朝起きると、私たちのスマホには、すでに多くの通知やアラートが表示されます。 ほとんどの場合、お昼までに未読メールを片付けることができますが、会議があったり、業務での問題があったりすると、メールの数は増える一方です。 ここでは、Sparkを使って、受信トレイをゼロにする方法をご紹介します。
受信トレイをゼロにする方法
Campaign Monitorによると、平均的なビジネスマンは1日あたり121通のビジネスメールを送受信しているそうです。 もし2日間、受信トレイの整理をしないでいると、その管理はほぼ不可能になります。 そして、仕事で問題が発生すると、受信トレイを管理するための時間を確保するのはさらに難しくなります。 しっかりと考え抜かれたアプローチがなければ、ランチを諦めて、メールの対応に取り組むしかないのです。
この戦いに勝つための唯一の正しい方法は、メールのワークフローを構築することです。 ただ、"どうやって？"という疑問が残ります。 Sparkは、重要なタスクに集中する、ノイズなメールをシャットダウンする、受信トレイを整理することに適したインターフェースと、新鮮なアプローチを用意しています。
新しいSmart Inboxで優先的に対応するメールを把握
SparkのSmart Inboxは、優先度の高いメールとそうでないメールを分けることができます。 優先順位の低いメールは、サービス通知とメールマガジンのフォルダに自動的に分類されます。 そのため、明確なスタートラインに立つことができます。 ワークフローを考えてみると、まず優先順位の高いメールから処理していきます。 その後、メールマガジンとサービス通知の整理に取り掛かることができます。 これで、重要なメールを処理するのがより簡単になり、ストレスも少なくなります。
「完了」と「保留」で受信トレイを素早く整理する
これらの機能を組み合わせることで、効率的にメールを整理することができ、受信トレイをゼロにすることを習慣化できます。 メールに目を通し、興味深い記事や実用的な通知があったときは、「保留」ボタンを使って待機させ、都合の良い時に確認することができます。 残りのメールは、一括で「完了」にしてアーカイブし、受信トレイをゼロにすることができます。
スヌーズ、送信予約、リマインダーを活用
受信トレイのスペースを確保するためのツールを活用するのも一案です。 スヌーズは、緊急でないメールを時間があるときに再通知させることができます。 また、予約送信は、チームのワークライフバランスを尊重し、送信を遅らせることでタイムゾーンをまたいだコミュニケーションを容易にします。 さらに、リマインダーは、未回答のメールをフォローアップすることで、タスクが終了し、問題が解決されることを保証します。
コマンドセンターでショートカットをマスター
Sparkのコマンドセンターは、ポップアップで必要なショートカットに素早くアクセスできるため、スピーディーに作業を進めることができます。 Command + K / Control + Kを押すことで、Sparkのショートカットキーのリストにアクセスすることができます。 また、リストをスクロールすることで、今まで知らなかったような操作を発見することができます。
どんな新しいアクションが見つかるか、ぜひお試しください。 ここでは、メール処理をスピードアップさせるためのヒントをいくつかご紹介します。
メールの移動（Command + Shift + M): 選択したメールを他のフォルダーに移動します。
保留（Command + G):あとでメールを後で見るために、メールを「保留」フォルダーに移動します。
優先メール（Command + I): 特定の連絡先からのメールを優先メールとしてマークします。
ピン付け（Command + D): 重要なメールを受信トレイの一番上にピン留めします。
あっという間に受信トレイがゼロになる
受信トレイの整理は簡単です。 正しいアプローチとツールがあれば、非常に多くのメールが届いても、すべてを効率的に処理することができます。 ReaddleチームはこれからもSparkを改良し続けます。 Sparkを試してみて、あなたが求めているものなのかどうか確かめてみてください。
The Readdle Team 