Ihre E-Mail-Begrüßung bestimmt den Ton Ihrer Kommunikation, beeinflusst, wie ein Empfänger Sie wahrnimmt und entscheidet mit darüber, ob eine Person Ihre Nachricht liest oder sie sofort in den Papierkorb verschiebt. In diesem Leitfaden schauen wir uns an, wie Sie mit passenden Anreden und einem guten Opener die perfekte E-Mail erstellen können.
Bei Anreden in E-Mails geht es immer um den Kontext Ihrer Nachricht. Was im Freundeskreis passt, kostet woanders die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Was an der Uni als respektvoll gilt, ist im Kollegium altmodisch.
Hier finden Sie die besten Beispiele für Anreden in persönlichen und allgemeinen E-Mails. Eine persönliche Anrede ist immer die beste Wahl.
Die besten Anreden für Ihre E-Mails
Hi [Name],
Einfach und freundlich und mittlerweile oft eine gute Wahl, wenn es nicht zu förmlich zugeht.
Hallo [Name],
Mit "Hallo" statt "Hi" wird es schon etwas förmlicher. "Hallo" steht irgendwo in der Mitte zwischen "Hi" und "Liebe(r)" und vermeidet, sich für eines von beidem entscheiden zu müssen.
Liebe(r) [Name],
In vielen professionellen Settings gilt diese Anrede als formell und gleichzeitig persönlich. Sie ist für eine erste E-Mail geeignet, wird aber bei häufigerer Verwendung schneller als repetitiv wahrgenommen als andere Anreden. Bei Folge-E-Mails eignet sich ein "Hallo" meist besser.
Sehr geehrte(r) Herr / Frau Dr. / Professor [Nachname],
Wenn Sie eine formelle E-Mail an eine Respektsperson schreiben, verwenden Sie "Sehr geehrte(r)" mit eventuellen Titeln und dem Nachnamen. Also beispielsweise "Sehr geehrter Herr Schmidt" oder "Sehr geehrte Frau Professor Grün." In formellen und informellen E-Mails eignet sich manchmal der Gedankenstrich anstatt des Kommas in der ersten Zeile, wenn Poetik wichtiger ist als korrekte Zeichensetzung. Zum Beispiel:
Guten Morgen / Guten Tag Frau / Herr [Nachname],
Sie können die Tageszeit in Ihrer E-Mail unterbringen, wenn Sie es weniger förmlich und dafür persönlicher, aber dennoch seriös möchten. Auf einen "Guten Abend" sollten Sie eher verzichten, wenn Sie nicht den Eindruck erwecken möchten, auch abends noch eine Antwort zu verlangen.
[Name],
Die Mutigen unter Ihnen können es ganz ohne Anrede versuchen. Wenn Sie hier jedoch unvorsichtig sind, wird es schnell autoritär. Am besten eignet sich diese Eröffnung für kurzes, positives Feedback und schnelle Dankesnachrichten. Bei negativen Nachrichten wird es jedoch schnell düster, wenn Sie Ihre Nachricht so eröffnen.
Hallo allerseits,
Bei Gruppen eignet sich dieser Einstieg. Bei drei oder weniger Empfängern lohnt es sich jedoch, alle einzelnen Namen aufzuführen, beispielsweise "Hallo Sandra, Mark und Kim."
Was es zu vermeiden gilt (oder: Es kommt darauf an...)
Hey!
Hier müssen Sie im geschäftlichen Umfeld vorsichtig sein. Wenn Sie sich auch privat gut verstehen, ist es vielleicht angebracht.
Yo!
Würden Sie gerne eine E-Mail bekommen, die so beginnt? Ihr Adressat auch nicht.
Hi [Spitzname],
Wenn Sie Jessica schreiben, schreiben Sie nicht ohne ihr Einverständnis "Jessi." Wenn Sie selbst mit Jessi unterschreibt, ist es jedoch rücksichtsvoll, sie auch so zu nennen.
Sehr geehrte Damen und Herren,
Hier kommt es auf den Einzelfall an. Je nach Unternehmen wirkt diese Anrede sehr altmodisch. Sie sollten also kurz überlegen, ob sie angebracht ist.
Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
Hier beginnt wieder eine Zeitreise in die Vergangenheit. Diese Anrede bleibt zu allgemein und wirkt aus der Zeit gefallen. Außerdem kann der Eindruck entstehen, dass Sie nicht wissen, wem Sie genau schreiben, obwohl die Information vielleicht zugänglich war.
Lieber [Jobtitel],
Hier wird es etwas spezifischer. Allerdings ist ein "Lieber Recruiter" vermutlich nicht erfreut, wenn Sie den Namen nicht gleich mit in Erfahrung gebracht haben.
Guten Morgen / Guten Tag!
Auch wenn diese Anrede oben unter den positiven Beispielen steht: Versuchen Sie zumindest grob herauszufinden, wann Ihre E-Mail gelesen wird. Das gilt insbesondere, wenn Sie über mehrere Zeitzonen hinweg schreiben.
[Name]!
Nur der Name kann manchmal passen. Mit einem Ausrufezeichen wird es jedoch schwierig, außer, Sie möchten eine extrem positive Überraschung herausstellen. Ohne die nötige Vorsicht wird die innere Stimme beim Lesen der E-Mail jedoch vermutlich herumschreien.
Tippfehler im Namen oder ein ganz falscher Name
Prüfen Sie immer, ob alle Namen in Ihren E-Mails korrekt sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bleiben Sie besser beim allgemeinen "Hallo." Das ist auf jeden Fall besser als ein Tippfehler oder ein Autocorrect-Unfall in den Untiefen zwischen Schmid, Schmidt und Schmitt sowie bei anderen sich ähnelnden Namen.
Gar keine Anrede
Auch wenn die Entscheidung schwierig ist, muss sie getroffen werden. Eine Anrede gehört zu einer professionellen E-Mail und meistens ist es unhöflich, sie wegzulassen.
Wir haben Ihnen einige Beispiele für verschiedene Situationen gezeigt und erklärt, was es zu vermeiden (oder zumindest zu hinterfragen) gilt. Ihre Wahl hängt von Ihrer Beziehung zum Empfänger und vom Kontext der Nachricht ab.
Im Zweifelsfall nehmen Sie am besten die formellere Option und je sicherer Sie sind, desto experimentierfreudiger können Sie sein. Werden Sie aber auf keinen Fall mechanisch und nutzen Sie immer dieselbe Anrede. Wenn Sie eine Antwort mit einem "Hi" bekommen, können Sie sich anpassen und auch informeller werden. Ein Tennismatch aus "Hi" und "Sehr geehrte Frau..." wirkt seltsam.
Tipp: Bevor Sie eine professionelle E-Mail an jemanden schreiben, prüfen Sie die Website und die Profile der Organisation in den sozialen Netzwerken, um zu sehen, welche Sprache dort verwendet wird. Passen Sie sich dem üblichen Kommunikationsstil an. Wenn eine Firma beispielsweise Emojis und Memes nutzt, dann haben Sie alle Freiheiten in Richtung informeller E-Mails – sofern es Ihnen entspricht und sich authentisch anfühlt.
Und wenn Sie die richtige Anrede gefunden haben, lesen Sie einfach noch unsere Anleitung zum Verfassen einer professionellen E-Mail. Damit können Sie E-Mails verfassen, die auch wirklich gelesen werden und etwas bewirken.
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