Автовидалення

Навіщо розглядати автовидалення

Безлад у поштовій скриньці накопичується швидко. Розсилки, які ви збиралися прочитати, автоматичні сповіщення, листи-підтвердження — усе це накопичується в тисячі повідомлень, до яких ви більше ніколи не повернетеся.

Видаляти вручну нудно, і ніхто не робить цього послідовно. Ви думаєте: "Приберу це пізніше", але це "пізніше" так і не настає. Автовидалення зробить це за вас. Налаштуйте правило один раз і забудьте про це.

Ще одна важлива причина — квота сховища. Google надає 15 ГБ безкоштовного спільного сховища для Google Drive, Gmail і Photos у безкоштовному тарифі.  Безкоштовний тариф Outlook теж обмежений 15 ГБ. Якщо зберігати листи з вкладеннями протягом п’яти років, ви досягнете цього ліміту. Автовидалення запобігає цьому, очищаючи старі повідомлення до того, як вони стануть проблемою для сховища.

Є також аспект безпеки. Старі листи, що містять посилання для скидання пароля, тимчасові коди доступу або застарілу інформацію, є потенційними вразливостями. Автовидалення таких листів зменшує поверхню атаки. Згідно з рекомендаціями NIST щодо зберігання даних, організації мають мінімізувати обсяг збережених даних, щоб обмежити ризики в разі витоку.

Але будьте обережні. Автовидалення є остаточним. Щойно ці повідомлення зникнуть, вони зникнуть назавжди. Ви не зможете відновити випадково видалені довідкові листи або те одне повідомлення з важливою інформацією, яке, як вам здавалося, ви зберегли деінде. Використовуйте це лише для тимчасових категорій листів, а не для всієї поштової скриньки.

Що автовидаляється (а що ні)

Добрі кандидати для автовидалення: маркетингові листи та розсилки (якщо ви їх активно не читаєте). Сповіщення із соцмереж ("Комусь сподобався ваш допис"). Автоматичні системні сповіщення, актуальні лише короткий час. Листи-підтвердження покупок через кілька місяців. Щоденні дайджести від застосунків або сервісів. Транзакційні листи, як-от скидання пароля або коди підтвердження, через 30 днів.

Не автовидаляйте: робоче листування з колегами або клієнтами. Контракти, рахунки або юридичні документи. Квитанції, які можуть знадобитися для податків або повернення товарів. Важливу інформацію про акаунт або довідкові матеріали. Усе, що пов’язане з поточними проєктами. Особисті листи від реальних людей.

Головне — подумати про строк актуальності. Якщо лист корисний лише зараз або в найближчому майбутньому, він підходить для автовидалення. Якщо є хоча б невелика ймовірність, що він знадобиться вам через шість місяців, не включайте його в правило.

Налаштування автовидалення

Стандартна поведінка автовидалення 

Більшість популярних провайдерів (Gmail, Outlook, Yahoo) автоматично видаляють елементи в папках «Спам» і «Кошик» / «Видалені» через 30 днів

Однак жоден із основних поштових клієнтів не має вбудованої кнопки "автовидалення", але цього можна досягти за допомогою фільтрів і правил, які ви застосовуєте вручну за розкладом. 

У Gmail:

У Gmail немає вбудованої функції "автовидалення через X днів" для вхідних повідомлень, але користувачі можуть автоматизувати очищення за допомогою фільтрів для певних відправників або політик адміністрування для акаунтів Workspace (30+ днів).

• Створіть новий фільтр, натиснувши значок "Шестерня" > Переглянути всі налаштування > Фільтри й заблоковані адреси.
• Натисніть Створити фільтр внизу випадного списку
• Установіть прапорець Видалити
• Натисніть Створити фільтр
• Примітка: Gmail не запускає фільтри автоматично за розкладом, тому вам доведеться періодично застосовувати це вручну.

Для справжньої автоматизації потрібно налаштувати Google Apps Script, який щодня запускатиметься та видалятиме повідомлення, що відповідають вашим критеріям. Чесно кажучи, не надто зручно для користувача. Документація Apps Script від Google пояснює, як програмно автоматизувати завдання Gmail.

Зверніть увагу, що в Gmail Workspace адміністратори можуть налаштовувати політики зберігання, щоб автоматично переміщувати листи до кошика або назавжди видаляти їх після заданої кількості днів.

В Outlook:

Подібно до Gmail, в Outlook немає простого способу зробити це, але такі функції, як Sweep, і автоматизовані правила можна використовувати для автоматичного переміщення або видалення повідомлень від певних відправників.

• Натисніть значок шестерні, щоб відкрити Налаштування > Пошта > Правила > +Додати нове правило
• Установіть поріг давності (наприклад, 90 днів)
• Замість архівування виберіть Назавжди видаляти старі елементи
• Натисніть OK

У Spark:

• Періодично масово видаляйте листи вручну за допомогою пошуку та функції вибору всіх, як згадано у кроках вище для
• Використовуйте розумні сповіщення Spark, щоб відстежувати певні типи листів і регулярно видаляти їх

Пов’язаний матеріал

• Зменште перевантаження електронною поштою за допомогою функції «Позначити як виконане»

Пов’язані терміни

• Архів
• Масове видалення
• Фільтр електронної пошти
• Квота сховища