуючи потребу в редагуванні та заощаджуючи ваш цінний час.
Резюме +AI
Управління вашою поштовою скринькою може бути досить складним, особливо з великими повідомленнями та довгими бесідами. Щоб допомогти, ми створили «Резюме +AI», яке узагальнює довгі електронні листи та бесіди в зрозумілі, стислі тези, миттєво підкреслюючи ключові моменти та пропонуючи подальші дії. Ви також можете налаштувати свій улюблений стиль резюме в параметрах.
Для маркетингових електронних листів та розсилок функція «Резюме +AI» виділяє основну інформацію, заощаджуючи вам час на читанні всього вмісту. Ви можете залишатися в курсі новин про конкурентів чи постачальників, не витрачаючи багато часу, або зрозуміти суть електронних листів іншими мовами без потреби в повному перекладі. Ви навіть можете активувати авторезюме для конкретних відправників, якщо це необхідно.
Шаблони +AI
Spark робить спілкування легким з функцією «Шаблони +AI». Більше не потрібно повторно набирати текст чи шукати старі електронні листи, щоб скопіювати щось звідти, – ваші шаблони збережені та синхронізовані на всіх пристроях для легкого доступу й узгодженості, де б ви не були. Важливо, що завдяки +AI ваша структура шаблону та поля в ньому можуть автоматично адаптуватися відповідно до контексту електронної пошти, на яку ви відповідаєте.
Оптимізуйте масові комунікації, усуваючи необхідність копіювання-вставлення зі старих електронних листів. Spark +AI може запропонувати найкраще формулювання для ваших шаблонів або допомогти налаштувати відповіді на основі вхідних повідомлень. Ця функція зменшує стрес, дозволяючи вам уникати створення електронних листів з нуля та роблячи сам процес плавним і ефективним.
Нотатки зустрічей +AI (незабаром)
Функція «Нотатки зустрічей +AI» дозволяє користувачам повністю зосередитись на зустрічі, оскільки всі вони записуються, транскрибуються та резюмуються завдяки Spark. Після закінчення зустрічі ви можете легко перемикатися між вкладками «Стенограми», «Резюме +AI» та «Нотатки», усуваючи необхідність ручного ведення записів – жодна деталь не буде пропущена. Керуючи електронними листами, нотатками зустрічей та календарями на одній централізованій платформі, функція «Нотатки зустрічей +AI» дозволяє зосередитись на найважливішому, а також дає змогу легко переглядати важливу інформацію, коли це необхідно.
Завдяки цьому оновленню ви маєте можливість автоматизувати ведення нотаток і нагадувань, що дозволить вам зосередитись на стратегічних завданнях. Менеджери можуть більш ефективно документувати обговорення та дії, оптимізуючи робочі процеси команди. Команди з підбору персоналу швидше оцінюють кандидатів, в той час, як команди по роботі з клієнтами можуть оперативніше збирати інформацію, зберігаючи всі стенограми співбесід та резюме в одному місці. «Нотатки зустрічей +AI» залишає ручне ведення нотаток в минулому – отже, ви більше не пропустите жодної деталі.
Як отримати максимум від Spark +AI
Ми опитали наших користувачів, які регулярно використовують інструменти Spark +AI, щоб підкреслити їх основні переваги та приклади запитів:
Створення нового електронного листа з нуля
Spark +AI допомагає легше писати та створити початкову структуру для складних електронних листів, яку ви можете взяти за основу та вдосконалювати надалі. Більш точні запити можуть допомогти вам з ідеями, натхненням і пропозиціями для створення та формулювання ваших електронних листів. Це допомагає вам писати швидше, ефективніше та чіткіше. Щоб створити чернетку електронного листа для різних цілей, використовуйте наступні запити:
- Легко створюйте повідомлення – «Створи повідомлення про прихід нового працівника до команди X в компанії Y»
- Генеруйте запити – «Напиши короткий, професійний холодний електронний лист із запитом про потенційні можливості співпраці та пропозицією зустрічі»
- Запит зустрічі – «Напиши електронного листа з проханням до X запланувати зустріч для обговорення майбутніх планів»
- Запит послуг – «Надішли повідомлення X, щоб уточнити, чи пропонують вони послугу Y у моєму регіоні та яка наразі політика ціноутворення»
- Представте себе – «Напиши вступний електронний лист для мого виробничого підприємства до клієнта X, вказавши, що ми хочемо придбати Y тонн продукту R»
Генерування відповіді згідно з контекстом
Користувачі зауважили, що +AI у Spark допомагає їм заощаджувати час при складанні, відповіді та керуванні електронними листами. Вводячи короткий запит у вікно запиту, Spark +AI генеруватиме подібне повідомлення, але створюватиме розширену професійну версію на основі контексту початкового електронного листа – це скорочує час, витрачений на надсилання електронних листів і дозволяє вам швидко відповідати на них. Щоб відповісти або відреагувати на електронний лист зі специфічними інструкціями чи вимогами, використовуйте наступні запити:
