メールの締めくくりは、内容と同じように、文脈に合わせた言葉選びが大切です。 「拝啓」のような敬称と「敬具」のような結語が、形式的なコミュニケーションに完璧にマッチするように、「Regards（よろしく）」も同様に問題ありませんが、 親しい同僚に対しては少し堅苦しく感じられるかもしれません。
同じメールの締めくくりでも、ビジネスマナーの専門家の間で意見が分かれる場合があります。 では、メールをどのように締めるのがよいでしょうか？最適な締めくくりを選ぶ際に、以下の点に注意してください。
メールを締めるためのヒント
- 文脈に注意する。 受信者との関係性は？ 仲が良いですか？ 勤務先や業界全体でのメールのフォーマル度はどの程度ですか？ これらの質問に答えることで、最適な締めくくりを選ぶことができます。
- 挨拶と締めくくりを合わせる。 締めくくりは、常にメッセージ全体のトーンと、選んだ挨拶に合うようにしてください。 迷ったら、適切なメールの挨拶についての記事を参照してください。
- 迷ったら、フォーマルな署名を選ぶ。 相手との関係が深まるにつれて、よりカジュアルな署名に変更することはできますが、迷ったら最初はフォーマルな署名を選ぶようにしましょう。
以下は、さまざまな状況に適した署名例と、ビジネスメールで絶対に避けるべき署名例です。
ビジネスメール向けの締めの挨拶
Regards (ご清算)
フォーマルなメールによく使われますが、少し距離感があり、ぶっきらぼうに感じられることも。 よりフレンドリーな署名をお探しの方は、以下の「Regards」のバリエーションをご覧ください。
Kind regards (よろしくお願い申し上げます)
単純な「Regards」よりもずっとフレンドリーで温かみがあり、ビジネスでのメールの締めくくりとして最適です。
Best regards (よろしくお願いいたします)
「Kind regards」よりもややカジュアルですが、ビジネスメールでは依然として問題ありません。
Sincerely (謹んで申し上げます)
履歴書などの礼状に適した署名です。 それ以外の場面では、特にカジュアルなメールの場合は、堅苦しく感じられる可能性があるので注意しましょう。
Best wishes (ご成功をお祈りいたします)
温かみがあり、過度ではないため、ビジネスメールに適しています。 ただし、メールの内容が良くないのに 「Best wishes」で締めくくるのはふさわしくありません。
Best (ベスト)
Business Insiderの記事によると、「Best」はメールを締めるのに最適な言葉です。 ほとんどの場面で「Best」は安全で無難な選択ですが、あまりに砕けていると感じる場合は、 最初のメールでは「Best regards」を選ぶようにしましょう。
Thanks (ありがとう)
感謝の気持ちを伝えたい場合は、この署名を使用しても問題ありません。 「Thanks」はフレンドリーでプロフェッショナルな印象がありますが、よりフォーマルなやり取りでは避けるようにしましょう。
避けるべきメールの締めの挨拶
Respectfully (敬具) または Respectfully yours (謹んで申し上げます)
米国大統領や政府高官宛てのメールであれば使用できますが、 それ以外のメールでは過剰に形式ばな印象を与えます。
Yours truly (誠にあなたの)
「実際にあなたのものです」などと言うでしょうか？ この署名は古臭く、 ビジネスメールには不向きです。
Yours faithfully (謹んで申し上げます)
手紙では問題ないかもしれませんが、現代のメールでは古臭すぎます。 フォーマルな署名が必要な場合は "Kind regards" を選ぶほうが適切です。
Talk soon (近いうちに話しましょう)
本当にすぐに話す予定がある場合のみ使用してください。 例えば、メールの中で面談を設定した場合などに適しています。 そうでなければ、不自然で嘘っぽく感じられます。
Thx (サンキュー) または Rgrds (敬)
ビジネスでは絶対に避けてください。 このような署名は、あなたの不注意と無礼さを示すだけです。 短く書くことが求められるテキストメッセージなら良いのですが、メールではNGです。
Love (愛を込めて)
友人や家族へのメールでは問題ありませんが、他の状況では不適切です。
xoxo
「Love」と同様に、ビジネスコミュニケーションでは避けるべきです。
Sent from my iPhone (iPhoneから送信)
誰もがあなたがiPhoneを持っていることを喜んではくれるでしょうが、このデフォルトの署名を本物の署名に置き換えてみませんか？ 誠実な対応と締めくくりをすることで、相手に敬意を示しましょう。
-[名前] または -[イニシャル]
長いメールのやり取りの中で、短いカジュアルなメールであれば問題ないかもしれません。 しかし、最初のメール、特にフォーマルなメールで、初めて会う相手に使うには、あまりにも唐突な印象を与えます。
署名なし
適切なメールの署名を選ぶのは難しいものです。 だからこそ、署名を省略してしまうのも無理はありません。 しかし、絶対にしないでください！ 特に最初のメールでは、必ず適切な署名を入れるようにしましょう。 これは、メールを真剣に考えており、礼儀正しくあろうとしていることを相手に示すことになります。
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