Egal, ob Sie in den dringend benötigten Urlaub fahren oder einfach für ein paar Tage nicht im Büro sind, das Einrichten einer Abwesenheits-E-Mail (oder OOO für Out of Office) ist eine professionelle Möglichkeit, Kollegen, Kunden und Kontakte über Ihre Abwesenheit zu informieren. Wir zeigen Ihnen im Detail, wie Sie eine Abwesenheits-E-Mail verfassen, die effektiv und professionell ist.

Die Grundlagen einer Abwesenheitsnotiz

  • Formulieren Sie sie kurz und klar.
  • Erwähnen Sie die Dauer Ihrer Abwesenheit.
  • Erwähnen Sie außerdem das Datum, an dem Sie zurück sind.
  • Verweisen Sie auf eine andere Kontaktperson, die weiterhelfen kann, wenn Sie nicht da sind.
  • Richten Sie eine Erinnerung ein, Ihre Abwesenheitsnotiz zu löschen oder stellen Sie ein Ablaufdatum ein.

Out-of-Office: Vorlage

Wenn Sie nach einer einfachen E-Mail-Vorlage für Abwesenheitsnachrichten suchen, können Sie sich hier bedienen:

Betreff: Abwesenheit

Hallo,

danke, dass Sie sich bei mir melden. Ich bin derzeit nicht im Büro und daher vom [Anfangsdatum] bis zum [Enddatum] nicht erreichbar.

(Falls zutreffend): Ich lese meine E-Mails von Zeit zu Zeit, bitte Sie aber, bei dringlichen Angelegenheiten [alternativer Kontakt] unter [Mail-Adresse] zu kontaktieren.

Danke für Ihr Verständnis! Ich bin am [erster Arbeitstag] zurück und werde Ihre E-Mail beantworten.

Viele Grüße
[Ihr Name]

Vorlage für Urlaub

Sie gönnen sich eine Auszeit? Hier finden Sie eine Vorlage für eine Urlaubs-E-Mail:

Betreff: Urlaub

Hallo,

Ich bin bis [Rückreisetag] im Urlaub. (Falls zutreffend): Während dieser Zeit werde ich nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails haben.

Bitte melden Sie sich für eine umgehende Antwort unter [E-Mail-Adresse] bei [alternativer Kontakt].

Vielen Dank für Ihr Verständnis! Ich melde mich zum nächstmöglichen Zeitpunkt bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Vorlage für längere Abwesenheiten

Bei längeren Pausen oder Sabbaticals empfiehlt sich diese Vorlage:

Betreff: Längere Abwesenheit

Hallo,

ich möchte Sie darüber informieren, dass ich ab dem [Startdatum] länger abwesend sein werde. Ich plane, am [erster Tag] wieder da zu sein.

Wenn Sie während meiner Abwesenheit Hilfe benötigen, richten Sie Ihre Anfragen bitte unter [E-Mail-Adresse] an [alternativer Kontakt].

Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ich freue mich darauf, mich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, sobald ich zurück bin.

Herzliche Grüße
[Ihr Name]

Aktualisieren Sie Ihren Slack-Status

Bevor Sie gehen, denken Sie daran, Ihre Abwesenheit auch in Slack kenntlich zu machen, damit Ihr Team Bescheid weiß. Das sind die Gründe dafür:

  • Ein OOO-Status sorgt für Klarheit und stellt sicher, dass Teammitglieder bei zeitkritischen Aufgabe nicht auf Sie warten.
  • Mit eigenen Symbolen können Sie einen schnellen Hinweis auf Ihre Abwesenheit geben.
  • Wenn Sie ein Ablaufdatum für Ihren Status festlegen, weiß das Team, wann Sie wieder da sein werden.

Egal, ob Sie nach einer Vorlage für eine Abwesenheits-E-Mail, einem Beispiel für eine Urlaubsnachricht oder nach allgemeinen Beispielen für OOO-Mails suchen: Wichtig sind Klarheit, Kürze und Professionalität. Mit diesen Vorlagen können Sie Ihre Abwesenheit effektiv mitteilen und sicherstellen, dass diejenigen, die sich an Sie wenden, umfassend informiert sind.