我们今天所熟知的电子邮件根植于过时的框架,多年来几乎没有变化。 如今仍在使用的一些与电子邮件相关的术语,都是从仍在使用纸张进行通信的时代借用过来的。 我相信您在撰写电子邮件时一定注意到了抄送和密送字段。 您是否想过 CC 和 BCC 字段的含义?
电子邮件中的抄送(CC)和密送(BCC)是什么意思?
电子邮件中的 CC 字段代表抄送,而 BCC 字段代表密送。 如果这些术语对电子邮件没有任何意义,不用担心。 在本文中,我们将解释上下文、为什么在电子邮件中需要抄送和密送,以及何时使用这些字段。
那时,大部分通信都是通过纸张完成的。 如果要制作信件的实体副本,就必须在两张纸之间插入一种叫做复写纸 的东西。
在这种安排下,您在顶层纸张上书写或键入的任何内容都会通过复写纸印在按钮纸张上。 纸张的最下面一张就被称为原件的副件。
多年来,随着通信方式从纸质慢慢转变为电子邮件,人们需要向某人发送电子邮件的 "副件"。 抄送就这样诞生了。
什么是抄送?
CC 代表复本, 允许主要收件人以外的其他人收到电子邮件的副本。 抄送电子邮件时,收件人字段和抄送字段中的收件人都能看到对方的电子邮件地址。 电子邮件中的抄送字段可让您与其他收件人保持联系。
例如,假设您正通过电子邮件向潜在客户发送项目报价。 您要将电子邮件的副本发送给您的经理,以便他们了解情况。 在这种情况下,您将在收件人 字段中输入潜在客户的电子邮件地址,并在抄送 字段中输入您经理的电子邮件地址。
什么是密送?
BCC代表 密送。 就像 CC 抄送在电子邮件中的作用一样,BCC 密送会向某人发送电子邮件的副本。 不过,与 CC 抄送不同的是,BCC 密送的工作方式有很大不同。
在抄送的情况下,潜在客户可以看到电子邮件中包含了您的经理。 为了避免出现这种情况,也就是说,如果您想让副本收件人保密,就需要使用 BCC 密送。
BCC 密送中提到的所有电子邮件地址都会被隐藏,因此收件人和抄送字段中的收件人无法看到这些地址。
何时应在电子邮件中使用抄送?
使用抄送,您可以选择主要收件人并将其他电子邮件添加到 “抄送” 字段中,以将其包含在对话中。
- 如果您希望所有收件人都能看到还有谁收到了邮件。
- 当大家都知道还有谁在知情时,这对大家都有好处。
- 在专业环境中,透明度是关键,收件人之间相互了解也没有问题。
何时应在电子邮件中使用 BCC?
BCC 字段有多种用途。 由于 BCC 字段中提到的电子邮件地址会保持私密性和隐藏性,以下是一些可以利用 BCC 为自己带来好处的例子。
- 当您需要向许多收件人发送电子邮件时,却又不能相互共享每个人的电子邮件地址。 例如,一位学校老师需要向班级的所有家长发送电子邮件,但又不想公开所有的电子邮件地址。 在这种情况下,她可以在 "收件人" 字段中输入自己的电子邮件地址,在 "BCC" 字段中输入所有家长的电子邮件地址。
- 当您想让某人保持联系,但又不想让原收件人知道时。 例如,您想通过主电子邮件账户向某人发送电子邮件,同时还想在副电子邮件账户中保存一份电子邮件副本,而不与原始收件人共享。
在电子邮件中使用 CC 有哪些问题?
抄送栏允许您将电子邮件副本发送给您选择的任何收件人。 在大多数情况下,抄送字段用于让某人保持联系,或与他共享同一封电子邮件。 不幸的是,这会在收件人的收件箱中创建一份相同电子邮件的字面副本。 试想一下,如果你在发送每封邮件时都抄送你的经理,他的收件箱会是什么样子。 这是让收件箱变得杂乱无章的快速方法。
不仅如此,抄送的电子邮件还会占用电子邮件账户中不必要的存储空间。 如果电子邮件有附件,则会创建这些附件的副本,并发送给 "收件人" 和 "抄送人" 字段中提到的每个收件人。 试想一下,这样会浪费多少存储空间。
最后,如果您使用的是按发送邮件收费的电子邮件服务(如亚马逊的 SES),那么您就会为抄送栏中提到的每个收件人浪费信用额度。 那么,有什么方法可以替代电子邮件中的抄送?
那么,有什么方法可以替代电子邮件中的抄送?
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