- Швидко підтверджуйте електронні листи – «Дякую, я відповім до п’ятниці»
- Дипломатична згода – «Перекажіть Віталію, що я не згоден, але слідкуватиму за ситуацією і надалі»
- Підтверджуйте зацікавлення – «Напиши, що ми зацікавлені та готові до співпраці, запитай про наступні кроки»
- Розв'язуйте проблеми клієнтів – «Напиши відповідь клієнту як менеджеру магазину, вибачся за будь-які незручності та запропонуй рішення, щоб виправити ситуацію»
- Стримана підтримка – «Напиши відповідь Валентині, висловлюючи ентузіазм, але згадай три конкретні проблеми та запропонуй допомогу у знаходженні правильного рішення»
Організація та управління вашим часом
Spark +AI допомагає користувачам залишатися організованими, зменшуючи незручність і стрес, пов'язані з відповіддю на стандартні або повторювані електронні листи. У тій же ситуації, що й швидкі відповіді, вводячи короткий запит у відповідне вікно, Spark +AI створить розширену професійну версію на основі контексту початкового електронного листа. Щоб скласти запрошення, відповісти на запрошення на зустріч чи оголошення, використовуйте такі запити:
- Легко призначайте зустрічі – «Прийняти пропозицію та запропонувати дзвінок»
- Коригуйте час зустрічей – «Відповідь – так, але запропонуй інший час у вівторок»
- Створюйте повідомлення-запрошення – «Створи повідомлення-запрошення для маркетингової команди на мозковий штурм на тему X у середу…»
- Висловіть умовне зацікавлення – «Дай їм знати, що я в принципі зацікавлений, але потребую більше інформації про X або Y»
- Відповідайте на відгук – «Напиши електронний лист групі, яка надала відгук, зазначивши конкретні деталі зворотного звʼязку»
- Надсилайте запрошення на спеціальні події – «Згенеруй запрошення на бізнес-ланч для проф. Федора Проценка, 7 червня о 12: 00»
Створення листів у відповідному стилі
Користувачі можуть вводити запити та дозволяти Spark +AI формалізувати їхні електронні листи, забезпечуючи формальний або більш дружній тон, що робить спілкування більш ефективним. В параметрах ви можете встановити бажаний тон, який буде використовуватись за замовчуванням. Ви можете вказати певний нюанс тону у вікні запиту, щоб прямо налаштувати тон редактора через додаткові попередньо визначені параметри. Ви також можете використовувати функцію «Мій стиль письма», який вивчить ваш унікальний стиль написання з ваших попередніх електронних листів і створить нові чернетки на основі цих знань, використовуючи вашу типову термінологію та підписи. Щоб адаптувати тон ваших електронних листів, додайте наступний текст до ваших запитів:
- Позитивна дружня відповідь – «Відповідай в позитивному тоні, зберігаючи дружній, але професійний стиль».
- Дружня згода – «Створи позитивний електронний лист, який узгоджується з іншими в бесіді».
- Невелике регулювання тону – «Відповідай приязніше, але зберігай професійність».
- Формалізація тону – «Переформулюй в більш формальному тоні».
Вдосконалення наявних чернеток
ШІ допомагає користувачам перевіряти їх електронні листи на помилки, виправляти граматику та орфографію, перекладати та покращувати загальну якість вашого письма. Хоча в Spark наразі немає спеціалізованого інструмента для перекладу, наші користувачі можуть ввести запит у відповідному вікні та вказати бажану мову. Щоб відредагувати та внести корективи в чернетку електронного листа, використовуйте такі підказки:
- Довести до ідеалу – «Зроби це повідомлення більш досконалим».
- Переформулювання для ясності – «Перепиши, щоб було зрозуміліше у дружньому та професійному тоні».
- Переформулювання для читабельності – «Перефразуй для покращення читабельності та лаконічності».
- Переклад тексту – «Переклади це повідомлення на формальну французьку»
Досліджуйте Spark +AI та підвищуйте продуктивність вашої електронної пошти – зберігайте свій персоналізований стиль, отримуйте миттєві резюме та залишайтесь завжди зосередженими з автоматизованими нотатками зустрічей, які з’являться вже незабаром! Spark +AI – це набір інструментів для допомоги з електронною поштою, доступний в межах підписки Spark Premium на всіх пристроях, з безкоштовним 7-денним пробним періодом. Спробуйте Spark +AI вже сьогодні!
Щоб активувати Spark +AI, клацніть на значок користувача в нижньому лівому куті програми Spark (або ⌘ та ,), щоб відкрити Параметри Spark і виберіть розділ «Spark +AI». Тут ви маєте можливість активувати Spark +AI, Швидкі відповіді +AI, налаштувати Функцію «Мій стиль письма» та команди +AI.
The Readdle Team 
