Visualização em conversa

Qual problema a visualização de conversa resolve

Imagine o seguinte. Você envia uma pergunta às 9h. Às 15h, há seis respostas espalhadas pela sua caixa de entrada, cada uma parecendo um e-mail totalmente novo. Sem a visualização de conversa, você precisa recompor a história manualmente, rolando para cima e para baixo tentando descobrir quem disse o quê e quando.

Esse é o problema real que a visualização de conversa resolve. Ela mantém todo o histórico de uma discussão em um só lugar, em ordem, para que você não fique procurando "o que foi que ela disse três respostas atrás?" Clientes de e-mail como o Spark agrupam mensagens em conversas automaticamente, sem precisar de nenhuma opção para ativar.

E não é só uma questão de organização. Quando você consegue ver toda a troca de uma vez, responde mais rápido e com mais contexto. Você não fica adivinhando o que já foi dito e tem menos chance de fazer uma pergunta que já foi respondida duas respostas acima. Esse é o verdadeiro benefício: menos respostas redundantes e menos tempo gasto apenas se atualizando antes de conseguir realmente responder.

Como o Gmail, o Outlook e o Spark tratam a organização em conversas de forma diferente

O Gmail e o Outlook ativam a visualização de conversa por padrão, mas não a tratam de forma idêntica.

O Gmail agrupa em uma única conversa as mensagens que compartilham o mesmo assunto e os mesmos participantes, com a mensagem mais recente na parte inferior. Você pode desativar isso completamente se preferir ver cada mensagem como um item próprio, e a documentação de ajuda do Gmail mostra exatamente a configuração caso você tenha dificuldade. 

O Outlook chama isso de "Mostrar como Conversas", e funciona de forma semelhante, embora a mensagem mais recente fique na parte superior em vez da inferior. É um detalhe pequeno, mas confunde as pessoas quando elas alternam entre os dois. A própria página de suporte da Microsoft abrange todas as versões, incluindo o aplicativo web.

O Spark não oferece uma opção para alternar aqui. Cada conta que você conecta é agrupada em conversas por assunto, ponto final. A equipe do Spark afirmou que não planeja adicionar uma opção para desativar isso. Se o seu fluxo de trabalho realmente precisa de uma mensagem por linha, isso é uma limitação real. Para a maioria das pessoas, porém, a organização em conversas sempre ativa é uma configuração a menos para gerenciar.

Vale a pena saber, se você usa muito o celular: o aplicativo Android do Gmail tem sua própria opção separada de visualização de conversa, escondida nas configurações gerais da sua conta em vez do menu principal de configurações do desktop. Desative no seu celular, e ela continua ativada no seu desktop, e vice-versa, já que as duas não estão vinculadas. Se a sua caixa de entrada aparece em conversas em um dispositivo e plana em outro, quase sempre é por isso.

Como ativar ou desativar a visualização de conversa

Alterar essa configuração leva menos de um minuto, mas os passos não são iguais em todos os lugares.

No Gmail: 

1. Abra o Gmail no seu computador e clique no ícone de engrenagem, depois em "Ver todas as configurações".
2. Role até a seção "Visualização de conversa".
3. Selecione "Ativar visualização de conversa" ou "Desativar visualização de conversa".
4. Clique em "Salvar alterações" na parte inferior.

No Outlook: 

1. Em qualquer pasta de e-mail, abra a guia Exibir.
2. Selecione "Mostrar como Conversas" para ativar ou desativar.
3. Escolha "Todas as caixas de correio" ou "Esta pasta" quando solicitado.
4. No novo Outlook ou no Outlook na web, vá em Configurações > Email > Layout e escolha a sua preferência de organização de mensagens.

No Spark: 

1. Não há nada para ativar ou desativar. As conversas ficam ativadas por padrão e permanecem assim.
2. Se você quiser uma solução alternativa, pode silenciar uma conversa específica para que as respostas dela parem de sobrecarregar sua caixa de entrada, mas não é possível desativar a organização em conversas em todo o aplicativo. Tenha em mente que o silenciamento é atualmente uma solução alternativa disponível apenas no celular. Ele elimina as notificações daquela discussão específica, embora as mensagens ainda permaneçam na sua caixa de entrada em vez de serem totalmente ocultadas.

Problemas ao ativar a visualização de conversa 

Se a sua configuração de visualização de conversa parece não estar sendo salva, ou se voltou de repente ao que era antes sem você mexer em nada, isso geralmente não é um bug. Muitas vezes é uma política do Exchange em toda a organização substituindo a sua configuração pessoal, o que aparece bastante em contas de trabalho após uma atualização de TI ou uma migração de caixa de correio. Alternar essa configuração repetidamente não vai resolver isso, já que ela voltará ao normal na próxima vez que a política for sincronizada. Se isso acontecer em uma conta de trabalho, vale a pena consultar a TI diretamente em vez de presumir que algo está com defeito do seu lado.

Quando a visualização de conversa ajuda e quando ela apenas esconde as coisas

A visualização de conversa vale a pena em tudo que é contínuo: conversas de projetos, negociações de vai e vem, planejar uma viagem com cinco pessoas, em qualquer lugar onde o contexto se acumula ao longo de várias respostas. 

E-mails transacionais são uma história diferente, então desative-a nesses casos se o seu cliente permitir, já que recibos, alertas e solicitações pontuais não se beneficiam muito da organização em conversas, e algumas pessoas acham e-mails de notificação agrupados mais difíceis de examinar do que os separados. 

Também vale a pena ficar de olho no aumento de escopo em conversas longas: uma conversa que começou como "pergunta rápida" pode se transformar em uma cadeia de 40 mensagens cobrindo cinco tópicos diferentes, e quando isso acontece, começar um novo e-mail com um assunto claro é melhor do que rolar de volta pelo histórico. Novo tópico, nova conversa. 

E um hábito que vale a pena adotar independentemente disso: verifique quem realmente está na resposta antes de enviá-la. A organização em conversas facilita responder sem pensar em quem está incluído, e é exatamente assim que as listas de CC saem do controle dentro de uma conversa de longa duração.

Termos relacionados

• Caixa de entrada
• Cliente de e-mail
• E-mail em modo escuro
• Pasta de rascunhos