草稿文件夹

The Spark Team
创建:

定义

💡邮件中的草稿文件夹是那些写了一半、尚未发送的邮件等待你完成(或不完成)的地方。 每个电子邮件客户端都有一个草稿文件夹,会在你输入时自动保存你的内容。

草稿文件夹何时派上用场

你一定知道那种时刻。 你刚写了三句棘手的邮件,笔记本电脑突然没电,或者浏览器标签崩溃了,你做好了最坏的心理准备。 然后你重新打开电子邮件客户端,它就在那里,基本完好无损,静静躺在草稿箱里。

这就是这个文件夹的全部意义所在。 它不是待办清单,也不是文件归档系统。 它是一张安全网。 

微软关于保存草稿的文档证实,Outlook 每 30 秒自动保存一次草稿,而 Gmail 在实际使用中也是如此,会在你输入时自动保存,无需你进行任何操作。 

当你在起草一些敏感内容时,比如薪资还价邮件,或是一封你希望在点击发送前措辞完全恰当的邮件时,这一点比你想象的更重要。

这是个小功能,但丢失一封你花了 20 分钟撰写却未保存的邮件,绝对会毁掉你的一个下午。 草稿箱在幕后帮你避免了这种情况。

自动保存的工作原理

自动保存的时间间隔和文件夹位置因客户端而略有不同,但底层机制各处都相同:开始输入,客户端就已经在某处保存副本了。

Gmail 在你撰写邮件时每隔几秒自动保存草稿,一旦你真正发送,就会自动将草稿移至“已发送”,无需手动清理。 Outlook 的工作方式类似,采用固定的 30 秒间隔,微软关于创建和回复邮件的指南指出,如果你在草稿文件夹本身中找不到某封草稿,它可能仍与其所回复的原始邮件放在一起。 Spark 对草稿的处理方式相同,但由于 Spark 通过 IMAP 或 EWS 连接到你现有的账户,你的草稿会同步回你所使用的任何提供商,因此在手机上开始撰写的草稿会原封不动地出现在你的笔记本电脑上。

有一个值得了解的小特点:取消已发送的邮件(使用撤销发送或类似功能)通常会将该邮件放回草稿箱,而不是发件箱。 所以,如果你曾经好奇一封“未发送”的邮件到底去哪儿了,那很可能就是要查看的地方。

如何找到你的草稿

在 Gmail 中: 

  1. 查看左侧边栏。 如果你没有直接看到列出的“Drafts”(草稿),点击“More”(更多)展开完整的文件夹列表。
  2. 点击“Drafts”(草稿)即可查看所有你已开始但尚未发送的邮件。
  3. 点击进入任意草稿,即可从你上次停下的地方继续编辑。

在 Outlook 中:

在 Spark 中: 

  1. 打开边栏。 每个已连接的账户默认都会在那里列出草稿箱。
  2. 如果没有显示,可以自定义 Spark 的边栏以重新添加文件夹;请查看 Spark 应用内的边栏选项,而不要假设有固定路径,因为这可能因平台而略有不同。
  3. 点按或点击某封草稿,即可在任意设备上从你上次停下的地方继续,因为它会同步。

以上这些操作都只需点击几下即可完成。 更大的挑战通常是记得那封草稿的存在。

将草稿箱从“坟场”变成工作空间

别让草稿箱变成一座坟场。 三个月前写了一半的邮件已经不再是草稿了,它们只是杂物,任何你本周并不打算真正发送的内容都应该删除,而不是在脑海里归档为“将来某天再说”。 

如果你在找某封开始写却记不清何时写的邮件,请使用搜索而不是滚动查找,用你客户端的搜索栏并将范围专门筛选到草稿文件夹,因为在数十封写了一半的邮件中滚动会白白浪费大量时间。 把草稿当作工作空间而非任务管理器也很有帮助:如果你想留一封草稿开着来提醒自己稍后跟进,那么专门的提醒或稍后处理功能会更胜任这项工作,因为草稿的设计初衷并非用来追踪除邮件本身之外的任何事情。 

不管怎样,最简单的一条规则就涵盖了大部分情况:要么完成,要么删除。 一封你今天不打算发送的草稿,要么值得你花 30 秒完成,要么就值得删除,很少有合适的中间地带。

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超高效兼跨平台:专为静忧收件设计,专心聚焦重要事项。