Caixa de Entrada

Sua caixa de entrada é a primeira coisa que você abre de manhã e a última coisa que você não deveria conferir antes de dormir. Para a maioria das pessoas, é também onde os e-mails vão se acumular para sempre.

Por que sua caixa de entrada importa mais do que você imagina

Uma caixa de entrada não é apenas uma pasta. É uma fila. E, como qualquer fila, ela só continua útil se você a processar de forma consistente. Deixe-a de lado por uma semana e, de repente, você estará encarando 847 mensagens não lidas, se perguntando onde tudo deu errado.

Dito isso, a caixa de entrada não precisa ser caótica. Clientes de e-mail como o Spark foram criados especificamente para tornar sua caixa de entrada gerenciável sem exigir que você toque em cada mensagem. O objetivo é ver o que precisa da sua atenção e agir sobre isso — não alcançar algum estado perfeito de vazio (embora o inbox zero seja genuinamente satisfatório quando você chega lá).

A caixa de entrada é também onde a confiança e os hábitos se formam. A Storydoc descobriu que 90% dos americanos são assinantes de pelo menos um boletim informativo, e a maioria dessas mensagens chega diretamente à caixa de entrada antes de qualquer organização. É muito sinal misturado com muito ruído.

Como as caixas de entrada funcionam

Todo e-mail enviado para o seu endereço é entregue por padrão à sua caixa de entrada. Seu cliente de e-mail se conecta a um servidor de e-mail (via IMAP ou protocolos semelhantes) e sincroniza essas mensagens para o dispositivo que você estiver usando. Abra o aplicativo e lá estão elas.

A maioria das caixas de entrada modernas ficou mais inteligente sobre o que é exibido. Agora você tem alguns modelos diferentes:

Caixa de entrada unificada. Todas as suas contas — trabalho, pessoal, projeto paralelo — aparecem em uma única visualização combinada. Boa se você precisa examinar tudo rapidamente. Pode ficar barulhenta se você tiver seis contas.

Caixa de entrada com guias. O Gmail foi pioneiro nisso. As mensagens são automaticamente organizadas em categorias como Principal, Social e Promoções. Seus e-mails de trabalho ficam em Principal enquanto os alertas de ofertas vão para um lugar onde você pode ignorá-los de propósito. Na verdade, funciona muito bem.

Caixa de entrada Prioritários. A versão do Outlook da mesma ideia. Divide as coisas em guias Prioritários e Outros, aprendendo com o tempo quais remetentes você realmente lê. Quanto mais você usa, melhor ela fica em manter coisas irrelevantes fora do seu caminho. 

Caixa de entrada prioritária. Outra opção do Gmail. Destaca mensagens com estrela e mensagens de contatos com quem você interage frequentemente, empurrando todo o resto para baixo. Útil se você quer alguma filtragem algorítmica sem se comprometer totalmente com guias.

A caixa de entrada inteligente do Spark vai um passo além, agrupando automaticamente boletins informativos, notificações e e-mails pessoais para que você possa processar cada categoria em lote em vez de pular entre diferentes tipos de mensagens. É assim que a maioria das pessoas focadas em produtividade lida com o alto volume de e-mails.

Como configurar sua caixa de entrada

A forma de configurar sua caixa de entrada depende de qual cliente você está usando. 

No Gmail: 

1. Abra o Gmail, clique no ícone de engrenagem (canto superior direito) e depois em Ver todas as configurações
2. Clique na guia Caixa de entrada
3. Em Tipo de caixa de entrada, escolha Padrão, Importantes primeiro, Não lidos primeiro, Com estrela primeiro ou Caixa de entrada prioritária
4. Para categorias em guias, certifique-se de que Padrão esteja selecionado e marque quais guias de categoria você deseja exibir
5. Role para baixo e clique em Salvar alterações

No Outlook (novo):

1. Abra o Outlook e vá para Exibir > Configurações de exibição
2. Em E-mail > Layout, escolha sua conta
3. Ative ou desative Classificar mensagens em Prioritários e Outros
4. Feche as configurações — as alterações são aplicadas imediatamente 

No Spark:

1. Abra o Spark — a Caixa de entrada inteligente vem ativada por padrão, agrupando automaticamente os e-mails em categorias, incluindo Pessoal, Notificações, Boletins informativos, Fixados, Prioritários, Convites e Respostas a convites.
2. Para personalizar seus Grupos de e-mail, vá para Configurações > Caixa de entrada, onde você pode ativar ou desativar categorias individuais ou ajustar as configurações por conta.
3. Para alterar sua Visualização da caixa de entrada, faça isso na própria caixa de entrada. Selecione sua Visualização da caixa de entrada atual > Selecione outra. Escolha entre:

• • Smart 2.0 (Lista de prioritários)
  • Smart (Cartões não lidos)
  • Clássico (Lista simples)

Como impedir que sua caixa de entrada controle sua vida

Mantenha-a como um ponto de decisão, não um depósito. Cada e-mail deve ser respondido, arquivado ou excluído. Deixar as coisas na caixa de entrada "para resolver depois" é como você acaba com 10.000 mensagens não lidas.

Processe em lotes. Verificar o e-mail a cada 15 minutos fragmenta sua atenção. Duas ou três sessões dedicadas de caixa de entrada por dia costumam ser suficientes para a maioria dos trabalhos. Melhor ainda, use as notificações inteligentes do Spark para que apenas mensagens genuinamente importantes o interrompam.

Use filtros e regras. Qualquer e-mail que sempre vai para o lugar errado (ou precisa ser organizado automaticamente) deve ter uma regra por trás. Um bom filtro de spam lida com e-mails de phishing automaticamente, mas as regras permitem que você controle o resto. Isso é o mínimo para o gerenciamento da caixa de entrada.

Arquive à vontade. E-mails arquivados não são excluídos — eles apenas saem da caixa de entrada. A busca os encontra instantaneamente quando você precisa deles. Arquivar é como você limpa a fila sem a ansiedade de excluir algo que possa precisar.

Cancele inscrições sem piedade. Se você não abriu um boletim informativo em três meses, você não vai abrir. Tire-o da caixa de entrada permanentemente.

A caixa de entrada funciona melhor quando é temporária. Ela existe para guardar mensagens até você lidar com elas — não para guardá-las para sempre.

Conteúdo relacionado

• Como alcançar o inbox zero
• Como reduzir a sobrecarga de e-mails
• 12 regras úteis para melhorar o e-mail

Termos relacionados

• IMAP
• Filtro de spam