Cosa è DALI Lab
Il DALI Lab del Dartmouth College è un'agenzia digitale unica nel suo genere e fatta da studenti. Qui la creatività incontra l'esperienza tecnologica del mondo reale. Il laboratorio offre agli studenti opportunità retribuite per costruire applicazioni web e mobili, esperienze VR, pipeline di dati e tanto altro. Il tutto gestendo progetti, scadenze e team con un approccio rivolto ai clienti. Con oltre 100 studenti attivi e una leadership a rotazione, il DALI fonde istruzione, imprenditorialità e mentorship in un ambiente produttivo e frenetico.
La sfida
La gestione di un team di studenti con un elevato turnover, molti dei quali si alternano ogni trimestre, comporta una serie di sfide: garantire transizioni fluide, mantenere la qualità della comunicazione e prevenire la perdita di conoscenze. Con diversi ruoli di leadership e oltre una dozzina di caselle di posta condivise in uso, DALI aveva bisogno di uno strumento che ottimizzasse la collaborazione, evitasse errori di gestione delle e-mail e semplificasse l'onboarding dei nuovi studenti.
Spark in azione
Spark per Team svolge un ruolo centrale nell'aiutare DALI Lab ad essere al top dell'efficienza, reattività e organizzazione.
✅Inbox condivise per ruolo
Ogni settore di leadership - Istruzione, Applicazioni, Partnership - ha una propria casella di posta condivisa. Questa impostazione aiuta gli studenti a collaborare quando si dedicano a comunicazioni con l'esterno, senza perdere mai il contesto rilevante e senza doversi affidare solo alla memoria.
Modelli per semplificare l'onboarding
I modelli e-mail di Spark consentono ai nuovi leader di iniziare subito a lavorare. Invece di riscrivere da zero le risposte più comuni, gli studenti possono riutilizzare e adattare i modelli, risparmiando tempo e mantenendo la coerenza di comunicazione.
"Quando assumiamo un nuovo studente, non vogliamo che la persona che gestisce quel ruolo debba reinventare da capo la ruota… I modelli sono davvero importanti."
- Tim Tregubov, direttore del DALI Lab
✅ Collaborazione continua
La possibilità di assegnare e-mail, taggare i compagni di team e commentare direttamente nelle discussioni, consente agli studenti di lavorare insieme in modo efficiente, anche quando i ruoli cambiano.
✅ Scrittura AI & Personalizzazione
Anche se l'adozione dell'intelligenza artificiale è ancora agli inizi, Tim ha notato che la funzione "Il mio stile di scrittura" di Spark è un modo utile per mantenere lo stesso stile e perfezionare le bozze delle e-mail, soprattutto in caso di modi di comunicazione diversi (esempio: studente vs partner).
Possibilità di migliorare
Nonostante le solide basi, il team di DALI deve affrontare gli ostacoli tipici di larghi team:
- Sovraccarico di e-mail: Senza una cultura dell'archiviazione, le caselle di posta condivise possono diventare ingombranti.
- Stanchezza da sovraccarico di strumenti: Gli studenti imparano ad usare molte piattaforme (Notion, Figma, GitHub, Spark), quindi l'adozione di strumenti può essere a volte troppo vasta.
- Flussi di lavoro scollegati: La mancanza di sincronizzazione fra Notion<>Spark significa che le attività tracciate in Notion non si aggiornano automaticamente in Spark, con conseguenti problemi nel follow-up.
- Esperienza Mobile vs Desktop: Gli studenti lavorano spesso su dispositivi mobili, mentre i flussi di lavoro avanzati di Spark sono più ottimizzati per il desktop.
🛠️ Cosa ha fatto la differenza
Per affrontare questi ostacoli Spark ha fornito:
- Risorse per l'onboarding: Per aumentare il successo dell'onboarding sono stati condivisi una raccolta di brevi video di Loom e una dimostrazione live.
- 🧠 Supporto & Reattività: Tim ha elogiato il team di supporto di Spark per la sua rapidità, disponibilità e facilità di contatto. Questo ha permesso di continuare ad utilizzarlo anche in caso di bug o passaggi di ruolo.
- Collaborazione continua: Il product team di Spark ha ottenuto un prezioso feedback da DALI sulle funzionalità dell'intelligenza artificiale, sulla progettazione del flusso di lavoro e sulle esigenze degli studenti-utenti. Questi feedback continuano a dare forma ai miglioramenti futuri.
Impatto & I prossimi passi
Grazie a Spark, gli studenti del DALI Lab sono in grado di rispondere più velocemente, di effettuare onboarding in modo più fluido e di gestire le comunicazioni di alto livello con i partner del mondo reale. Tutto questo mentre sono impegnati a tempo pieno in tante lezioni.
La speranza di Tim? Che Spark diventi una parte standard del kit di strumenti futuri di ogni studente, da portare con sé nelle startup, negli stage e oltre.
"Ci è piaciuto molto. Ho voluto che gli studenti avessero il meglio… Molti hanno imparato ad usarlo e non l'hanno più lasciato. Speriamo che lo portino anche nelle loro startup."
Interessati a collaborare?
Il DALI Lab è sempre aperto a opportunità di collaborazione, soprattutto per quanto riguarda la progettazione di prodotti, la ricerca e l'esplorazione delle possibilità dell'intelligenza artificiale.
Per saperne di più: dali.dartmouth.edu