ШІ-редактор електронних листів

Визначення

💡 ШІ-райтер для електронної пошти: програмне забезпечення, яке використовує штучний інтелект, щоб писати листи за вас. Введіть кілька слів про те, що вам потрібно, і він згенерує повну чернетку. Або він може переписати те, що ви вже написали, щоб це звучало професійніше, дружніше чи лаконічніше.

Що робить ШІ-райтер для електронної пошти?

Доводилося занадто довго дивитися на порожній лист? ШІ-райтери для електронної пошти вирішують цю проблему.

Інструмент аналізує, що ви намагаєтеся сказати (або дає вам відправну точку, якщо ви зайшли в глухий кут), і генерує готові речення. Не шаблони. Не форми із заповненням пропусків. Повноцінні абзаци, які звучать так, ніби їх написала людина. Деякі з них можуть підлаштовуватися під ваш тон, брати контекст із ланцюжка листів, на який ви відповідаєте, або змінювати рівень формальності залежно від того, кому ви пишете.

Ось що робить це корисним: швидкість. Згідно з дослідженням McKinsey, фахівці витрачають близько 28% робочого тижня на роботу з електронною поштою. Інструменти для написання текстів на основі ШІ можуть суттєво скоротити цей час, узявши на себе створення першої чернетки. Ви вносите правки, додаєте особисті деталі, натискаєте «Надіслати». Готово за дві хвилини замість 10.

І справа не лише в тому, щоб працювати швидше. Ці інструменти допомагають вам писати кращі листи. Потрібно дати складний зворотний зв’язок і не прозвучати різко? Попросіть ШІ пом’якшити ваш тон. Хочете зробити комерційну пропозицію переконливішою? Він зробить формулювання чіткішими та додасть сильніший заклик до дії. Сприймайте це як редактора, вбудованого у ваш поштовий клієнт.

Як працює ШІ-райтер для електронної пошти?

Залежно від інструмента існує кілька різних підходів.

Генеративні моделі ШІ (як-от GPT-4 або Claude) лежать в основі більшості сучасних райтерів для електронної пошти. Ви даєте їм промпт ("напиши follow-up лист із запитанням про пропозицію"), і вони генерують оригінальний текст на основі закономірностей, засвоєних із величезних наборів даних. Що кращий ваш промпт, то кращий результат. Ці моделі можуть писати в різних стилях, мовах і тонах.

ШІ на основі шаблонів поєднує автоматизацію з налаштуванням. ШІ використовує заздалегідь підготовлені структури, але підставляє конкретні деталі на основі ваших вказівок. Менш гнучкий, ніж генеративні моделі, але швидший і послідовніший для повторюваних листів, як-от повідомлення поза офісом або підтвердження зустрічей.

Системи Smart Reply (як-от Quick Replies у Gmail) прогнозують короткі відповіді на основі отриманого вами листа. Вони не пишуть повні листи, а лише пропонують однорядкові відповіді на кшталт "Звучить добре!" або "Я перевірю й повернуся до вас із відповіддю." Швидко, але обмежено.

Більшість ШІ-райтерів для електронної пошти також мають функції редагування. Дайте їм свою чернетку, і вони перепишуть її так, щоб вона стала коротшою, формальнішою, дружнішою або зрозумілішою. Деякі навіть можуть перекласти ваш лист іншою мовою, зберігаючи тон.

Як користуватися ШІ-райтером для електронної пошти

Використання цих інструментів відрізняється залежно від платформи, але робочий процес загалом дуже схожий.

У Gmail (з розширеннями):

• Установіть розширення для написання текстів на основі ШІ, наприклад Compose AI або ChatGPT for Gmail
• Відкрийте новий лист і натисніть Написати
• Натисніть значок розширення (зазвичай він з’являється біля вікна створення листа)
• Введіть свій промпт або виберіть функцію, як-от "переписати" чи "зробити професійнішим"
• Перегляньте згенерований текст і за потреби відредагуйте його
• Скопіюйте його в лист або дозвольте розширенню вставити його безпосередньо

В Outlook (з Microsoft Copilot):

• Відкрийте Outlook і створіть новий лист
• Натисніть значок Copilot на панелі інструментів
• Виберіть Draft with Copilot або введіть промпт
• Опишіть, що саме має бути в листі
• Перегляньте чернетку, згенеровану ШІ
• Натисніть Keep it, щоб вставити текст, або попросіть Copilot змінити тон чи довжину

У Spark (зі Spark +AI Редактор на macOS):

У Spark ви можете створювати чернетки за допомогою +AI Compose.  Незалежно від того, чи хочете ви швидко написати новий лист, відредагувати наявну чернетку чи згенерувати Quick Replies, усе це можна зробити за допомогою Spark +AI. 

Щоб створити нову чернетку: відкрийте редактор листів у Spark.

• Натисніть кнопку Generate a Draft .
• Введіть промпт, наприклад, якщо вам терміново потрібно перенести зустріч: “Запропонуй інший час зустрічі та вибачся за зміну в останню хвилину”.
• Натисніть стрілку, щоб згенерувати текст.
• Натисніть значок …, щоб відкрити More +AI Preferences.
• Виберіть потрібний варіант, щоб скоригувати згенерований текст.

Інструкції щодо налаштування Spark +AI Compose на інших платформах можна знайти тут: https://sparkmailapp.com/help/spark-ai/write-new-emails-and-edit-drafts-with-ai-compose 

Найкращі практики

Редагуйте перед надсиланням. ШІ пише швидко, але не знає вашої конкретної ситуації. Завжди перевіряйте точність, тон і контекст. Якщо надсилати листи, згенеровані ШІ, не переглядаючи їх, це може призвести до незграбних формулювань або фактичних помилок.

Будьте конкретними у своїх промптах. "Напиши лист" дає вам загальний результат. "Напиши лист із двох абзаців, подякуй Сарі за її відгук щодо пропозиції на Q4 і запитай, чи зможе вона зателефонувати наступного вівторка" дає вам щось справді корисне.

Використовуйте його для перших чернеток, а не для фінальних версій. Нехай ШІ вирішить проблему порожньої сторінки, а потім додайте свою індивідуальність. Справжні листи звучать по-людськи, бо містять дрібні деталі, щирі запитання та особисті згадки. ШІ не може це правдоподібно відтворити.

Не покладайтеся на нього в чутливих темах. Потрібно повідомити погані новини, владнати конфлікт або обговорити конфіденційні питання? Пишіть такі листи самостійно. ШІ бракує нюансів і емпатії, яких вимагають такі ситуації.

Перевіряйте на галюцинації. ШІ іноді вигадує факти або робить припущення. Якщо ваш лист містить конкретні дані, дати або зобов’язання, перевірте їх двічі перед надсиланням.

За потреби вручну коригуйте тон. ШІ може перемикатися між формальним і неформальним стилем, але не завжди точно влучає в потрібний рівень. Прочитайте чернетку вголос. Якщо звучить не так, відкоригуйте.

Пов’язаний контент

• Представляємо Spark AI Assistant
• Поради з написання електронних листів для професіоналів
• Шаблони Spark AI

Пов’язані терміни

• Шаблон електронного листа
• Розумна відповідь
• Автоматизація електронної пошти
• Готовий шаблон листа