メールの挨拶は、コミュニケーションのトーンを決定づけ、受信者があなたをどのように認識するか、さらにはメールを読んでもらえるか、すぐにゴミ箱に移動されるかにまで影響を与えます。 このガイドでは、相手への呼び方から最適なオープニングラインまで、完璧なメールを作成するための方法を紹介します。
メールの挨拶は、メッセージの文脈に大きく左右されます。 友人同士で適切な挨拶は、大手企業の面接では逆効果になる可能性があります。 大学教授に対する丁寧で敬意のある挨拶は、同僚にとっては堅苦しく古臭く聞こえるかもしれません。
以下では、個人向けの挨拶と一般的な挨拶の両方、おすすめの挨拶例を紹介します。 最良の方法は、相手の氏名を使った個別化したものです。
おすすめのメール挨拶
Hi (どうも) [名前],
このシンプルでフレンドリーな挨拶は、最もフォーマルな場合を除いて、最良かつ安全な選択肢です。
Hello (こんにちは) [名前],
"Hi" の代わりに "Hello" を使用すると、メールの挨拶を少しフォーマルにすることができます。 この挨拶は、陽気な "Hi" と公式な "Dear" の中間的なニュアンスを持ちます。
Dear (親愛なる) [名前],
これは、ビジネスメールを始める際のよりフォーマルな挨拶です。 "Dear" は最初のメールには適していますが、長いメールスレッドの中ですべてのメッセージに追加すると、堅苦しく繰り返しのようになってしまいます。 そのような場合は、以降のメールでは "Hello" を使うことができます。
Dear Mr./Ms./Dr./Professor (ミスター、ドクターなどの相手の肩書) [名字],
尊敬すべき人物にフォーマルなメールを書く場合は、"Dear" の後に敬称や肩書き、そしてその人の名字を付けます。 例えば、"Dear Mr. Smith," や "Dear Professor Green" のように。 最もフォーマルな文通の場合は、挨拶の後にコンマではなくコロンを使用します。 例えば：
Greeting (あいさつ),
宛て先の名前がわからない場合は、"Greetings" で呼びかけるのが適切です。 ただし、相手の名前を調べて挨拶を個別にすることを強くお勧めします。
Hi there (やあ),
受信者の名前がわからない場合の "Greetings" の代替として使用できます。 ただし、"Hi there" はフォーマルなメールには適さない場合があります。
Hi everyone (みなさんこんにちは),
このメール挨拶は、複数の人に宛てるメールを書くときに効果的です。 ただし、受信者が3人以下の場合は、全員の名前で呼びかけることができます。 例えば、"Hi Sandy, Tom, Mark" のように。
避けるべきメール挨拶
Hey! (やあ！),
ビジネスメールではこのような挨拶は使えません。 これは友人や親しい知人だけに使いましょう。
Yo! (よっ！),
ビジネス提案やパートナーシップの依頼で "Yo" で呼びかけられて喜ぶ人はいますか？ 当然、受信者も同じ気持ちです。
Hi (どうも) [ニックネーム],
ジェシカさんにメールを書く場合、勝手に「ジェス」とニックネームで呼ぶのはやめましょう。 ただし、ジェシカさんがメール署名で「ジェス」を使っていれば、あなたも彼女をそのように呼んでも構いません。
To Whom It May Concern (関係者各位),
このメール挨拶は、冷たく時代遅れになっています。 また、誰宛てにメールを書いているのか、なぜ書いているのかがわからないように感じられます。
Dear Sir/Madam (拝啓 閣下),
"To Whom It May Concern" と同様に、 この挨拶もあまりにもフォーマルで一般的すぎます。 受信者の情報を調べずに使うと、失礼にあたります。
Dear (親愛なる) [役職名],
"To Whom It May Concern" や "Dear Sir/Madam" に比べると、この挨拶は少し具体的です。 ただし、"Dear Hiring Manager (採用担当者様)" でも、名前を調べるという簡単な作業を怠ったことで、不快に思われるかもしれません。
Good morning/afternoon! (おはようございます/こんにちは！),
受信者がいつメールを読むかわからないので、このような挨拶は避けたほうがよいでしょう。特に、別のタイムゾーンにいる人とやり取りしている場合は注意が必要です。
[名前] だけ、または [名前]！
名前だけのメール挨拶は、突然で失礼にも感じられます。 感嘆符を使用するとさらに悪目立ちします。 受信者は怒鳴られているような気分になるかもしれません。
間違った名前またはスペルミス,
メールを送信する前に、必ず相手の名前を確認してください。 名前がわからない場合は、 "Hi there" のような一般的な挨拶を使うほうが、 メールにタイプミスがある場合よりもはるかに害が少ないです。
挨拶なし
最適な挨拶を選ぶのは難しいかもしれませんが、だからといって省略できるわけではありません。 挨拶と導入部はプロのメールに欠かせないもので、省略するのは失礼です。
様々なシチュエーションに適した、そして避けるべきメール挨拶を見てきました。 メール挨拶の選択は、受信者との関係性とメッセージの内容によって異なります。
迷った時は、少しフォーマルな挨拶を選ぶようにしましょう。 ただし、一度選んだ挨拶を機械的にすべてのメッセージに使い続けるのはやめましょう。 相手が返信で "Hi" と挨拶してきた場合は、その文体に合わせるように、カジュアルな挨拶にしても構いません。 メールでずっと "Dear Mr. .."を使い続けるのは不自然です。
ヒント：プロフェッショナルなメールを書く前に、相手の所属する組織のウェブサイトやソーシャルメディアページをチェックして、どのような言葉遣いを使っているかを確認しましょう。 メールの口調を相手のコミュニケーションスタイルに合わせるように心がけましょう。 たとえば、会社のウェブサイトで絵文字やミームを使っている場合は、メールを過度にフォーマルにする必要はありません。
メールの挨拶を選んだ後は、プロフェッショナルなメールを書く方法に関するステップバイステップガイドを確認しましょう。 このガイドは、人々が実際に読んで行動を起こしたくなるようなメールを作成するのに役立ちます。
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