Es ist schwer, sich zu entschuldigen, und das Eingestehen von Fehlern ist sehr unangenehm. Dennoch versagen wir alle von Zeit zu Zeit, daher ist es wichtig, die Kunst des Entschuldigens zu beherrschen. Mit einem gut formulierten Entschuldigungsschreiben können Sie Ihre Professionalität unter Beweis stellen und den Schaden wiedergutmachen. Sich überhaupt nicht zu entschuldigen oder mit einer feigen Nicht-Entschuldigung herauszuplatzen, kann die Sache nur noch schlimmer machen.
Wie schreibt man eine Entschuldigungs-E-Mail?
- Entschuldigen Sie sich aufrichtig – Beginnen Sie Ihre E-Mail damit, dass Sie sich einfach entschuldigen, nicht mit "Es tut mir leid, aber…". Der Empfänger soll spüren, dass Sie es wirklich ernst meinen. Wenn Sie schreiben: "Es tut mir leid, dass Sie meine Worte so emotional aufgenommen haben", schieben Sie die Schuld auf die Person, der Unrecht getan wurde. Geben Sie stattdessen Ihren Fehler zu und sagen Sie: "Es tut mir leid, dass ich so beleidigende Dinge gesagt habe. Das war von meiner Seite aus völlig inakzeptabel".
- Stehen Sie zu Ihrem Fehler – Es ist schwer, die Verantwortung für Ihr Handeln zu übernehmen, aber das ist eine Eigenschaft eines echten Profis.
- Erklären Sie die Situation – Beschreiben Sie, was schief gelaufen ist. Seien Sie ehrlich und aufrichtig und vermeiden Sie die Versuchung, in die Defensive zu gehen oder Ausreden zu suchen. Erklären Sie sich kurz und gezielt.
- Schlagen Sie eine Lösung vor – Abgesehen davon, dass Sie sich entschuldigen, möchte die andere Partei – sei es Ihr Kunde, Ihr Chef oder ein Kollege – dass Sie die Situation in Ordnung bringen. Teilen Sie ihnen mit, wie Sie dies zu erreichen gedenken. Sie können auch die Maßnahmen beschreiben, die Sie ergreifen, um sicherzustellen, dass der Fehler nicht mehr vorkommt.
Vorlagen für Entschuldigungsschreiben
Wir haben einige Beispiele vorbereitet, um zu zeigen, wie ein Entschuldigungsschreiben aussehen sollte. Sie können sie gerne als Referenz verwenden, aber denken Sie daran, dass eine gute Entschuldigungs-E-Mail persönlich und speziell für jeden Empfänger gestaltet sein sollte.
1. Entschuldigungsschreiben an einen Kunden
Sehr geehrter [Name des Kunden],
ich entschuldige mich aufrichtig für die negativen Erfahrungen, die Sie mit unserem Kurier Jason gemacht haben.
Ich kann Ihre Frustration voll und ganz verstehen, als Jason das falsche Essen in einem beschädigten Paket geliefert hat und sich weigerte, Ihnen Ihr Geld zurückzugeben. Sein Verhalten war völlig inakzeptabel.
Wir von [Name des Unternehmens] haben uns zum Ziel gesetzt, dafür zu sorgen, dass Sie immer die besten Mahlzeiten der besten Restaurants der Stadt auf die schnellste und bequemste Art und Weise erhalten können. Wir tun unser Bestes, um unsere Kuriere zu schulen, damit Sie immer den besten Kundenservice erhalten. Als Jasons Vorgesetzter übernehme ich die volle Verantwortung für sein Handeln. Jason hat die Rückmeldung über sein Verhalten bereits erhalten und wird eine zusätzliche Schulung absolvieren.
Ich habe eine volle Rückerstattung für Ihre Bestellung veranlasst und Ihr Geld sollte in Kürze wieder bei Ihnen sein. Ich habe auch einen Promo-Code beigefügt, mit dem Sie bei Ihrer nächsten Bestellung 30 % Rabatt erhalten, falls Sie uns eine weitere Chance geben möchten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr vollständiger Name]
[Berufsbezeichnung]
[Kontaktinformationen]
2. Entschuldigungsschreiben an einen Chef
Sehr geehrter [Name],
bitte entschuldigen Sie meine Verspätung bei der morgendlichen Besprechung mit einem Kunden. Ich weiß, dass ich dem Kunden eine Menge Unannehmlichkeiten bereitet und Sie in eine peinliche Situation gebracht habe. Das war völlig unprofessionell von meiner Seite aus.
