Visualizzazione per conversazione

Quale problema risolve la visualizzazione conversazione

Immagina questa situazione. Invii una domanda alle 9 del mattino. Entro le 15, ci sono sei risposte sparse nella tua casella di posta, ciascuna con l'aspetto di una nuova email. Senza la visualizzazione conversazione, devi ricostruire la storia a mano, scorrendo su e giù per capire chi ha detto cosa e quando.

Questo è il vero problema che risolve la visualizzazione conversazione. Mantiene l'intera cronologia di una discussione in un unico posto, in ordine, così non devi cercare "cosa ha detto tre risposte fa?" I client email come Spark raggruppano automaticamente i messaggi in thread, senza bisogno di alcuna opzione.

E non si tratta solo di ordine. Quando puoi vedere l'intero scambio in una volta, rispondi più velocemente e con più contesto. Non devi indovinare cosa è già stato detto e hai meno probabilità di fare una domanda a cui era già stata data risposta due risposte prima. Questo è il vero vantaggio: meno risposte ridondanti, meno tempo speso solo per aggiornarsi prima di poter effettivamente rispondere.

Come Gmail, Outlook e Spark gestiscono i thread in modo diverso

Sia Gmail che Outlook attivano la visualizzazione conversazione per impostazione predefinita, ma non la gestiscono in modo identico.

Gmail raggruppa in un unico thread i messaggi che condividono lo stesso oggetto e gli stessi partecipanti, con il messaggio più recente in fondo. Puoi disattivare completamente questa opzione se preferisci vedere ogni messaggio come una voce a sé stante, e la documentazione di assistenza di Gmail illustra l'impostazione esatta se hai difficoltà. 

Outlook la chiama "Mostra come conversazioni" e funziona in modo simile, anche se il messaggio più recente si trova in alto invece che in fondo. Un piccolo dettaglio, ma manda in confusione le persone quando passano dall'uno all'altro. La pagina di supporto ufficiale di Microsoft copre ogni versione, inclusa la web app.

Spark non offre un'opzione da attivare o disattivare qui. Ogni account che colleghi viene raggruppato in thread per oggetto, punto e basta. Il team di Spark ha dichiarato che non ha intenzione di aggiungere un'opzione per disabilitarlo. Se il tuo flusso di lavoro richiede davvero un messaggio per riga, questo è un limite reale. Per la maggior parte delle persone, però, i thread sempre attivi significano un'impostazione in meno da gestire.

Vale la pena saperlo se usi molto il cellulare: l'app Gmail per Android ha una sua opzione separata per la visualizzazione conversazione, nascosta nelle impostazioni generali del tuo account anziché nel menu principale delle impostazioni desktop. Disattivala sul telefono e rimane attiva sul desktop, e viceversa, dato che le due non sono collegate. Se la tua casella di posta appare con i thread su un dispositivo e senza su un altro, è quasi sempre questo il motivo.

Come attivare o disattivare la visualizzazione conversazione

Modificare questa impostazione richiede meno di un minuto, ma i passaggi non sono gli stessi ovunque.

In Gmail: 

1. Apri Gmail sul computer e clicca sull'icona a forma di ingranaggio, poi su "Visualizza tutte le impostazioni".
2. Scorri fino alla sezione "Visualizzazione conversazione".
3. Seleziona "Visualizzazione conversazione attivata" o "Visualizzazione conversazione disattivata".
4. Clicca su "Salva modifiche" in fondo.

In Outlook: 

1. Da qualsiasi cartella di posta, apri la scheda Visualizza.
2. Seleziona "Mostra come conversazioni" per attivarla o disattivarla.
3. Scegli "Tutte le cassette postali" o "Questa cartella" quando richiesto.
4. Nel nuovo Outlook o in Outlook sul web, vai su Impostazioni > Posta > Layout e scegli invece la tua preferenza di organizzazione dei messaggi.

In Spark: 

1. Non c'è nulla da attivare o disattivare. I thread sono attivi per impostazione predefinita e rimangono tali.
2. Se vuoi una soluzione alternativa, puoi silenziare un thread specifico in modo che le sue risposte non ingombrino più la tua casella di posta, ma non puoi disabilitare i thread per l'intera app. Tieni presente che al momento silenziare è una soluzione alternativa disponibile solo su mobile. Disattiva le notifiche per quella discussione specifica, anche se i messaggi rimarranno comunque nella tua casella di posta invece di essere nascosti completamente.

Problemi nell'attivare la visualizzazione conversazione 

Se sembra che l'impostazione della Visualizzazione conversazione non venga mantenuta, o se è improvvisamente tornata com'era prima senza che tu abbia toccato nulla, di solito non si tratta di un bug. Più spesso è una policy Exchange a livello di organizzazione che sovrascrive la tua impostazione personale, cosa che si verifica spesso negli account aziendali dopo un aggiornamento IT o una migrazione della casella postale. Riattivarla o disattivarla ripetutamente non risolverà il problema, dato che l'impostazione tornerà semplicemente indietro la volta successiva che la policy si sincronizza. Se questo accade su un account di lavoro, conviene verificare direttamente con l'IT invece di dare per scontato che qualcosa non funzioni dalla tua parte.

Quando la visualizzazione conversazione è utile e quando nasconde le cose

La visualizzazione conversazione dà il meglio di sé su qualsiasi cosa in corso: thread di progetto, negoziazioni con scambi di messaggi, pianificazione di un viaggio con cinque persone, ovunque il contesto si costruisca attraverso più risposte. 

La posta transazionale è un'altra storia, quindi disattivala lì se il tuo client lo consente, dato che ricevute, avvisi e richieste occasionali non traggono davvero beneficio dai thread, e alcune persone trovano le email di notifica raggruppate più difficili da leggere rapidamente rispetto a quelle separate. 

Vale anche la pena fare attenzione all'espansione dell'ambito nei thread lunghi: un thread nato come "domanda veloce" può gonfiarsi fino a diventare una catena di 40 messaggi che copre cinque argomenti diversi, e quando succede, iniziare una nuova email con un oggetto chiaro è meglio che scorrere all'indietro nella cronologia. Nuovo argomento, nuovo thread. 

E un'abitudine che vale la pena adottare in ogni caso: controlla chi c'è effettivamente nella risposta prima di inviarla. I thread rendono facile rispondere senza pensare a chi è incluso, ed è esattamente così che le liste in CC si gonfiano fuori controllo all'interno di un thread di lunga durata.

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