下書きフォルダ

下書きフォルダが役立つ場面

あの瞬間、ご存知ですよね。 やっかいなメールを数文ほど書いたところで、ノートパソコンが落ちたり、ブラウザのタブがクラッシュしたりして、最悪の事態を覚悟する瞬間です。 ところが、メールクライアントを開き直すと、ほぼそのままの状態で下書きに残っているのです。

それこそがこのフォルダの本来の役割です。 これはやることリストでも、整理保管システムでもありません。 これはセーフティネットです。 

下書き保存に関するMicrosoftのドキュメントでは、Outlookが30秒ごとに下書きを自動保存することが確認できます。Gmailも実際には同じように動作し、あなたが何もしなくても入力しながら保存してくれます。 

これは、給与の逆提案のようなデリケートな内容や、送信ボタンを押す前に完璧に仕上げたいメッセージを書いているときには、思っている以上に重要になります。

ささやかな機能ですが、20分かけて書いた未保存のメールを失うのは、本当に最悪な午後になります。 下書きは、裏側でそうした事態を防いでくれます。

自動保存の仕組み

自動保存のタイミングやフォルダの場所はクライアントによって多少異なりますが、根本的な動作はどこでも同じです。入力を始めた時点で、クライアントはすでにどこかにコピーを保存しています。

Gmailは作成中に数秒ごとに下書きを自動保存し、実際に送信すると自動的に下書きを送信済みに移動します。手動での整理は必要ありません。 Outlookも同様に、固定の30秒間隔で動作します。メッセージの作成と返信に関するMicrosoftのガイドでは、下書きフォルダ自体に下書きが見つからない場合、返信元の元メッセージのそばに残っている可能性があると説明されています。 Sparkも下書きを同じように扱いますが、SparkはIMAPまたはEWSを通じて既存のアカウントに接続するため、下書きは使用しているプロバイダーに同期されます。そのため、スマートフォンで書き始めた下書きが、そのままの状態でノートパソコンにも表示されます。

知っておくと便利な特徴があります。送信済みメールをキャンセルすると（送信取り消しなどの機能を使った場合）、そのメッセージは通常、送信トレイではなく下書きに戻ります。 ですから、「送信していない」メールが実際にどこへ行ったのか気になったことがあるなら、おそらくそこを探せば見つかります。

下書きの見つけ方

Gmailの場合: 

1. 左側のサイドバーを見てください。 「下書き」が直接表示されていない場合は、「もっと見る」をクリックして、すべてのフォルダ一覧を展開します。
2. 「下書き」をクリックすると、書き始めたものの送信していないメールがすべて表示されます。
3. 任意の下書きをクリックすると、中断したところから編集を続けられます。

Outlookの場合：

1. 画面左側のフォルダーウィンドウを確認します。
2. フォルダー一覧から「下書き」を選択します。
3. 任意の下書きをダブルクリックすると、再度開いて編集を続けられます。 

Sparkの場合: 

1. サイドバーを開きます。 下書きは、接続された各アカウントごとにデフォルトで一覧表示されます。
2. 表示されない場合、Sparkのサイドバーはフォルダを再追加できるようカスタマイズ可能です。プラットフォームによって多少異なることがあるため、固定のパスを想定するのではなく、Sparkのアプリ内サイドバーオプションを確認してください。
3. 下書きは同期されるため、任意のデバイスで下書きをタップまたはクリックすると、中断したところから続けられます。

いずれの方法も、数クリックで済みます。 より大きな課題はたいてい、その下書きの存在自体を思い出すことにあります。

下書きを「墓場」から作業スペースへ変える

下書きを墓場にしてはいけません。 3か月前に書きかけたメールは、もはや下書きではなく散らかりの元です。今週実際に送信するつもりのないものは、頭の中で「いつか」とアーカイブするのではなく、削除するべきです。 

書き始めたけれどいつだったか思い出せないものを探しているなら、スクロールするのではなく検索しましょう。クライアントの検索バーを下書きフォルダに絞って使ってください。書きかけのメッセージを何十件もスクロールして探すのは、本当に時間の無駄です。 また、下書きをタスク管理ツールではなく作業スペースとして扱うのも効果的です。後でフォローアップするためのリマインダーとして下書きを開いたままにしたくなったとしても、そうした役割は本来のリマインダーやスヌーズ機能のほうがはるかにうまくこなせます。下書きは、メールそのもの以外の何かを追跡するためには作られていないからです。 

いずれにせよ、最もシンプルなルールでほとんどのことはカバーできます。完成させるか、削除するか、です。 今日送信しない下書きは、30秒かけて完成させる価値があるか、削除する価値があるかのどちらかで、その中間に良い落としどころがあることはめったにありません。

関連用語

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• メール管理
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