Електронна пошта, у тому вигляді, у якому ми її нині знаємо, ґрунтується на застарілих принципах і залишається майже незмінною впродовж багатьох років. Деякі терміни в електронній пошті були запозичені з тих часів, коли спілкування відбувалося за допомогою паперових листів. Напевно, ви не раз помічали поля «Копія» (СС) та «Прихована копія» (BCC) під час створення електронного листа. Але чи замислювалися ви коли-небудь над тим, що саме вони означають?
Що означають поля «Копія» та «Прихована копія» в електронному листі?
Поле «Копія» (англ. CC — Carbon Copy) перекладається як «карбонова копія», тоді як «Прихована копія» (англ. BCC — Blind Carbon Copy) перекладається як «сліпа карбонова копія». Якщо вам не знайомі значення та походження цих термінів в контексті електронного листування, не хвилюйтеся. У цій статті ми пояснимо, навіщо потрібні ці поля в електронному листі та розповімо, коли їх потрібно використовувати.
У давнину, для спілкування переважно використовували паперові листи. Щоб зробити копію листа, між двома аркушами паперу клали додатковий аркуш — копіювальний папір, відомий як «карбоновий папір» (англ. Carbon Paper).
Завдяки такій конструкції, усе, що ви писали або друкували на верхньому аркуші паперу, переносилось на нижній через копіювальний папір. Нижній аркуш паперу тоді називався «карбоновою копією» оригіналу.
З роками, коли спілкування поступово перейшло з паперового листування на електронне, виникла потреба також створювати та надсилати «копію» електронного листа. Так було створене поле «Koпія».
Для чого потрібне поле «Копія»?
«Копія» дозволяє надсилати копію електронного листа іншим особам, окрім основного одержувача. Коли ви надсилаєте копію листа, одержувачі в полях «Кому» та «Копія» можуть бачити адреси електронної пошти один одного. Ви можете використовувати поле «Копія» в електронних листах, щоб інформувати інших одержувачів про ті чи інші події.
Наприклад, уявімо, що ви надсилаєте електронного листа потенційному клієнту з вартістю проєкту. Ви хочете надіслати копію листа своєму менеджеру, щоб він також був проінформований про ваше листування. Для цього, вам слід ввести адресу електронної пошти потенційного клієнта в поле «Кому», а адресу електронної пошти вашого менеджера — у поле «Копія».
Для чого потрібне поле «Прихована копія»?
Основне призначення поля «Прихована копія» можна зрозуміти з самої назви. Подібно до поля «Копія», «Прихована копія» також надсилає копію листа інших одержувачам. Однак, ця функція має певну відмінність.
У випадку з використанням поля «Копія», потенційний клієнт може побачити, що ваш менеджер був доданий до електронного листування. Щоб уникнути цього та зберегти конфіденційність електронних адрес одержувачів, використовуйте поле «Прихована копія».
Усі адреси електронної пошти, вказані в полі «Прихована копія», залишаються прихованими, тому одержувачі в полях «Кому» й «Копія» не зможуть їх побачити.
Коли варто використовувати поле «Копія» в електронному листі?
За допомогою поля «Копія» ви можете вибрати головного одержувача і включити інші електронні адреси в поле «Копія», щоб долучити їх до розмови. Рекомендуємо використовувати в таких випадках:
- Якщо ви хочете, щоб усі отримувачі бачили, хто ще отримав електронного листа.
- Коли всім учасникам листування важливо бачити, хто ще отримує ту чи іншу інформацію.
- Якщо ви хочете забезпечити прозорість у професійному спілкуванні, де нема потреби приховувати одержувачів один від одного.
Коли варто використовувати поле «Прихована копія» в електронному листі?
Поле «Прихована копія» має безліч варіантів використання. Оскільки адреси, вказані в цьому полі, залишаються прихованими, ось кілька прикладів, коли використання поля «Прихована копія» є доцільним:
- Коли вам потрібно надіслати електронного листа багатьом одержувачам, не повідомляючи їхні адреси один одному. Наприклад, вчителю потрібно надіслати листа всім батькам свого класу, але він не хоче, щоб усі адреси були загальнодоступними. У цьому випадку вчитель може вказати свою адресу електронної пошти в полі «Кому», а всі адреси батьків — у полі «Прихована копія».
- Коли вам потрібно проінформувати додаткових одержувачів без відома основного отримувача. Наприклад, ви хочете надіслати електронного листа комусь зі свого основного облікового запису електронної пошти, а також зберегти копію листа у своєму додатковому обліковому записі, не повідомляючи його адресу одержувачу.
Які проблеми можуть виникнути під час використання поля «Копія» в електронній пошті?
Поле «Копія» дозволяє вам надсилати копію листа будь-якому одержувачу на ваш вибір. Це поле здебільшого використовується для того, аби залучити інших учасників до розмови чи надати їм доступ до одного й того ж електронного листа. На жаль, це створює точну копію того самого електронного листа в папці «Вхідні» одержувача. Уявіть собі, який вигляд матиме поштова скринька вашого менеджера, якщо ви будете додавати його в копію до кожного вихідного електронного листа. Це призведе до переповненої поштової скриньки.
До того ж електронні листи з копіями займають багато місця в поштовій скриньці. А якщо лист містить вкладення, створюються копії цих вкладень, які надсилаються кожному одержувачу, зазначеному в полях «Кому» й «Копія». Уявіть, скільки місця в сховищі витрачається даремно.
Якщо ви користуєтеся поштовим сервісом, який стягує плату за кожне відправлене повідомлення (наприклад, Amazon's SES), додавання додаткових одержувачів через поле «Копія» може призвести до непотрібних витрат. Тож які є альтернативи використання поля «Копія» в електронних листах?
Які є альтернативи використання поля «Копія» в електронній пошті?
Чудовий спосіб уникнути безладу, який створює використання поля «Копія» — перейти на Spark для команд. Spark — це неймовірний поштовий клієнт, який дозволяє ділитися листами з колегами, не створюючи додаткових копій. Ви можете обговорювати листи в приватних коментарях, тим самим уникаючи зайвого безладу, який зазвичай виникає під час пересилання численних копій.
Завантажте Spark безкоштовно та відкрийте нові можливості роботи з електронною поштою для себе та вашої команди.
The Readdle Team 