Jeden Morgen nehmen wir unser Telefon in die Hand, bringen den Bildschirm zum Leuchten und erblicken eine Menge Benachrichtigungen. Oft hoffen wir dann, bis zum Mittagessen auf genau null ungelesene Mails zu kommen. Meetings und kleine Anfragen zwischendurch sorgen aber dafür, dass die Zahl der Nachrichten eher ansteigt. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Mails in den Griff bekommen und dank Spark wirklich bei der Inbox Zero ankommen.
Ihr Weg zur Inbox Zero
Angaben von Campaign Monitor zufolge kommt man an einem durchschnittlichen Arbeitstag auf 121 E-Mails. Nach zwei Tagen ohne Aufmerksamkeit für den Posteingang wird es fast unmöglich, die Herrschaft über die Inbox zurückzuerlangen. Und wenn das Ganze erst einmal außer Rand und Band ist, findet sich kaum noch Zeit zum Aufholen.
Ohne eine klare Herangehensweise kämpfen wir am Ende in der Kaffeepause gegen eine Flut von E-Mails. Der einzige Weg ist ein eindeutiger Workflow für Ihre E-Mails. Es stellt sich eine Frage: "Wie?" Spark steht für eine neue Herangehensweise an E-Mails. Das Interface priorisiert zentrale Prinzipien: Fokus auf wichtige Aufgaben, weniger Ablenkung und eine organisierte Inbox.
Klare Prioritäten mit der Smart Inbox
Die zentrale Funktion der Smart Inbox von Spark ist die eindeutige Trennung zwischen E-Mails mit und ohne Priorität. Ihre nicht so wichtigen Mails werden automatisch in separaten Ordnern für Mitteilungen und Newsletter gespeichert. So haben Sie gleich am Anfang mehr Ordnung. Ihr Workflow kann dann beispielsweise bei den wichtigsten Nachrichten beginnen. Danach ist eventuell noch Zeit für die Ordner mit Newslettern und Benachrichtigungen. So ist immer klar, was zuerst ansteht.
Schneller durch die Inbox kommen: E-Mails abschließen & beiseitelegen
Diese Features arbeiten perfekt zusammen und sorgen dafür, dass Sie öfter ohne Mails dastehen (genau das, was Sie vermutlich wollen). Sie behalten die Oberhand beim Sortieren Ihrer E-Mails. Sie können sich schnell eine Übersicht verschaffen und interessante Artikel und wichtige Mitteilungen so lange beiseitelegen, bis die Zeit dafür gekommen ist. Der Rest kann in einem Vorgang erledigt werden: Markieren Sie einfach mehrere E-Mails auf einmal als abgeschlossen und Ihr Posteingang ist leer.
E-Mails arbeiten für Sie: Wiedervorlage, später senden & Erinnerungen
Viele nützliche Tools schaffen Platz im Posteingang. Die Wiedervorlage tut das, was der Name verspricht und zeigt Ihnen Nachrichten erst dann wieder an, wenn Sie sich darum kümmern möchten. Das Feature zum späteren Versand respektiert die bevorzugten Zeiten Ihres Teams und vereinfacht die Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg. Und Erinnerungen sorgen dafür, dass Aufgaben zu Ende gebracht werden und alle Follow-ups stattfinden.
Schneller arbeiten mit dem Kontrollzentrum
Das Kontrollzentrum von Spark, ein Pop-up für die am häufigsten benötigten Shortcuts, macht Sie noch schneller. Per Command + K / Strg + K können Sie auf zahlreiche Kurzbefehle zugreifen, die zu Ihrer Verwendung von Spark passen. Manchmal finden Sie dort sogar einen Vorschlag, den Sie noch gar nicht kannten.
Scrollen Sie einfach einmal durch und sehen Sie selbst, was alles in Spark steckt. Hier sind noch einige Tipps für Ihre Mail-Prozesse:
Verschieben (Command + Shift + M): Ausgewählte E-Mail in einen anderen Ordner verschieben
Beiseite legen (Command + G): Eine E-Mail für später in den Ordner "Beiseite gelegt" verschieben
Priorität (Command + I): Einen Kontakt für bessere Sichtbarkeit als prioritär kennzeichnen
Anheften (Command + D): So finden Sie eine wichtige Unterhaltung immer oben in Ihrer Inbox
Schnell zur Inbox Zero
Sie müssen Ihre E-Mails dafür nicht einmal mögen. Das Volumen unserer täglichen Mail-Korrespondenz kann enorm sein. Wir sind Leidensgenossen! Deswegen hat das Team von Readdle einige neue Features für Spark entwickelt. Testen Sie Spark und entscheiden Sie, ob es das Richtige für Sie ist!
The Readdle Team 