У діловому листуванні електронною поштою ключову роль відіграє контекст, який безпосередньо впливає на вибір завершальних слів вашого листа. Для офіційних листів ідеально підійде закінчення на кшталт «З повагою», але коли йдеться про більш неформальне спілкування з колегами, з якими вас пов’язують близькі відносини, таке завершення може сприйматися занадто формальним. Розбіжності в думках серед експертів із ділового етикету лише підкреслюють складність вибору ідеальної формули.
Тож, яким же має бути ідеальне закінчення електронного листа? Ось декілька важливих моментів, на які варто звернути увагу, вибираючи найкращий варіант завершення листа.
Як завершити електронний лист: поради для досягнення успіху
- Враховуйте контекст. Які у вас стосунки з отримувачем? Чи добре ви знаєте один одного? Який рівень формальності прийнятий у вашій компанії чи галузі? Відповіді на ці питання допоможуть вам вибрати найкращий варіант завершення листа.
- Гармонізуйте закінчення з привітанням. Важливо, щоб тон вашого прощання відповідав загальному тону вашого листа та привітанню. Перегляньте найкращі форми привітань в електронному листі, щоб вибрати найбільш влучний варіант.
- Якщо сумніваєтеся, дотримуйтеся більш формального завершення листа. З часом, коли ви краще познайомитеся з отримувачем, завжди можна перейти на менш формальне спілкування.
Нижче ви знайдете низку підписів, які підходять для багатьох ситуацій, а також ті, яких краще уникати в діловому листуванні.
Як найкраще завершити професійний електронний лист
З повагою
Це класичний варіант завершення для офіційних листів, хоча він і може здатися дещо сухим і різким. Якщо ви шукаєте більш дружнє завершення, перегляньте альтернативні варіанти нижче.
З глибокою повагою
Цей варіант набагато тепліший і дружніший проти простого «З повагою», ідеально підходить для ділового листування.
З найкращими побажаннями
Цей підпис є менш офіційним, ніж «З повагою», але все одно вважається доречним для професійних листів.
З найщирішими побажаннями
Це завершення відмінно підходить для супровідних листів. В інших випадках, такий варіант може звучати занадто офіційно, особливо для менш формального спілкування.
З повагою та найкращими побажаннями
Це дружній, але водночас офіційний спосіб завершення листа, що підходить для професійних листів. Проте переконайтеся, що він відповідає тону та змісту вашого повідомлення. Писати неприємні речі в листі, а потім підписувати «З повагою та найкращими побажаннями» — погана ідея.
Зі щирими побажаннями
Один із найкращих способів завершення листа. «Зі щирими побажаннями» — це універсальний та нейтральний варіант, який підходить для майже всіх випадків. Водночас якщо ви вважаєте, що ця кінцівка занадто розмовна, ви можете почати із «З повагою» для першого листа та із часом адаптувати ваш стиль підпису.
Дякую
Цей підпис ідеально підходить, коли ви хочете висловити свою щиру подяку одержувачу. «Дякую» звучить невимушено, але професійно, проте в більш офіційному листуванні таке завершення може бути менш доречним.
Завершення в електронному листуванні, яких слід уникати
З повагою, Ваш(а)
Цей варіант доцільно використовувати лише під час звернення до високопосадовців чи урядових осіб. Для решти випадків ця фраза здається надто урочистою.
Ваш(а)
Задайте собі питання: чи могли б ви вжити ці слова в безпосередньому спілкуванні? Якщо ні, то краще уникати такого підпису. Таке формулювання може звучати занадто старомодно й невідповідно в діловому листуванні.
Щиро Ваш(а)
Хоча така кінцівка може бути прийнятною для листів, вона занадто старомодна для сучасних листів. Якщо вам потрібно використати офіційне завершення листа, краще вибрати «З повагою».
До скорої зустрічі
Цей підпис має сенс лише тоді, коли ви дійсно плануєте незабаром зустрітися з одержувачем листа. Наприклад, це може бути доречно, якщо ви призначаєте зустріч у своєму листі. В інших випадках таке формулювання виглядає недоречно.
Дяк
Ця фраза — це величезне «ні» в професійному спілкуванні. Такий підпис лише демонструє вашу недбалість і неповагу до одержувача. Пам’ятайте, що електронний лист — це не SMS.
З любов’ю
Таке формулювання чудово підходить для листів до друзів та родини, але його варто уникати у всіх інших контекстах.
Цілую
Подібно до «З любов’ю», такий підпис не підходить для ділового спілкування.
Надіслано з iPhone
Усі ми, безумовно, раді, що у вас є iPhone, але чому б не замінити автоматичний підпис на щось більш персоналізоване? Покажіть одержувачу, що ви поставилися до листа з увагою.
-[Ім’я] або -[Ініціали]
Таке завершення може бути прийнятним для коротких електронних листів у довгому ланцюжку листів. Однак для першого листа чи офіційного звернення до незнайомої особи воно може здатися занадто різким.
[Без підпису]
Вибір ідеального завершення для електронного листа може здатися непростим завданням. Саме тому може виникнути спокуса уникнути цього кроку. Однак не варто цього робити! Завжди додавайте відповідне завершення, особливо в перших листах. Це показує одержувачу, що ви серйозно та з повагою ставитеся до своєї кореспонденції.
Завдяки Spark процес створення бездоганних електронних листів став надзвичайно простим. Ця програма спрощує роботу з електронною поштою для професіоналів та їх команд. Spark допоможе вам знову полюбити електронну пошту й нарешті сказати: «Ура, у Вхідних порожньо!»