Архів

Коротко: архівування прибирає листи з папки "Вхідні", залишаючи їх доступними для пошуку та відновлення. Це золота середина між тим, щоб тримати все на видноті, і тим, щоб назавжди видаляти повідомлення, які можуть знадобитися пізніше.

Чому архівування важливе

Ваша папка "Вхідні" не призначена для постійного зберігання. Це робочий простір, а не картотека.

Зберігання тисяч старих повідомлень у папці "Вхідні" створює реальні проблеми. Усе завантажується повільніше. Пошук займає цілу вічність. І чесно? Щоранку бачити 8 000 непрочитаних листів — це просто пригнічує. 

Але ось у чому річ: не можна просто видалити все. Деякі листи містять довідкову інформацію, яка знадобиться вам пізніше. Квитанції, контракти, обговорення проєктів, номер телефону тієї людини, який ви забули зберегти. Архівування ідеально вирішує цю проблему. Повідомлення зникають із папки "Вхідні", але залишаються повністю доступними для пошуку у вашому поштовому клієнті. Ви отримуєте чистий аркуш без ризику.

В офіційній довідковій документації Gmail пояснюється, що архівовані листи залишаються доступними через пошук і папку "Уся пошта", тож їх легко знайти без захаращення папки "Вхідні".

По суті, це варіант "розберуся з цим пізніше", який справді працює. На відміну від позначення зірочкою чи залишення листів непрочитаними (що лише погіршує проблему), архівування прибирає їх із поля зору, але залишає доступними, коли вам справді потрібно буде повернутися до них пізніше.

Як насправді працює архівування

Механіка доволі проста, але реалізація відрізняється.

Архівування на боці сервера — це те, що використовує Gmail. Коли ви архівуєте повідомлення, з нього знімається мітка "Вхідні", але лист залишається в "Усій пошті". Сам лист нікуди не переміщується. Він просто перестає відображатися у вашій папці "Вхідні". Це означає, що архівовані листи й далі враховуються у вашій квоті сховища, і ви можете знайти їх через пошук або безпосередньо в "Усій пошті".

Архівування на основі папок — це підхід Outlook. Ваш поштовий клієнт створює папку "Архів" (окремо від папки "Вхідні") і фізично переміщує туди повідомлення. Лист буквально переноситься з однієї папки в іншу. За бажання ви можете впорядкувати цю папку архіву за допомогою підпапок або просто скидати туди все й покладатися пізніше на пошук.

Автоматичне архівування відбувається за розкладом, який ви налаштовуєте. Повідомлення старші за 30 днів, 90 днів або будь-який інший вибраний вами термін архівуються автоматично. Outlook пропонує це для облікових записів IMAP та EWS. Це корисно, якщо вам важко регулярно прибирати вручну, хоча ви втрачаєте певний контроль над тим, що саме буде архівовано.

Більшість людей поєднують ручне й автоматичне архівування. Архівуйте важливі, але завершені розмови вручну, а все інше нехай автоматичне правило підхопить через кілька місяців.

Налаштування архівування

Процес не складний, але кожен клієнт обробляє його по-своєму.

У Gmail:

• Відкрийте лист, який хочете архівувати
• Натисніть кнопку архівування (піктограма коробки зі стрілкою вниз, зазвичай угорі)
• Або виберіть кілька листів і натисніть ту саму кнопку
• Щоб знайти архівовані листи пізніше, натисніть Уся пошта на лівій бічній панелі

Gmail також дає змогу вимикати сповіщення для розмов (архівування плюс автоархівування всіх майбутніх відповідей), що ідеально підходить для тих ланцюжків листів, які ніяк не закінчаться.

В Outlook:

• Виберіть лист
• Натисніть кнопку Архівувати на стрічці (або клавішу Backspace на клавіатурі)
• Лист переміститься до папки "Архів"
• Щоб налаштувати автоматичне архівування: натисніть піктограму "Шестерня", щоб відкрити Налаштування > Пошта > Правила > + Додати нове правило
• Виберіть, як часто архівувати листи та яким має бути їхній вік

Автоархів Outlook також може переміщувати повідомлення в окремий файл .pst, якщо ви хочете повністю прибрати їх із сервера, хоча тоді їх буде складніше шукати.

У настільній версії Spark для macOS:

У Spark дія архівування називається “Позначити як виконане”. Щоб скористатися функцією "Позначити як виконане" на macOS, виконайте такі кроки: 

• У папці "Вхідні" наведіть курсор на потрібний лист і натисніть E. 
• Коли лист відкрито, натисніть E.

Інструкції для інших платформ або пристроїв дивіться в нашій статті про функцію "Позначити як виконане".

На деяких платформах у Spark також є спеціальна функція “Swipes”, яка допомагає швидше обробляти папку "Вхідні". Ви можете налаштувати Swipes для дії "Позначити як виконане", щоб виконувати її одним рухом прямо з папки "Вхідні". Просто відкрийте налаштування Spark Desktop > Swipes > і призначте жесту дію "Done/Not Done". Докладніше про налаштування жестів читайте тут.

Розумні звички архівування

Архівуйте регулярно, а не лише тоді, коли папка "Вхідні" переходить у режим кризи. Зробіть це щоденною звичкою. Щодня наприкінці дня витрачайте п'ять хвилин на архівування всього, з чим ви вже розібралися. Це допоможе уникнути виснажливих сеансів прибирання, коли ви намагаєтеся одночасно розібрати 3 000 листів.

Не архівуйте листи, щодо яких вам ще потрібно щось зробити. Звучить очевидно, але люди роблять це постійно. Архів — це не список справ. Якщо ви ще не відповіли, якщо вам потрібно повернутися до цього, якщо там є завдання — залиште лист у папці "Вхідні". Використовуйте прапорці або мітки для того, що потребує уваги.

Довіряйте пошуку. Найбільша перешкода для архівування — страх, що ви більше ніколи не знайдете цей лист. Знайдете. Пошук достатньо потужний, щоб вам не були потрібні складні системи папок. Архівуйте все й шукайте за ключовими словами, коли щось знадобиться. Це набагато швидше, ніж підтримувати 47 підпапок.

Налаштуйте фільтри для автоархівування певних відправників. Розсилки, автоматичні звіти, щоденні дайджести електронною поштою. Якщо ви читаєте їх час від часу, але не хочете постійно бачити перед очима, створіть правило, яке архівуватиме їх автоматично. Вони все одно будуть доступні для пошуку, просто не захаращуватимуть папку "Вхідні".

Час від часу переглядайте архів. Не все має зберігатися вічно. Раз на кілька місяців шукайте справді старі листи та видаляйте те, що вам насправді більше не потрібне. Це допомагає тримати під контролем простір у сховищі. Згідно з рекомендаціями Microsoft щодо керування електронною поштою, регулярне архівування допомагає підтримувати оптимальну продуктивність поштової скриньки.

Використовуйте архівування, а не видалення, як дію за замовчуванням. Сховище коштує дешево, а видалені листи неможливо відновити. Якщо це не очевидний спам або зовсім непотрібне повідомлення, архівуйте його. Імовірно, воно вам більше не знадобиться, але на той випадок, якщо все ж знадобиться, воно буде там.

Пов’язаний вміст

• Зменште перевантаження електронною поштою за допомогою "Позначити як виконане"
• Назад до школи: опanuйте свою папку "Вхідні"

Пов’язані терміни

• Метод Inbox Zero
• Керування електронною поштою
• Папка "Кошик"
• Мітки в електронній пошті