Chiedere scusa è difficile e ammettere gli errori è molto complicato. Ma tutti sbagliamo di tanto in tanto, quindi è importante sapere come chiedere scusa. Una lettera di scuse ben scritta è fondamentale per dimostrare la tua professionalità e rimediare a un errore. Non chiedere scusa o usare solo delle mezze scuse, può peggiorare le cose.
Come scrivere una lettera di scuse
- Chiedi scusa sinceramente – Inizia la tua email dicendo semplicemente che ti dispiace. E non "Mi dispiace ma...". Devi comunicare al destinatario che le tue scuse sono sentite. Scrivere "Mi dispiace che tu abbia interpretato le mie parole in questo modo" sposta la colpa sulla persona offesa e la fa sentire ancora peggio. Invece ammetti il tuo errore e dì: "Mi dispiace di aver detto queste cose. Ho sbagliato.”
- Assumiti la responsabilità del tuo errore – Assumersi la responsabilità delle proprie azioni è difficile, ma è così che fa un vero professionista.
- Spiega la situazione – Descrivi cosa è andato storto con onestà e sincerità. Evita la tentazione di chiuderti in una difesa estenuante o trovare scuse. Spiega tutto con chiarezza e in poche parole.
- Proponi una soluzione – Oltre a sapere che ti dispiace, l'interlocutore – il tuo cliente, il tuo capo o un collega – vuole che la situazione venga sistemata. Fai sapere come intendi raggiungere questo obiettivo. Puoi anche aggiungere cosa farai per assicurarti che l'errore non si ripeta.
Modelli di lettere di scuse
Abbiamo preparato alcuni esempi per farti vedere come dovrebbe essere una lettera di scuse in un ambiente di lavoro. Usa gli esempi, ma tieni presente che una buona email di scuse dovrebbe essere personalizzata per il destinatario.
1. Lettera di scuse a un cliente
Gentile [Nome cliente],
Ti prego di accettare le mie più sincere scuse per l'esperienza negativa che hai avuto con il nostro corriere.
Capisco pienamente la tua frustrazione quando hai ricevuto un pacco danneggiato. Il suo comportamento è stato inaccettabile.
In [Nome azienda] il nostro obiettivo è assicurarci che tu possa sempre ricevere i prodotti in modo veloce e conveniente. Facciamo del nostro meglio per assicurarci che i nostri corrieri possano offrire un servizio di prim'ordine. Come supervisore, mi assumo la piena responsabilità di ciò che è accaduto. Il nostro corriere ha già ricevuto il feedback sul suo comportamento e riceverà ulteriore training.
Ho effettuato un rimborso completo per il tuo ordine e i tuoi fondi dovrebbero arrivare a breve sul tuo conto corrente. Ho anche incluso un codice promozionale con uno sconto del 30% per il tuo prossimo ordine, se deciderai di darci un'altra possibilità.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome completo]
[Titolo lavorativo]
[Dettagli di contatto]
2. Lettera di scuse a un boss
Gentile [Nome],
Ti prego di accettare le mie scuse per essere arrivato in ritardo alla riunione mattutina con un cliente. Mi rendo conto di aver causato disagio e di averti messo in una situazione imbarazzante. È stato poco professionale da parte mia.
Ho imparato molto da questo episodio. La prossima volta, uscirò di casa 30 minuti prima per assicurarmi di arrivare in orario, nonostante il traffico.
Ho già contattato il cliente, ho condiviso tutti i documenti richiesti e mi sono scusato per il ritardo.
Mi dispiace davvero e voglio assicurarti che questo non accadrà di nuovo.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
3. Lettera di scuse a un collega
Gentile [Nome],
Voglio scusarmi per il mio comportamento alla riunione di oggi. È stato irrispettoso interromperti durante il tuo discorso, e mi rendo conto che quello che ho detto è stato offensivo. Non ho scusanti per il mio comportamento.
Ti assicuro che non accadrà di nuovo. Lavorerò sul mio autocontrollo e sulle buone maniere.
Mi dispiace davvero. Contattarmi se vuoi parlarne.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
4. Lettera di scuse per un errore
Gentile [Nome],
Grazie per averci contattato in riferimento all'errore con il tuo ordine [Numero]. Ti prego di accettare le nostre scuse per averti inviato la taglia sbagliata. Capiamo pienamente la tua frustrazione.
Questo errore è avvenuto a causa di un errore tecnico nel nostro sistema che ha colpito quasi il 20% degli ordini, incluso il tuo. Il nostro team ha già risolto questo problema e condurremo un'indagine aggiuntiva per assicurarci che non accada di nuovo.
Ti abbiamo già inviato un nuovo paio di sneakers con la taglia corretta. Il tuo ordine dovrebbe arrivare entro 1-2 giorni. Abbiamo anche incluso un codice sconto del 25% per il tuo prossimo acquisto per compensare il disagio causato.
Contattaci pure se hai domande o dubbi. Siamo a tua disposizione!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Nome della tua azienda]
[Dettagli di contatto]
5. Email di scuse a più persone
Gentile [Nome],
Ci dispiace informarti che il nostro [Nome evento] è stato cancellato a causa dell'epidemia di coronavirus. Questa è stata una decisione difficile, ma la sicurezza dei nostri ospiti e relatori è la nostra massima priorità.
Il nostro team sta riprogrammando la conferenza per una data successiva. Ci metteremo in contatto non appena avremo ulteriori dettagli. Ti abbiamo rimborsato l'importo totale del tuo biglietto. L'importo apparirà sulla tua carta in 3-5 giorni lavorativi.
Speriamo di rivederci presto!
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Nome della tua azienda]
[Dettagli di contatto]
Ora sai come chiedere scusa in un'email e hai alcuni esempi per ispirarti. Riassumiamo gli elementi fondamentali per scrivere una buona lettera di scuse. Usa la massima sincerità ed evita di usare mezze scuse. Assumiti la responsabilità del tuo errore. Spiega cosa è successo e perché. Proponi come rimediare. Ma soprattutto, ricorda che è normale fare errori, ma non è normale non imparare da essi.