La posta elettronica come la conosciamo oggi è radicata in un framework datato ed è rimasta quasi invariata nel corso degli anni. Alcuni dei termini associati alla posta elettronica, ancora in uso oggi, sono presi in prestito dai tempi in cui la comunicazione veniva ancora effettuata utilizzando la carta. Sicuramente hai notato i campi CC e CCN durante la composizione di un'email. Sai cosa significano i campi CC e CCN?
Cosa significano CC e CCN nelle e-mail?
Il campo CC in un'email sta per Copia Carbone, mentre il campo CCN sta per Copia Carbone Nascosta. Se questi termini non hanno alcun senso per te in un'email, non preoccuparti. In questo articolo ti spiegheremo a cosa servono CC e CCN nelle email e quando usare questi campi.
Nel passato la maggior parte delle comunicazioni avveniva con la carta. Se dovevi creare una copia fisica di una lettera, dovevi inserire qualcosa noto come carta carbone tra due fogli di carta.
Così tutto ciò che avevi scritto sul foglio di carta in alto sarebbe stato impresso attraverso la carta carbone sul foglio di carta in basso. Il foglio in basso sarebbe stato la copia carbone dell'originale.
La comunicazione è pasasta dalla carta alle e-mail nel corso degli anni, ma è rimasto il concetto di «copia carbone» nell'inviare un'e-mail a qualcuno. È così che è nato il campo CC.
A cosa serve il campo CC?
CC è l'acronimo di copia carbone, e consente a qualcuno diverso dal destinatario principale di ricevere una copia dell'email. Quando invii un messaggio CC a qualcuno, i destinatari sia nel campo A che nel campo CC sono in grado di vedere gli indirizzi email degli altri. Il campo CC nell'e-mail ti consente di tenere aggiornati altri destinatari.
Supponiamo che tu stia inviando un'email a un potenziale cliente con un preventivo. Ma vuoi inviare una copia della tua email al tuo manager, in modo che sia tenuto aggiornato. In questo caso, inserirai l'indirizzo email del potenziale cliente nel campo A e l'indirizzo email del tuo manager nel campo CC .
A cosa serve il campo CCN?
CCN è l'acronimo di Copia Carbone Nascosta. Proprio come per il campo CC, il campo CCN serve per inviare una copia carbone dell'e-mail a qualcuno. Ma c'è una grande differenza.
Se usi CC, il potenziale cliente può vedere che il tuo manager è stato incluso nell'email. Ma se desideri evitarlo e mantenere privati i destinatari della copia carbone, devi utilizzare il campo CCN.
Tutti gli indirizzi email inclusi nel campo CCN vengono mantenuti nascosti, e i destinatari nei campi A e CC non sono in grado di vederli.
Quando dovresti usare CC nelle email?
Con CC puoi selezionare un destinatario principale e includere altri destinatari nel campo CC per includerli nella conversazione.
- Vuoi che tutti i destinatari vedano chi gli altri indirizzi di chi ha ricevuto l'email.
- Vuoi che tutti sappiano chi altro viene informato.
- In contesti professionali in cui la trasparenza è fondamentale e non è un problema.
Quando dovresti usare CCN nelle email?
Il campo CCN ha diversi casi d'uso. Poiché gli indirizzi email inclusi nel campo CCN rimangono nascosti, ecco alcune situazioni in cui puoi utilizzare CCN a tuo vantaggio.
- Quando devi inviare un'email a molti destinatari, ma non vuoi condividere i loro indirizzi email. Ad esempio: un'insegnante deve inviare un'email a tutti i genitori della sua classe, ma non vuole rendere pubblici tutti gli indirizzi e-mail. In questo caso può inserire il proprio indirizzo email nel campo A e tutti gli indirizzi email dei genitori nel campo CCN.
- Quando vuoi tenere aggiornato un destinatario secondario senza che il destinatario principale lo sappia. Ad esempio: vuoi inviare un'email a qualcuno dal tuo account di posta elettronica principale e vuoi anche salvare una copia dell'email nel tuo account di posta elettronica secondario senza condividerla con il destinatario originale.
Quali sono i problemi con l'uso di CC nelle email?
Il campo CC ti consente di inviare una copia dell'e-mail a qualsiasi destinatario. Nella maggior parte dei casi il campo CC viene utilizzato per tenere qualcuno aggiornato o per condividere l'email. Sfortunatamente questo crea una copia identica della stessa email nella casella di posta del destinatario. Immagina lo stato della casella di posta del tuo manager se dovessi aggiungerlo in CC a tutte le email che invii. Questo è il modo più rapido per creare confusione e caos.
Inoltre le e-mail in CC occupano anche spazio di archiviazione non necessario. Se l'email contiene allegati, le copie di tali allegati vengono create e consegnate a tutti i destinatari menzionati nei campi A e CC. Immagina quanto spazio di archiviazione viene sprecato in questo modo.
E se utilizzi un servizio di posta elettronica che addebita un costo per email inviata (come SES di Amazon), stai anche sprecando del credito per ogni destinatario menzionato nel campo CC. Quindi quali sono le alternative al CC nelle e-mail?
Quali sono le alternative a CC nelle email?
Un ottimo modo per evitare il caos generato dall'uso di CC è far passare il tuo team a Spark per Team. Spark è un incredibile client di posta elettronica che ti consente di condividere un'email con con i membri del team senza dover creare una copia aggiuntiva. Potrai discutere le email con commenti privati, evitando così la confusione delle e-mail di follow-up.
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The Readdle Team 