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定義
💡 会話ビュー とは、各返信を個別の項目としてインボックスに追加するのではなく、メッセージとそのすべての返信を一つのスレッドにまとめる設定のことです。 一つのスレッドを開けば、やり取り全体を確認でき、状況を把握できます。
会話ビューが解決する問題とは
想像してみてください。 午前9時に質問を送ります。 午後3時までに、六件の返信がインボックスの中に散らばり、それぞれがまったく新しいメールのように見えます。 会話ビューがなければ、上下にスクロールして誰がいつ何を言ったのかを把握しながら、手作業でストーリーをつなぎ合わせることになります。
これが会話ビューが解決する本当の問題です。 ディスカッションの完全な履歴を一か所に順番どおりに保持するので、「数件前の返信で彼女は何と言ったっけ？」と探し回る必要がありません。 Sparkのようなメールクライアントは、切り替え操作なしで自動的にメッセージをスレッドにまとめます。
それは単なる整頓のためだけではありません。 やり取り全体を一度に確認できると、より多くの文脈を踏まえて素早く返信できます。 すでに何が話されたのかを推測する必要がなく、数件前の返信ですでに答えが出ている質問をしてしまう可能性も低くなります。 これが本当のメリットです。重複した返信が減り、実際に返信する前に状況を把握するだけに費やす時間が少なくなります。
Gmail、Outlook、Sparkのスレッド処理の違い
GmailとOutlookはどちらもデフォルトで会話ビューをオンにしていますが、その扱い方は同じではありません。
Gmailは、同じ件名と参加者を共有するメッセージを一つのスレッドにまとめ、最新のメッセージを一番下に配置します。 すべてのメッセージを個別の項目として表示したい場合は、この設定を完全にオフに切り替えることができます。行き詰まった場合は、Gmailのヘルプドキュメントに正確な設定方法が説明されています。
Outlookではこれを「スレッドとして表示」と呼び、同様に機能しますが、最新のメッセージが一番下ではなく一番上に表示されます。 些細な違いですが、両者を切り替えて使う人はこれにつまずきます。 Microsoft自身のサポートページでは、Webアプリを含むすべてのバージョンについて説明しています。
Sparkにはここに切り替え設定がありません。 接続したすべてのアカウントは、件名ごとにスレッドにまとめられます。以上です。 Sparkのチームは、これを無効にするオプションを追加する予定はないと述べています。 ワークフローで一行に一メッセージという表示が本当に必要な場合、これは実際の制限となります。 ただし、ほとんどの人にとっては、常時オンのスレッド処理は管理すべき設定が一つ減ることを意味します。
モバイルを多く使う場合は知っておくとよいでしょう。GmailのAndroidアプリには独自の会話ビュー切り替え設定があり、これはデスクトップのメイン設定メニューではなく、アカウントの一般設定の中にあります。 両者は連動していないため、スマートフォンでオフにしてもデスクトップではオンのままで、その逆も同様です。 あるデバイスではインボックスがスレッド表示され、別のデバイスでは平坦に表示される場合、ほとんどの場合これが原因です。
会話ビューをオンまたはオフにする方法
この設定の変更は一分もかかりませんが、手順はどこでも同じというわけではありません。
Gmailの場合：
- パソコンでGmailを開き、歯車アイコンをクリックしてから「すべての設定を表示」を選択します。
- 「スレッド表示」セクションまでスクロールします。
- 「スレッド表示 ON」または「スレッド表示 off」を選択します。
- 一番下の「変更を保存」をクリックします。
Outlookの場合：
- 任意のメールフォルダーから、表示タブを開きます。
- 「スレッドとして表示」を選択してオンまたはオフに切り替えます。
- プロンプトが表示されたら「すべてのメールボックス」または「このフォルダー」を選択します。
- 新しいOutlookまたはWeb版Outlookでは、設定 > メール > レイアウトに移動し、メッセージの整理方法を選択してください。
Sparkの場合：
- 切り替える設定はありません。 スレッドはデフォルトでオンになっており、そのまま維持されます。
- 回避策として、特定のスレッドをミュートして、その返信がインボックスを乱雑にしないようにすることはできますが、アプリ全体でスレッド処理を無効にすることはできません。 ミュートは現在モバイル限定の回避策であることに注意してください。 これはその特定のディスカッションの通知を停止しますが、メッセージは完全に非表示になるのではなく、引き続きインボックスに残ります。
会話ビューの切り替えに関する問題
会話ビューの設定が反映されていないように見えたり、何も操作していないのに突然以前の状態に戻ったりする場合、それは通常バグではありません。 多くの場合、組織全体のExchangeポリシーが個人設定を上書きしているためで、これはITの更新やメールボックスの移行後に職場アカウントでよく見られます。 ポリシーが次に同期されるときに設定がまた元に戻ってしまうため、何度も切り替え直してもこれは解決しません。 職場アカウントでこれが発生した場合は、自分側で何か壊れていると決めつけるのではなく、IT担当者に直接確認する価値があります。
会話ビューが役立つとき、そして単に物事を埋もれさせてしまうとき
会話ビューは、進行中のものすべてでその価値を発揮します。プロジェクトのスレッド、やり取りの続く交渉、複数人での旅行計画など、複数の返信を通じて文脈が積み重なるあらゆる場面です。
トランザクションメールは別の話なので、クライアントで可能であればそこではオフにしてください。領収書、アラート、一度きりのリクエストはスレッド処理の恩恵をあまり受けませんし、グループ化された通知メールは個別のものよりも読みにくいと感じる人もいます。
また、長いスレッドではスコープの拡大にも注意する価値があります。「ちょっとした質問」として始まったスレッドが、いくつもの異なるトピックを扱う数十件のメッセージの連鎖にふくれ上がることがあります。そうなった場合は、履歴をさかのぼってスクロールするよりも、明確な件名で新しいメールを始める方が良いでしょう。 新しいトピックには、新しいスレッドを。
そして、どんな場合でも身につける価値のある習慣があります。送信する前に、その返信に実際に誰が含まれているかを確認することです。 スレッド処理は、誰が含まれているかを考えずに返信するのを簡単にしますが、まさにそれが長く続くスレッド内でCCリストが制御不能にふくれ上がる原因です。