Disculparse es difícil y admitir nuestros errores resulta muy incómodo. Aun así, todos fallamos de vez en cuando, por lo que es importante dominar el arte de pedir perdón. Una carta de disculpa bien redactada contribuye en gran medida a demostrar tu profesionalidad y a arreglar lo que se ha roto. Al mismo tiempo, no disculparse en absoluto o soltar una cobarde disculpa sin disculparse solo puede empeorar las cosas.
Cómo escribir una carta de disculpa
- Discúlpate sinceramente – Empieza tu correo electrónico diciendo simplemente que lo sientes, no "lo siento pero..." El destinatario debe sentir que lo dices de verdad. Escribir "Siento que te hayas tomado mis palabras de forma tan emocional" solo traslada la culpa a la persona agraviada y hace que se sienta aún peor. En lugar de eso, admite tu error y di: "Siento haber dicho cosas tan ofensivas. Fue totalmente inaceptable por mi parte."
- Asume tu error – Asumir la responsabilidad de tus actos es difícil, pero es un rasgo de un verdadero profesional.
- Explica la situación – Describe lo que ha ido mal. Sé honesto y sincero y evita la tentación de ponerte a la defensiva o inventar excusas. Que la parte explicativa sea breve y directa.
- Sugiere una solución – Además de oír que lo sientes, la otra parte – ya sea tu cliente, jefe o colega – quiere que se arregle la situación. Hazles saber cómo piensas conseguirlo. También puedes describir las medidas que tomas para asegurarte de que el error no vuelva a repetirse.
Modelos de carta de disculpa
Hemos preparado algunos ejemplos para ilustrar cómo debe ser una carta de disculpa comercial. No dudes en utilizarlos como referencia, pero ten en cuenta que un buen correo de disculpa debe ser personalizado y elaborado específicamente para cada destinatario.
1. Carta de disculpa a un cliente
Estimado [Nombre del cliente],
Le ruego acepte mis más sinceras disculpas por la experiencia negativa que ha tenido con nuestro mensajero, Jason.
Comprendo perfectamente tu frustración cuando Jason te entregó la comida equivocada en un paquete dañado y se negó a devolverte el dinero. Su comportamiento fue totalmente inaceptable.
En [Nombre de la empresa], nuestro objetivo es asegurarnos de que siempre puedas conseguir las mejores comidas de los mejores restaurantes de la ciudad de la forma más rápida y cómoda. Hacemos todo lo posible por formar a nuestros mensajeros, para que recibas siempre el mejor servicio al cliente. Como supervisor de Jason, asumo toda la responsabilidad de sus actos. Jason ya ha recibido los comentarios sobre su comportamiento y tendrá una formación adicional.
He hecho un reembolso completo de tu pedido, y tus fondos deberían llegarte en breve. También he incluido un código promocional con un 30% de descuento para tu próximo pedido si decides darnos otra oportunidad.
Un cordial saludo,
[Tu nombre completo]
[Cargo]
[Datos de contacto]
2. Carta de disculpa a un jefe
Estimado [Nombre],
Por favor, acepta mis disculpas por llegar tarde a la reunión matinal con un cliente. Me doy cuenta de que he causado muchas molestias al cliente y te he puesto en una situación embarazosa. Fue totalmente poco profesional por mi parte.
Esta situación me ha enseñado mucho. La próxima vez, saldré de casa 30 minutos antes para asegurarme de llegar a tiempo, a pesar del intenso tráfico.
Ya me he puesto en contacto con el cliente, le he compartido todos los documentos necesarios y me he disculpado por llegar tarde.
Lo siento de veras y quiero asegurarte que no volverá a ocurrir.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
3. Carta de disculpa a un colega
Estimado [Nombre],
Quiero pedirte disculpas por mi mal comportamiento en la reunión de hoy. Fue una falta de respeto interrumpirte durante tu discurso, y me doy cuenta de que lo que dije fue ofensivo. No tengo excusas para mi comportamiento.
Te aseguro que esto no volverá a ocurrir. Estoy trabajando duro en mi autocontrol y mis buenos modales.
Lo siento de verdad. No dudes en ponerte en contacto conmigo si quieres continuar esta conversación.
Saludos,
[Tu nombre]
4. Carta de disculpa por un error
Estimado [Nombre],
Gracias por ponerte en contacto con nosotros acerca del error con tu pedido [Número]. Acepta nuestras disculpas por haberte enviado una talla incorrecta de zapatillas. Comprendo perfectamente tu frustración.
Este error se ha producido debido a un fallo técnico de nuestro sistema que ha afectado a casi el 20% de los pedidos, incluido el tuyo. Nuestro equipo ya ha solucionado este problema, y llevaremos a cabo una investigación adicional para asegurarnos de que no vuelva a ocurrir.
Ya te hemos enviado el nuevo par de zapatillas con la talla correcta. Tu pedido debería llegar en 1-2 días. También hemos incluido un cupón de descuento del 25% para tu próxima compra en nuestra tienda para compensar las molestias causadas.
No dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta o duda. ¡Estaremos encantados de ayudarte!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
[Datos de contacto]
5. Correo de disculpa masiva
Estimado [Nombre],
Sentimos informarte de que nuestro [Nombre del evento] ha sido cancelado a raíz del brote de coronavirus en el país. Ha sido una decisión difícil, pero la seguridad de nuestros invitados y ponentes es nuestra máxima prioridad.
Nuestro equipo está planeando reprogramar la conferencia para una fecha posterior de este año, y nos pondremos en contacto cuando haya noticias que compartir. Mientras tanto, te hemos reembolsado el coste total de tu entrada a la conferencia. Por favor, espera de 3 a 5 días laborables para que el importe aparezca en tu tarjeta.
Esperamos verte este año.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Nombre de tu empresa]
[Datos de contacto]
Ahora ya sabes cómo disculparte en un correo electrónico y tienes algunos ejemplos para inspirarte. Resumamos los principios fundamentales para escribir una buena carta de disculpas. Sé sincero y evita utilizar disculpas que no sean disculpas, asume la responsabilidad de tu error, explica qué ha pasado y por qué, y sugiere un plan para arreglarlo todo. Y lo más importante, recuerda que está bien cometer errores, pero no está bien no aprender de ellos.