Die E-Mail, wie wir Sie heute kennen, beruht auf einem veralteten Framework und hat sich im Laufe der Jahre fast nicht verändert. Eine Begriffe im Umfeld der E-Mail, die heute gängig, stammen noch aus den Tagen der papierbasierten Kommunikation. Ich bin mir sicher, dass Ihnen beispielsweise die Felder CC und BCC schon begegnet sind. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wofür CC und BCC überhaupt steht?
Wofür stehen CC und BCC bei E-Mails?
Das CC-Feld steht für Carbon Copy, während BCC für Blind Carbon Copy steht. Wenn E-Mails für Sie zunächst nichts mit Kohlenstoff ("Carbon") zu tun haben: keine Sorge! In diesem Artikel erklären wir die Ursprünge und sprechen über die Verwendung von CC und BCC.
Früher fand Kommunikation vor allem papierbasiert statt. Wer eine Kopie brauchte, hat dafür Kohlepapier zwischen zwei Blätter gelegt.
Alles, was dann auf das obere Blatt geschrieben oder getippt wurde, wurde durch das Kohlepapier auf das untere Blatt übertragen. Das untere Blatt nannte sich Durchschrift oder auf Englisch carbon copy.
Im Laufe der Jahre hat sich unsere Kommunikation mehr und mehr in Richtung E-Mail verlagert. Auch hier gibt es natürlich den Bedarf, ab und zu eine Durchschrift zu verschicken. Daher kommt das CC-Feld.
Was kann das CC-Feld?
CC steht für Carbon Copy und ermöglicht den Versand einer Kopie an jemanden, der nicht der Hauptempfänger einer E-Mail ist. Wenn Sie eine E-Mail per CC an jemanden senden, können die Empfänger sowohl im An- als auch im CC-Feld die E-Mail-Adressen der jeweils anderen sehen. Mit dem CC-Feld in E-Mails können Sie weitere Empfänger auf dem Laufenden halten.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie senden einem potenziellen Kunden eine E-Mail mit einem Projektangebot. Eine Kopie davon soll an Ihren Vorgesetzten gehen, damit alle im Bilde sind. Die Kundenandresse kommt also in das An-Feld, die Adresse Ihres Vorgesetzten in das CC-Feld.
Was kann das BCC-Feld?
BCC steht für Blind Carbon Copy. So wie CC auch, schickt BCC eine Kopie der jeweiligen E-Mail an jemanden. Anders als beim CC-Feld gibt es jedoch einen Unterschied.
Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Wenn Sie CC nutzen, sieht Ihr Kunde, dass Ihr Vorgesetzter die E-Mail ebenfalls erhalten hat. Wenn Sie das vermeiden möchten und die Empfänger unter Verschluss bleiben sollen, können Sie das BCC-Feld nutzen.
Alle E-Mail-Adressen im BCC-Feld sind unsichtbar. Die Empfänger im An- oder CC-Feld können sie nicht sehen.
Wann sollte man CC verwenden?
Mit CC können Sie einen Hauptempfänger festlegen und andere E-Mail-Adressen im CC-Feld angeben, die Teil der Konversation sein sollen. Die Verwendung empfiehlt sich in folgenden Fällen:
- Wenn Sie möchten, dass alle Empfänger sehen, wer die E-Mail noch erhalten hat.
- Wenn alle wissen sollen, wer sonst noch informiert wurde.
- Wenn Sie beispielsweise im beruflichen Umfeld für Transparenz sorgen möchten und es kein Problem ist, dass die Empfänger sich gegenseitig kennen.
Wann sollte man BCC verwenden?
Für das BCC-Feld gibt es mehrere Anwendungsfälle. Da die E-Mail-Adressen im BCC-Feld versteckt werden, bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, wie sich BCC vorteilhaft einsetzen lässt:
- Wenn Sie eine E-Mail an viele Empfänger senden müssen, ohne allen die E-Mail-Adressen aller anderen zugänglich zu machen. Diese Situation liegt beispielsweise dann vor, wenn eine Lehrerin allen Eltern einer Klasse eine E-Mail schicken möchte, aber dabei nicht alle Adressen veröffentlichen will. In diesem Fall empfiehlt es sich, ihre eigene Adresse in das "An"-Feld einzutragen und die Adressen aller Eltern in das BCC-Feld.
- Wenn Sie jemanden informieren möchten, ohne dass die ursprünglichen Empfänger das mitbekommen. Sie möchten beispielsweise eine E-Mail von Ihrem primären E-Mail-Konto aus an jemanden senden und außerdem eine Kopie der E-Mail in Ihrem zweitem E-Mail-Account speichern, ohne dessen Adresse mit dem ursprünglichen Empfänger zu teilen.
Welche Probleme gibt es bei der Verwendung von CC in E-Mails?
Das CC-Feld ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der E-Mail an einen beliebigen Empfänger Ihrer Wahl zu senden. In den meisten Fällen wird das CC-Feld verwendet, um jemanden auf dem Laufenden zu halten oder um eine E-Mail mit mehr als einer Person zu teilen. Dadurch entsteht allerdings eine tatsächliche Kopie der E-Mail auf Empfängerseite. Stellen Sie sich vor, dass Vorgesetzte bei jeder Ihrer E-Mails in CC wären. Das sorgt für einen überfüllten Posteingang.
Außerdem belegen CC-Mails unnötig viel Speicherplatz. Im Fall von Anhängen werden auch davon Kopien erstellt und zugestellt, und zwar an jeden Empfänger einzeln. Auf diese Art wird eine Menge Speicher verschwendet.
Wenn Sie einen E-Mail-Provider nutzen, der pro gesendeter E-Mail abrechnen (wie beispielsweise Amazon SES), kann das richtig ins Geld gehen. Welche Alternativen gibt es zu CC?
Was kann man anstelle von CC für E-Mails nutzen?
Eine gute Möglichkeit, für mehr Ordnung zu sorgen, ist der Wechsel zu Spark für Teams. Spark ist ein E-Mail-Client, mit dem Sie eine E-Mail mit Ihrem Team teilen können, ohne dass davon eine Kopie erstellt wird. Sie können diese E-Mail dann mit privaten Kommentaren besprechen und vermeiden zusätzliche E-Mails für Follow-ups und Nachfragen.
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The Readdle Team 