休暇や出張など、職場を離れる際に不在通知（"Out-of-Office" 略して "OOO"）メールを設定するのは、同僚やクライアント、取引先にあなたの不在を伝えるプロフェッショナルな方法です。 効果的なコミュニケーションを保ちつつ、プロフェッショナルさを維持できる不在通知メールの書き方について、以下で解説します。
不在通知メールの基本
- 簡潔でわかりやすく書く。
- 不在期間を明記する。
- 復帰予定日を書く。
- 不在中も対応可能な別の連絡先やリソースを提示する。
- 不在通知メールを自動で解除するためのリマインダーやタイマーを設定する。
不在通知メールのテンプレート
シンプルな不在通知メールのテンプレートをお探しなら、以下の例を参考にしてください。
件名: 不在のお知らせ
お世話になっております。
現在、[開始日]から[終了日]まで不在にしております。
メールは不定期で確認いたしますが、緊急の用件の場合は[代理連絡先名] ([代理連絡先メールアドレス]) までご連絡ください。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 復帰後、[復職予定日]には必ず返信いたします。
[あなたの名前]
休暇中のメールテンプレート
休暇を取られる方は、 以下の休暇中のメールテンプレートをご利用ください。
件名: 休暇中のお知らせ
お世話になっております。
現在、[復職予定日]まで休暇を取っております。 この期間中は、メールへのアクセスが制限されます。
至急の用件の場合は、[代理連絡先名] ([代理連絡先メールアドレス]) までご連絡ください。
返信はなるべく早くいたします。
よろしくお願いいたします
[あなたの名前]
長期休暇中のメールテンプレート
長期休暇やサバティカルを取る方は、以下の長期不在通知メールのサンプルをご利用ください。
件名: 長期不在のお知らせ
お世話になっております。
[開始日]から長期休暇を取らせていただくことになりました。 復職予定は[復職予定日]です。
不在中の対応については、[代理連絡先名] ([代理連絡先メールアドレス]) までお問い合わせください。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
復帰後、必ず返信致します。
[あなたの名前]
Slackのステータス
退勤する前に、チームとのスムーズな連携を図るため、Slackのステータスを「不在」に設定することを忘れないでください。 設定する理由：
- 不在通知メッセージは、チームメイトが緊急のタスクを待たずに済むよう、すぐに状況を把握できるようするものです。
- 「不在」アイコンを使用して、視覚的に不在を知らせることができます。
- 有効期限を設定することで、いつ職場復帰するかがわかるようにします。
不在通知メールのテンプレート、休暇中のメールメッセージのサンプル、一般的な不在通知メールの例などをお探しの方は、いずれの場合でも、明瞭さ、簡潔さ、プロフェッショナルさを意識してください。 これらのテンプレートを使えば、不在を効果的に伝えることができ、連絡してきた相手にとって、スムーズな対応が保証されます。