Über DALI Lab
DALI Lab am Dartmouth College ist eine studentische Digitalagentur, die Kreativität mit praktischer Erfahrung aus der Tech-Welt vereint. Das Labor bietet die Möglichkeit, in der bezahlten Entwicklung von Web- und Mobil-Apps, VR-Erlebnissen, Datenpipelines und mehr zu arbeiten – während gleichzeitig das Management von Kundenprojekten, der Umgang mit Deadlines und die Arbeit im Team erlernt werden. Mit über 100 aktiven Studierenden unter wechselnder Leitung verbindet DALI Ausbildung, Unternehmertum und Mentorentätigkeit in einem Umfeld, das sich schnell weiterentwickelt.
Die Herausforderung
Die Leitung eines Teams von Studierenden, die alle paar Semester wechseln, bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich: reibungslose Übergänge, gute Kommunikation und die Vermeidung von Wissensverlust. Mit mehreren Führungsrollen und mehr als einem Dutzend gemeinsam genutzter Postfächer benötigte DALI ein Tool, um die Zusammenarbeit zu optimieren, Fehler zu vermeiden und die Einarbeitung neuer Führungskräfte zu vereinfachen.
Spark in Aktion
Spark für Teams spielt bei DALI Lab eine zentrale Rolle, wenn es um Effizienz, Geschwindigkeit und Organisation geht.
✅ Geteilte Inboxes je nach Rolle
Jeder Führungsbereich – Ausbildung, Anwendungen, Partnerschaften – hat seine eigene geteilte Inbox. So können neue Führungskräfte an der externen Kommunikation mitarbeiten, haben dabei immer den passenden Kontext parat und müssen sich nicht nur auf ihr Gedächtnis verlassen.
✅ Vorlagen, die das Onboarding beschleunigen
Die E-Mail-Vorlagen von Spark ermöglichen es, sofort loszulegen. Anstatt allgemeine, zueinander ähnliche Antworten jedes Mal neu zu formulieren, lassen sich Vorlagen wiederverwenden und anpassen – das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
"Wenn wir jemanden neu einstellen, dann trägt diese Person nicht automatisch die Verantwortung, das Rad neu zu erfinden… Vorlagen sind also wirklich wichtig."
— Tim Tregubov, Leiter von DALI Lab
✅ Nahtlose Zusammenarbeit
Die Möglichkeiten, E-Mails zuzuweisen, Teammitglieder zu markieren und Kommentare direkt in Threads zu hinterlassen, ermöglichen effiziente Zusammenarbeit – und zwar auch dann, wenn sich die Besetzung im Team ändert.
✅ Schreiben & personalisieren mit KI
Obwohl KI natürlich ein relativ neues Thema ist, findet Tim, dass die Funktionen rund um "Mein Schreibstil" praktisch sind, um Einheitlichkeit in der Kommunikation zu gewährleisten und Entwürfe entsprechend zu überarbeiten. Das gilt auch dann, wenn der Tonfall der Kommunikation flexibel sein muss, beispielsweise beim Unterschied zwischen studentischen Mails und E-Mails aus der Führungsetage.
Was könnte besser sein?
Trotz der soliden Grundlage steht das Team von DALI vor den typischen Hürden für verteilt arbeitende Teams:
- Zu viele E-Mails: Ohne eine klare Archivstruktur können gemeinsame Posteingänge schnell überfüllt sein.
- Zu viele Tools: Studierende sind mit vielen Plattformen vertraut (Notion, Figma, GitHub, Spark). Die Akzeptanz ist jedoch unterschiedlich hoch.
- Entkoppelte Workflows: Die fehlende Synchronisierung von Notion mit Spark bedeutet, dass in Notion nachverfolgte Aufgaben nicht automatisch in Spark abgeschlossen werden. So entstehen Lücken bei Follow-ups.
- Mobil vs. Desktop: Studierende arbeiten oft mit mobilen Geräten, während die Workflows von Spark eher für den Desktop optimiert sind.
🛠️ Was geholfen hat
Um diese Hürden zu überwinden, hat Spark auf folgenden Wegen geholfen:
- 🎥 Onboarding-Ressourcen: Eine Sammlung kurzer Loom-Videos und ein Live-Walkthrough wurden bereitgestellt, um für einen guten Einstieg zu sorgen.
- 🧠 Support & Reaktionsfähigkeit: Tim lobt das Support-Team von Spark für schnelle Hilfestellung und einfache Erreichbarkeit. So war das Tool auch dann nutzbar, wenn Probleme aufgetreten sind.
- 🧪 Konstante Zusammenarbeit: Das Spark-Produktteam erhielt von DALI wertvolles Feedback zu den KI-Funktionen und zum Workflow-Design. Die Bedürfnisse der User werden die zukünftige Weiterentwicklung prägen.
Die Auswirkungen & wie es weitergeht
Dank Spark sind die Führungskräfte bei DALI in der Lage, schneller zu reagieren, für reibungsloses Onboarding zu sorgen und effizient mit allen Parteien zu kommunizieren – und das alles, während sie in Vollzeit unterrichten.
Tims Hoffnung? Dass Spark zu einem zentralen Tool im digitalen Werkzeugkasten aller Studierenden wird, das sie auf ihrem weiteren Weg in Start-ups, Praktika und darüber hinaus nutzen werden.
"Wir sind überzeugt. Ich werde unter Studierenden weiter dafür werben… Viele nutzen es und bleiben dabei. Hoffentlich auch in ihren Start-ups."
Sind Sie an einer Zusammenarbeit interessiert?
DALI Lab ist immer offen für Möglichkeiten der Zusammenarbeit, insbesondere in den Bereichen Produktdesign, Forschung und KI.
Hier erfahren Sie mehr: dali.dartmouth.edu