Chiedere scusa per un comportamento sbagliato è difficile, e ammettere i propri errori ci mette spesso a disagio. Ma tutti noi sbagliamo di tanto in tanto, quindi è importante imparare come chiedere scusa. Una lettera di scuse ben scritta è molto utile per dimostrare la propria professionalità e porre rimedio ai propri errori. Allo stesso tempo, non scusarsi affatto o una lettera scritta male, può peggiorare le cose.
Come scrivere una lettera di scuse
- Scusati sinceramente - Inizia la tua email dicendo semplicemente che ti dispiace. Evita frasi come "ti chiedo scusa per il mio comportamento MA...". Il destinatario deve capire che lo pensi davvero. Chiedere scusa significa non cercare di spostare la colpa sulla persona offesa, facendola sentire ancora peggio.
- Ammetti l'errore - Assumersi la responsabilità delle proprie azioni è difficile, ma è una caratteristica importante. Ammetti il tuo errore con frasi tipo: “Ti chiedo scusa per il mio comportamento”, "Mi dispiace di aver detto cose così offensive” o “È stato assolutamente inaccettabile da parte mia".
- Spiega la situazione - Descrivi cosa è andato storto con onestà e sincerità. Evitate la tentazione di metterti sulla difensiva o di trovare giustificazioni. La spiegazione deve essere breve e concisa.
- Suggerisci una soluzione - Chiedere scusa per un comportamento sbagliato non è sufficiente. L’altra persona (amico, partner, familiare, il tuo capo, un collega, un cliente) vuole che la situazione sia risolta. Fagli sapere come pensi di raggiungere questo obiettivo. Puoi anche descrivere ciò che farai per garantire che l'errore non si ripeta.
Modelli di lettera di scuse
Abbiamo preparato alcuni esempi di lettere di scuse. Usali come riferimento, ma tieni presente per chiedere scusa deve personalizzarli in base alle circostanze.
1. Chiedere scusa a un cliente
Gentile [nome del cliente],
La prego di accettare le mie più sincere scuse per l'esperienza negativa che ha avuto con il nostro corriere.
Posso comprendere appieno la sua frustrazione quando il corriere ha consegnato il pacco sbagliato e si è rifiutato di prendere in carico la merce. Il suo comportamento è stato assolutamente inaccettabile.
In [nome della società], il nostro obiettivo è assicurarci che possiate sempre ottenere il servizio migliore nel modo più veloce e conveniente. Facciamo del nostro meglio per formare i nostri corrieri. In qualità di supervisore, mi assumo la piena responsabilità dell’operato del corriere, che ha già ricevuto un feedback sul suo comportamento e riceverà un'ulteriore formazione.
Ho effettuato un rimborso completo per il suo ordine e i suoi fondi dovrebbero arrivare a breve. Ho anche incluso un codice promozionale con uno sconto del 30% per il suo prossimo ordine, sperando che voglia darci un'altra possibilità.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Titolo di lavoro]
[Dati di contatto]
2. Chiedere scusa al proprio capo
Caro/a [Nome],
La prego di accettare le mie scuse per essere arrivato in ritardo alla riunione mattutina con il cliente. Mi rendo conto di aver causato molti disagi e di averla messa in una situazione imbarazzante. È stato assolutamente poco professionale da parte mia.
Questa situazione mi ha insegnato molto. La prossima volta uscirò di casa 30 minuti prima per essere sicuro di arrivare in orario, considerando il traffico intenso.
Ho già contattato il cliente, ho condiviso tutti i documenti richiesti e ho presentato le mie scuse per l’accaduto.
Sono veramente dispiaciuto e voglio assicurarle che non accadrà più.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome].
3. Chiedere scusa a un collega
Caro/a [Nome],
Desidero scusarmi per il mio comportamento scorretto alla riunione di oggi. È stato irrispettoso interromperla durante la sua presentazione, e mi rendo conto che ciò che ho detto è stato offensivo. Non ho giustificazioni per il mio comportamento.
Sto lavorando sul rivedere le buone maniere e le assicuro che non succederà più.
Mi dispiace. Non esiti a contattarmi per continuare questa conversazione.
Cordialmente,
[Nome Cognome].
4. Chiedere scusa per un errore
Caro/a [Nome],
Ti scrivo per chiederti scusa per il mio comportamento di ieri. Non ho giustificazioni per ciò che ho detto e per i toni che ho usato.
Venivo da una giornata estremamente stressante, e la mia reazione è stata sproporzionata.
Sto cercando di migliorare il mio autocontrollo, e spero di potertelo dimostrare presto.
Spero tu voglia ricontattarmi presto per permettermi di rimediare
Un saluto,
[Il tuo nome]
[Dati di contatto]
5. Chiedere scusa a più persone
Gentili utenti,
Siamo spiacenti di informarvi che il nostro [Nome dell'evento] è stato annullato a causa dell'epidemia di coronavirus che ha colpito il Paese. È stata una decisione difficile, ma la sicurezza dei nostri ospiti e dei relatori è la nostra massima priorità.
Il nostro team sta pianificando di riprogrammare la conferenza per una data successiva e ci metteremo in contatto con voi non appena ci saranno novità da condividere. Nel frattempo, abbiamo rimborsato il costo totale del biglietto della conferenza. In 3-5 giorni lavorativi l'importo verrà visualizzato sulla vostra carta.
Ci auguriamo di rivedervi presto!
Cordiali saluti,
[Nome Cognome]
[Nome dell'azienda]
[Dati di contatto]
Ora sai come chiedere scusa per un comportamento sbagliato e hai alcuni esempi a cui ispirarti.
Riassumiamo i principi fondamentali per scrivere una buona lettera di scuse: sincerità, assumiti la responsabilità del tuo errore, spiega cosa è successo e perché, e suggerisci un piano per sistemare tutto.
E soprattutto, ricorda che è normale commettere errori, ma non è normale non imparare dai propri errori.
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