Cartella delle bozze

Quando la cartella delle bozze torna utile

Conosci bene quel momento. Hai scritto tre frasi di un'email delicata, il laptop si spegne o la scheda del browser va in crash, e ti prepari al peggio. Poi riapri il client di posta ed eccola lì, quasi intatta, nelle Bozze.

È proprio questo lo scopo di questa cartella. Non è una lista di cose da fare e non è un sistema di archiviazione. È una rete di sicurezza. 

La documentazione di Microsoft sul salvataggio delle bozze conferma che Outlook salva automaticamente una bozza ogni 30 secondi, e Gmail si comporta allo stesso modo in pratica, salvando mentre scrivi senza che tu debba fare nulla. 

Questo conta più di quanto pensi quando stai scrivendo qualcosa di delicato, come una controproposta salariale o un messaggio che vuoi rendere perfetto prima di premere invio.

È una piccola funzione, ma perdere un'email non salvata su cui hai lavorato 20 minuti significa davvero un brutto pomeriggio. Le Bozze lo evitano dietro le quinte.

Come funziona il salvataggio automatico

La tempistica del salvataggio automatico e la posizione della cartella variano leggermente in base al client, ma il comportamento di fondo è lo stesso ovunque: inizi a scrivere e il client sta già salvando una copia da qualche parte.

Gmail salva automaticamente le bozze ogni pochi secondi mentre componi, e sposta la bozza in Inviati automaticamente quando la invii davvero, senza bisogno di alcuna pulizia manuale. Outlook funziona in modo simile con il suo intervallo fisso di 30 secondi, e la guida di Microsoft su come creare e rispondere ai messaggi segnala che se non trovi una bozza nella cartella Bozze stessa, potrebbe trovarsi ancora accanto al messaggio originale a cui stavi rispondendo. Spark gestisce le bozze allo stesso modo, ma poiché Spark si connette al tuo account esistente tramite IMAP o EWS, le tue bozze si sincronizzano con il provider che stai usando, così una bozza iniziata sul telefono compare intatta sul laptop.

Una particolarità da conoscere: annullare un'email inviata (usando Annulla invio o una funzione simile) di solito riporta quel messaggio nelle Bozze, non in Posta in uscita. Quindi se ti sei mai chiesto dove sia finita davvero un'email "non inviata", probabilmente è lì che devi cercare.

Come trovare le tue bozze

In Gmail: 

1. Guarda la barra laterale sinistra. Se non vedi "Bozze" elencato direttamente, fai clic su "Altro" per espandere l'elenco completo delle cartelle.
2. Fai clic su "Bozze" per vedere tutto ciò che hai iniziato ma non inviato.
3. Fai clic su una qualsiasi bozza per continuare a modificarla esattamente da dove l'avevi lasciata.

In Outlook:

1. Controlla il riquadro delle cartelle sul lato sinistro dello schermo.
2. Seleziona "Bozze" dall'elenco delle cartelle.
3. Fai doppio clic su una qualsiasi bozza per riaprirla e continuare a modificarla. 

In Spark: 

1. Apri la barra laterale. Le Bozze sono elencate lì per impostazione predefinita per ogni account collegato.
2. Se non compaiono, la barra laterale di Spark può essere personalizzata per aggiungere di nuovo le cartelle; controlla le opzioni della barra laterale all'interno dell'app di Spark anziché presumere un percorso fisso, poiché questo può variare leggermente in base alla piattaforma.
3. Tocca o fai clic su una bozza per riprendere da dove avevi lasciato, su qualsiasi dispositivo, poiché si sincronizza.

Nessuna di queste operazioni richiede più di un paio di clic. La sfida più grande è di solito ricordarsi che la bozza esiste.

Trasformare le Bozze da un cimitero a uno spazio di lavoro

Non lasciare che le bozze diventino un cimitero. Le email iniziate a metà tre mesi fa non sono più bozze, sono disordine, e tutto ciò che non hai intenzione di inviare davvero questa settimana andrebbe cancellato anziché archiviato nella tua mente come "un giorno". 

Se stai cercando qualcosa che hai iniziato a scrivere ma non ricordi quando, cercalo invece di scorrere, usando la barra di ricerca del tuo client filtrata specificamente sulla cartella Bozze, poiché scorrere decine di messaggi lasciati a metà fa perdere tempo prezioso. Aiuta anche trattare le bozze come uno spazio di lavoro anziché come un gestore di attività: se sei tentato di lasciarne una aperta come promemoria per dare seguito più tardi, un vero promemoria o una funzione di rinvio svolge quel compito molto meglio, poiché le bozze non sono pensate per tenere traccia di nulla se non dell'email stessa. 

La regola più semplice copre comunque la maggior parte dei casi: completa o cancella. Una bozza che non invii oggi vale o i 30 secondi per completarla o vale la cancellazione, e raramente c'è una buona via di mezzo.

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