Незалежно від того, чи вирушаєте ви у довгоочікувану відпустку, чи просто відлучаєтесь з офісу на кілька днів, створення листа «Поза офісом» – це професійний спосіб повідомити колег, клієнтів та контакти про вашу відсутність. Давайте розберемося, як написати такий лист, який буде ефективно комунікувати та демонструвати ваш професіоналізм.

Основи написання листа «Поза офісом»

  • Будьте чіткими та лаконічними.
  • Вкажіть тривалість вашої відсутності.
  • Вкажіть дату вашого повернення.
  • Запропонуйте інший контакт або ресурс для допомоги під час вашої відсутності.
  • Встановіть нагадування або таймер на день вашого повернення. 

Шаблон «Поза офісом»

Якщо ви шукаєте простий шаблон для листа, який повідомить про вашу відсутність, зверніть увагу на наступне:

Тема: Поза офісом

Вітаю,

Дякую за звернення. Наразі я перебуваю поза офісом і буду відсутній з [дата початку] до [дата закінчення].

Я періодично перевірятиму свою електронну пошту, але з термінових питань звертайтесь до [ім'я альтернативної контактної особи] за адресою [альтернативна контактна електронна пошта].

Дякую за розуміння. Я обовʼязково відповім на ваш лист після повернення [дата повернення].


З повагою,<1> [Ваше ім'я].

Шаблон «Відпустка»

Зібрались у відпустку? Ось шаблон листа для такої нагоди:

Тема: У відпустці

Вітаю,

Наразі я перебуваю у відпустці до [дата повернення]. Протягом цього періоду я матиму обмежений доступ до своєї електронної пошти.

З термінових питань, будь ласка, зв'яжіться з [ім'я альтернативної контактної особи] за адресою [адреса електронної пошти контактної особи].

Дякую за розуміння. Я обовʼязково зв'яжуся з вами за першої ж нагоди.

З найкращими побажаннями,
[Ваше ім'я].

Шаблон «Тривала відсутність»

Якщо ви будете поза офісом тривалий час чи плануєте творчу відпустку, ось як може виглядати ваш лист:

Тема: Тривала відпустка

Вітаю,

Пишу вам, щоб повідомити, що я планую тривалу відпустку, починаючи з [дата початку]. Я розраховую повернутися [дата повернення].

Якщо вам потрібна допомога за моєї відсутності, будь ласка, сконтактуйте з [імʼя альтернативного контакту] на [адреса альтернативного контакту].

Дякую за розуміння і з нетерпінням чекаю на зустріч після мого повернення.

 Щиро ваш,
[Ваше ім'я].

Оновіть статус в Slack

Перед відпусткою не забудьте встановити статус «поза офісом» (OOO) у Slack для комфортної роботи команди. Ось чому:

  • Цей статус забезпечить ясність, гарантуючи, що колеги по команді не чекатимуть від вас виконання термінових завдань.
  • Вибирайте нестандартні піктограми для швидкого візуального попередження про вашу відсутність.
  • Встановивши кінцеву дату відпустки, ви покажете колегам, коли повернетесь до роботи.

Тож незалежно від того, плануєте ви відсутність на кілька днів чи довготривалу відпустку, головне в листах типу «поза офісом» – це чіткість, лаконічність і професіоналізм. З цими шаблонами ви зможете ефективно повідомити про свою відсутність, подбавши про зручність для тих, хто з вами контактує.