Manchmal ist es schwierig, mit mehreren Mail-Accounts gleichzeitig zu arbeiten. Das Resultat ist oft eine unordentliche, überfüllte Inbox. Mit Spark bekommen Sie Ihre Mails unter Kontrolle und müssen weniger Zeit damit verbringen, sich ablenken zu lassen. Wir zeigen Ihnen, wie ein guter Umgang mit E-Mails aussehen kann.
5 Möglichkeiten, mit Spark für bessere Gewohnheiten rund um Ihre E-Mails zu sorgen:
Nutzen Sie die Smart Inbox
Die Arbeit mit mehreren Accounts kann anstrengend sein und führt häufig dazu, dass viele Browser-Tabs geöffnet sind und es keinen einheitlichen Posteingang gibt. Spark bietet allen Accounts ein Zuhause und macht es möglich, alle E-Mails an einem Ort zu sammeln. Sie können entscheiden, ob einzelne Konten separat angezeigt werden oder eine einheitliche Inbox nutzen, die alles zusammenführt. So sind sie im Umgang mit Ihren E-Mails flexibel.
Spark bietet außerdem hilfreiche Automatisierungen und Möglichkeiten zur Personalisierung. Die Smart Inbox trennt persönliche E-Mails von Newslettern und Benachrichtigungen, damit Sie immer den Überblick haben. Natürlich können Sie selbst entscheiden, was passiert und E-Mails kategorisieren und nach Absendern gruppieren. Mit Spark wird die Verwaltung Ihrer E-Mails einfacher, organisierter und übersichtlicher, da sich alles an einem Ort abspielt.
Priorisieren Sie Ihre E-Mails
Das, was üblicherweise im Weg ist, sind unwichtige E-Mails. Eine Studie zeigt, dass 35 % der E-Mails weder bemerkt noch gelesen werden müssten – meistens sind Sie eher auf der Suche nach Informationen von einer bestimmten Person oder wichtigen Neuigkeiten und Angeboten. Genau diese Nachrichten sind es jedoch, die im Chaos untergehen, das sich auf den ersten Blick nur schwer filtern lässt. Dank der Smart Inbox von Spark gibt es eine bessere Lösung: Die Priorisierung von Absendern hebt Nachrichten von ausgewählten Kontakten hervor.
Außerdem können Sie Mails oben in der Inbox anheften, wenn es darin beispielsweise um eine anstehende Deadline geht. Und wenn eine E-Mail nicht dringlich sein sollte, können Sie sie für einen späteren Zeitpunkt in einem eigens dafür vorhandenen Ordner beiseitelegen. Besonders hilfreich bei Kommunikation, die Zeit und Ruhe braucht, damit niemand vorschnell antwortet. Mit Spark können Sie entspannt bleiben und immer sicher sein, dass wichtige Nachrichten (vielleicht eine Einladung von Richard Branson) niciht untergehen.
Bessere Gewohnheiten rund um Ihre E-Mails
Ablenkung verhindern
Natürlich kann Spark nichts gegen Tagträume tun, aber dafür umso mehr gegen unerwünschte E-Mails. Mit der Funktion namens Gatekeeper können Sie neue Absender sichten, bevor sie im Posteingang landen. Ein Pop-up zeigt einen neuen Kontakt oben in der Inbox an (zusammen mit einer Vorschau der E-Mail, damit Sie den Kontext kennen). So können Sie entscheiden, ob Sie Nachrichten von dieser Person empfangen möchten. Falls nicht, können Sie sie an Ort und Stelle blockieren.
Spark hat auch eine einfache Lösung, um Unterhaltungen zu verlassen, die nicht mehr relevant sind. Sie können Konversationen stummschalten oder sich aus langen E-Mail-Ketten entfernen, in denen Sie auf CC oder BCC gesetzt wurden. So erhalten Sie keine Mitteilungen mehr für den jeweiligen Nachrichten-Thread. Dadurch haben Sie mehr Fokus auf wichtige Mails und Unterhaltungen. Ihre Inbox wird organisierter und übersichtlicher.
Fokuszeiten blocken
Ein System für feste Zeitblöcke ist ein effektives Werkzeug für mehr Fokus und weniger Ablenkungen. Wenn Sie für bestimmte Aufgaben bestimmte Zeiten einplanen, stellen Sie sicher, dass Ihre To-do-Liste strukturiert und organisiert angegangen wird. Ohne fixe Zeiten können sich Ablenkungen voll entfalten und dazu führen, dass Aufgaben ohne eine klare Richtung abgeschlossen werden.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass Sie ein Proposal für ein anstehendes Meeting schreiben und gleichzeitig Ärger mit einem Vorgesetzten haben. In diesem Moment meldet sich ein weiterer Kollege mit einem akuten Problem oder eine Freundin erinnert Sie an etwas. Fest geplante Zeiten machen Aktivitäten in Ihrem Kalender sichtbar und sorgen dafür, dass Sie Ihre Ziele nicht aus dem Blick verlieren. Mit Spark Desktop können Sie Zeit dafür einplanen, Ihre Mails zu checken und zu ordnen, damit Sie den Rest des Tages nicht davon gestört werden.
Nehmen Sie sich Zeit
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Das sofortige Antworten auf E-Mails ist verführerisch und sorgt gleichzeitig für einen gewissen Druck, dringende Anfragen anderer immer als wichtig anzusehen. Klare Grenzen und eine gewisse Selbstfürsorge sind unentbehrlich. Wenn Sie sich Zeit für einen absichtlichen Disconnect nehmen, sinkt Ihr Burnout-Risiko, während ihre Produktivität insgesamt trotzdem ansteigt.
Der ehemalige US-Präsident Barack Obama hat darüber gesprochen, dass es drei unverrückbare Slots in seinem Tagesplan gibt: Das morgendliche Training, ein Abendessen mit seinen Töchtern und die Schlafenszeit der Familie sind nicht verhandelbar. Wenn auch Sie sich Zeit für sich selbst nehmen, sind Sie auf der Arbeit erholt und bereit, effizient an Ihren Aufgaben zu arbeiten. Der Home-Bildschirm von Spark informiert Sie mit einer Übersicht der wichtigsten E-Mails, die in Ihrer Abwesenheit eingegangen sind und verhindert effektiv das ständige Wettrennen mit dem Posteingang. Wenn Sie sich Zeit für Ihre Erholung nehmen, werden Sie langfristig produktiver und effektiver.
Smarte, fokussierte E-Mails.
Es gibt eine Menge Tipps und Strategien für mehr Produktivität, die sich jedoch nur schwer in den Alltag integrieren lassen. Mit Spark ist das Ganze mühelos. Mit einer intentionalen Herangehensweise an das Thema Produktivität bekommen Sie Ihre Inbox in den Griff und schaffen mehr Freiraum für wichtige Aufgaben. Diese Art des Umgangs mit dem Thema Produktivität findet eine Balance zwischen E-Mails und effizienter Arbeit – und zwar so, dass es auch noch Spaß macht. Spark hilft dabei, Ablenkung zu vermeiden und rundere Workflows zu finden, die den Fokus aufs Wesentliche erleichtern.
Testen Sie Spark gleich heute, damit Ihre E-Mails Ihnen nicht mehr im Weg stehen und Sie mehr Spaß damit haben.
The Readdle Team 