Aus dieser Situation habe ich eine Menge gelernt. Beim nächsten Mal werde ich das Haus 30 Minuten früher verlassen, damit ich trotz des starken Verkehrs pünktlich komme.
Ich habe mich bereits mit dem Kunden in Verbindung gesetzt, ihm alle erforderlichen Unterlagen übergeben und mich für die Verspätung entschuldigt.
Es tut mir aufrichtig leid, und ich möchte Ihnen versichern, dass dies nicht wieder vorkommen wird.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
3. Entschuldigungsschreiben an einen Kollegen
Sehr geehrter [Name],
ich möchte mich für mein Verhalten bei der heutigen Sitzung entschuldigen. Es war respektlos, Sie während Ihrer Rede zu unterbrechen, und mir ist klar, dass das, was ich gesagt habe, beleidigend war. Ich habe keine Entschuldigung für mein Verhalten.
Lassen Sie mich Ihnen versichern, dass dies nicht wieder vorkommen wird. Ich arbeite an meiner Selbstbeherrschung und meinen guten Manieren.
Es tut mir wirklich leid. Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie dieses Gespräch fortsetzen möchten.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
4. Entschuldigungsschreiben für einen Fehler
Sehr geehrter [Name],
vielen Dank, dass Sie uns wegen des Fehlers bei Ihrer Bestellung [Nummer] kontaktiert haben. Bitte entschuldigen Sie, dass wir Ihnen die falsche Größe der Turnschuhe geschickt haben. Ich kann Ihre Frustration voll und ganz verstehen.
Dieser Fehler ist auf einen technischen Fehler in unserem System zurückzuführen, von dem fast 20 % der Bestellungen betroffen waren, darunter auch Ihre. Unser Team hat dieses Problem bereits behoben und wir werden eine zusätzliche Untersuchung durchführen, um sicherzustellen, dass dies nicht noch einmal passiert.
Wir haben Ihnen bereits das neue Paar Turnschuhe in der richtigen Größe zugeschickt. Ihre Bestellung sollte in 1-2 Tagen eintreffen. Als Entschädigung für die entstandenen Unannehmlichkeiten haben wir einen 25 %-Rabattgutschein für Ihren nächsten Einkauf in unserem Shop beigelegt.
Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie irgendwelche Fragen oder Bedenken haben. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Firmenname]
[Kontaktinformationen]
5. Massenentschuldigung per E-Mail
Sehr geehrter [Name],
wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass unsere [Name der Veranstaltung] aufgrund des Ausbruchs des Coronavirus im Land abgesagt werden muss. Dies war eine schwere Entscheidung, aber die Sicherheit unserer Gäste und Redner hat für uns oberste Priorität.
Unser Team plant, die Konferenz auf ein späteres Datum in diesem Jahr zu verlegen und wir werden uns melden, sobald es Neuigkeiten zu berichten gibt. In der Zwischenzeit haben wir Ihnen die gesamten Kosten für Ihr Konferenzticket zurückerstattet. Bitte rechnen Sie mit 3-5 Werktagen, bis der Betrag auf Ihrer Karte erscheint.
Wir hoffen, Sie noch in diesem Jahr zu sehen!
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Firmenname]
[Kontaktinformationen]
Jetzt wissen Sie, wie man sich in einer E-Mail entschuldigt und haben einige Beispiele zur Inspiration. Fassen wir die wichtigsten Grundsätze für das Verfassen eines guten Entschuldigungsschreibens zusammen. Seien Sie aufrichtig und vermeiden Sie Entschuldigungen, die keine sind, übernehmen Sie die Verantwortung für Ihren Fehler, erklären Sie, was passiert ist und warum, und schlagen Sie einen Plan vor, um alles wieder in Ordnung zu bringen. Und das Wichtigste: Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen, aber es ist nicht in Ordnung, nicht aus ihnen zu lernen.